El Programa de Control de Documentos es un documento de gestión
archivística que establece las series documentales que produce o recibe
una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el
número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada
nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nación
o su eliminación. Este instrumento de gestión en materia de archivos
consiste en tres formularios:
– Inventario de Series Documentales (ver formulario)
Formulario que se utiliza para describir las series documentales de
una unidad orgánica, describiendo los datos generales, la descripción de
la serie documental y su base legal de corresponder y sus plazos de
retención. Los integrantes del Comité de Evaluación de Documentos
deberán refrendar cada una de ellas. Su elaboración y actualización
demanda tiempo.
– Tabla General de Retenciones (ver formulario)
Formulario que se utiliza para registrar las series documentales que
integran un asunto principal, identificando el código respectivo y sus
plazos de retención. Su elaboración está basada en los inventarios de
series documentales, no demanda mucho tiempo.
– Índice Alfabético de las Series Documentales (ver formulario)
Formulario que se utiliza para registrar en su totalidad y en orden
alfabético todas las series documentales de la entidad, considerando el
asunto principal y su código.
Nota: Caso ESSALUD
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