Claves para la gestión de documentos administrativos

La gestión de documentos es la captura, almacenamiento y recuperación de información que se genera como parte de las actividades cotidianas de cualquier empresa, negocio u organización. La gestión documental permite asegurar que el contenido se mantenga de manera organizada con el fin de acceder a éste de forma más eficiente, mejorando así la productividad empresarial.

Los archivos de una empresa se deben resguardar por varios motivos:

Cuestiones legales. En algunas empresas existen plazos mínimos de conservación de documentos.
Conservación de archivos históricos. Algunas empresas mantienen el historial de algunos documentos para su consulta, comparación, etc.

La gestión de documentos o también llamada Information Management, es un proceso que ayuda a las empresas a gestionar su información y contenidos. Algunos de los puntos clave para llevar una correcta gestión documental son:

Estandarización: Es uno de los puntos principales para que la gestión sea exitosa. Todos los documentos y sus métodos de clasificación deben realizarse bajo los mismos procedimientos de estandarización para que la información pueda ordenarse correctamente y todo se encuentre en el mismo nivel.
Digitalización: Toda aquella información que se encuentra en un formato físico, como en papel, será convertido en un documento electrónico, ya sean facturas, planos, recibos, expedientes o fotografías, que deberán tener una versión digital.
Indexación: Es un factor central del proceso de la gestión de documentos, debido a que se realiza una catalogación y clasificación de los documentos. Deberá dedicarse el tiempo necesario para hacerlo, ya que además será la base para la clasificación de la información que se vaya generando en un futuro.
Búsqueda: La implementación de un motor de búsqueda de calidad es necesario para poder localizar cualquier tipo de documento ya sea a través del uso de palabras claves, de su contenido o de algún atributo que permita que se encuentre fácilmente cuando un colaborador lo requiera, además de que se podrá consultar desde cualquier sitio.
Costos: La gestión documental permite la reducción de costos al usar menos cantidad de papel en la creación de contenido, así como por la eliminación del almacenaje del archivo.
Flujo de documentos: Un mismo documento puede pasar por varias etapas desde su publicación, aprobación, distribución, circulación y almacenaje; la gestión documental permitirá tener un mayor control del flujo de la circulación de los documentos, el cual también será más eficiente.