La gestión documental

La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en formato digital. Con ello se consigue:

• Mejorar la gestión de la información.
• Automatizar los procesos.
• Reducir costes en la empresa, tiempos y espacio.
• Mejorar la gestión de los recursos.

La gestión documental se realiza a través de un software o aplicación que permitirá a la empresa manejar todos sus documentos de una manera eficaz y ordenada. De esta manera, se hace una ordenación lógica que posibilita al equipo de trabajo un buen almacenamiento documental y una rápida localización de cualquier archivo.

Objetivo de la gestión documental

Está claro que, por un lado, destacamos la eficiencia y la rapidez a la hora de almacenar y localizar documentos. Sin embargo, otro elemento importante es el ahorro en recursos (como por ejemplo, papel, ya que se tiene todo informatizado).

Hay que tener presente que la gestión documental puede hacerse tanto en papel como de manera automática en un sistema informático. Sin embargo, ya es habitual ver que la mayoría de pymes se organizan a través del empleo de potentes ERPs donde almacenan, unifican y gestionan de manera eficaz todos los datos y documentos de su empresa.

Es importante que las empresas diseñen un potente plan de gestión documental, que les permita mejorar procesos y aumentar la productividad, siendo los equipos de trabajo mucho más eficientes. Para ello, será necesario que se fijen unos criterios a la hora de almacenar y archivar la información.

Mayor información: https://www.emprendepyme.net/la-gestion-documental-en-la-empresa.html