Objetivos y ventajas
La
valoración documental, de acuerdo con la Norma UNE-ISO 15489-1 (en
Cermeno Martorell, 2011, p. 217/218), tiene como objetivos responder a
las necesidades presentes y futuras de la actividad; cumplir con las
exigencias legales para garantizar que se ha documentado, entendido e
implementado el marco jurídico y normativo aplicable a la gestión de
documentos para las actividades del organismo, y responder a las
necesidades presentes y futuras de los interesados tanto internos como
externos.
Los
beneficios que resultan de la valoración documental, en tanto y en
cuanto se logren estos objetivos, exceden el mero marco económico. Así,
la valoración posibilita conocer toda la documentación que produce la
organización a la vez que pueden reconocerse sus series fundamentales;
agiliza los traslados y transferencias entre las fases del archivo
racionalizando los recursos de depósito y custodia, al tener que
proceder a la eliminación normalizada y sistemáticamente de aquellos
documentos considerados prescindibles; y facilita el cumplimiento por
parte de las organizaciones del deber de custodia, conservación,
tratamiento y servicio del patrimonio documental a su cargo.
No
obstante todo lo anterior, la valoración posibilita el acceso a los
documentos al reducir su volumen a aquellos que sólo contienen
información esencial. Así, garantiza que a largo plazo se conserven los
que en el futuro permitirán explicar el desarrollo de la sociedad. En
este sentido, es importante recordar que:
- • La valoración debe ser realizada antes de la creación de los documentos.
- • La valoración ha de llevarse a cabo durante la etapa de concepción de los documentos.
- • Todo proceso de valoración deberá finalizar en una doble toma de decisiones: qué se conserva y qué se elimina y, en el caso de eliminar, la fecha de su ejecución.
Fuente: http://radtgu.eco.catedras.unc.edu.ar/valoracion-y-seleccion-de-documentos-de-archivo/la-valoracion-documental/objetivos-y-ventajas/
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