¿Qué es la transferencia documental?

La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, de conformidad con lo establecido por la Comisión de Valoración Documental, manteniendo los registros y catálogos preparados en el lugar de origen con el fin de garantizar el acceso a la información y la conservación documental.

¿Para qué sirve la transferencia documental?

• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
• Evitan el almacenamiento desproporcionado de la documentación en las unidades de archivo.
• Controlar la eliminación en forma indiscriminada y sin criterios técnicos ni legales de la documentación, sin que antes haya cumplido un proceso de valoración.
• Mantener archivos técnicamente organizados, con la documentación estrictamente necesaria, según los requerimientos de los usuarios internos como los externos.
• Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las unidades de archivo con espacio físicos inadecuados para el almacenamiento de la documentación, liberando espacio en cada una de las dependencias Municipales.
• Concentrar la información útil y garantizar su conservación adecuada, ya sea para la toma de decisiones o para el conocimiento de la historia institucional como testimonio histórico de la ciudad, garantizando la transparencia y acceso a la información pública y la preservación del Patrimonio Documental de acuerdo a lo establecido en la ley.

Fuente: http://archivos.quito.gob.ec/index.php/preguntas-frecuentes/75-que-es-la-transferencia-documental-y-como-la-realizo