Con los años las empresas se han subido al carro de las
comunicaciones en línea convirtiendo el email en la principal forma de
contacto. La información que antes se obtenía mediante el uso del
teléfono, por escrito o en persona se obtiene hoy a través del correo
electrónico siendo este el principal generador de documentación en la
empresa.
Esto nos lleva a considerar los motivos
por los cuales es de suma importancia archivar el email. A continuación
hacemos un resumen de las 5 razones más importantes por las que
deberíamos llevar a cabo esta acción.
-
Por seguridad legal
Al convertirse en la principal herramienta de comunicación, la mayoría de países incluyen en su legislación
la obligación para las empresas de almacenar todo el email para su
posible uso en litigios o procedimientos jurídicos. Archivar esta
documentación permite el cumplimiento de la ley y el ahorro de costes en
la producción de documentación para dichos litigios.
-
Mejor administración de almacenamiento
El archivado de correo electrónico
centraliza todos los registros en un único lugar lo que permite acceder a
ellos bajo demanda y de forma rápida. Esto permite que no sea necesario
almacenar archivos locales en el ordenador y reducir el tamaño del
buzón de correo borrando aquellas carpetas y buzones que no sean
necesarios ya que el email no desaparece, si no que queda guardado en el
archivo.
-
Protección frente a la perdida de datos
Archivar los correos electrónicos
garantiza poder disponer siempre de ellos y no perderlos debido a
problemas técnicos o destrucción indebida, ya sea accidental o
deliberadamente. Para ello se recomienda archivar el email en el momento
de su llegada y antes de que sean leídos.
-
Menor coste en Infraestructura Informática
Al almacenar los correos electrónicos en
un archivo no es necesario tanto espacio en el equipo y esto agiliza
los procesos de realización de copias de seguridad, actualizaciones,
mantenimiento, recuperación de datos, etc. con lo que se reduce la
Infraestructura Informática y sus costes. Si el sistema de archivo se
encuentra en Internet los costes son aún menores debido a que solo se
paga por el espacio utilizado y este se puede ir adquiriendo a medida
que se necesite.
-
Mayor productividad
Cerca del 75% de la información
fundamental de una empresa se conserva en el email. Poder acceder con
eficacia a esos datos y tenerlos a disposición en cualquier momento
permite trabajar más cómoda y rápidamente favoreciendo la productividad
de la compañía.
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