Nivel básico de organización del archivo

• En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetas suspendidas o dossier de plástico que agrupen todos los documentos del expediente, y en cuya solapa o parte visible debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:
  • Serie documental: (ejemplo: Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y Servicio
  • Expediente (asunto): Eduardo Vega Torres
• En la portada de cada carpetilla, o primera hoja del dossier, se señalará: título de la serie y del expediente, fechas de inicio (la fecha de inicio de un expediente puede ser la fecha de recepción de la solicitud, instancia, etc. en el Registro, o el oficio o resolución si se inicia por parte de la UCA) y fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación de documentos (al menos de los documentos esenciales), fechas y nº de orden dentro del expediente.
  Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas, ya que es básicamente común a todos los expedientes de un mismo asunto o procedimiento, tiene efectos muy positivos:
  
  
  • Permite buscar un documento, no dentro del expediente, sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.
  • Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.
  • Con un simple vistazo se conocen el estado de tramitación del expediente y los documentos que contiene
  • Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.
  • Facilidad de reposición de la documentación extraída del expediente. La devolución a su orden original es algo simple y rutinario.
• A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el curso de las diligencias o trámite.
• Quite los expedientes ya tramitados de las carpetas colgantes y dossier y almacénelos en carpetas definitivas e instálelas en cajas de cartón tipo archivo definitivo tamaño folio prolongado (390 x 275 x 115 mm).
• Anote en el lomo de cada caja el título de la serie, años, expedientes que contienen y déle un número de orden a las cajas.
• Se recomienda describir cada expediente o caja en la base de datos del Archivo CLARA, en el módulo de gestión vía Web de los archivos de oficina. Ello supone la ventaja de:
• Disponer de un sistema de información de la documentación producida, accesible a toda la unidad.
• Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.
• Disponer ya de los registros en CLARA para posteriormente realizar las transferencias automatizadas.
• Manejo de sólo una aplicación, tanto si se busca documentación que se encuentre en archivos de oficina como si se encuentra en el Archivo General.

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