viernes, 20 de abril de 2018

La valoración documental


Objetivos y ventajas

La valoración documental, de acuerdo con la Norma UNE-ISO 15489-1 (en Cermeno Martorell, 2011, p. 217/218), tiene como objetivos responder a las necesidades presentes y futuras de la actividad; cumplir con las exigencias legales para garantizar que se ha documentado, entendido e implementado el marco jurídico y normativo aplicable a la gestión de documentos para las actividades del organismo, y responder a las necesidades presentes y futuras de los interesados tanto internos como externos.
 
Los beneficios que resultan de la valoración documental, en tanto y en cuanto se logren estos objetivos, exceden el mero marco económico. Así, la valoración posibilita conocer toda la documentación que produce la organización a la vez que pueden reconocerse sus  series fundamentales; agiliza los traslados y transferencias entre las fases del archivo racionalizando los recursos de depósito y custodia, al tener que proceder a la eliminación normalizada y sistemáticamente de aquellos documentos considerados prescindibles; y facilita el cumplimiento por parte de las organizaciones del deber de custodia, conservación, tratamiento y servicio del patrimonio documental a su cargo.
 
No obstante todo lo anterior, la valoración posibilita el acceso a los documentos al reducir su volumen a aquellos que sólo contienen información esencial. Así, garantiza que a largo plazo se conserven los que en el futuro  permitirán  explicar  el desarrollo de la sociedad. En este sentido, es importante recordar que:
 
  • • La valoración debe ser realizada antes de la creación de los documentos.
  • • La valoración ha de llevarse a cabo durante la etapa de concepción de los documentos.
  • • Todo proceso de valoración deberá finalizar en una doble toma de decisiones: qué se conserva y qué se elimina y, en el caso de eliminar, la fecha de su ejecución.
 
 
 
Fuente: http://radtgu.eco.catedras.unc.edu.ar/valoracion-y-seleccion-de-documentos-de-archivo/la-valoracion-documental/objetivos-y-ventajas/ 

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