lunes, 4 de diciembre de 2017

La importancia de los documentos digitales en nuestra organización


En la actualidad los procesos realizados en cualquier organización están cambiando,la industria  se está  modernizando  en  todos  los  ámbitos,  buscando  siempre  la  automatización  y  tratando constantemente  de  hacer más  eficientes sus  procesos  para mejorar sus resultados.Eluso de documentos digitales juega un papel muy importante en estas mejoras ya que permite distribuir tareas a través de un flujo de trabajo de forma automatizada, llevando un control de las mismas de forma eficaz.

Sin embargo eso no lo es todo,también han surgido y seguramente seguirán surgiendo diferentes regulaciones tanto nacionales como internacionales,  que aunque muchas veces no nos competan directamente, muy probablemente tengan que cumplirlas algunos de nuestros clientes que tengan operaciones internacionales, como la famosa sarbanesOxley que evita que las empresas reporten datos falsos con el fin de cotizar más alto en la bolsa NYSE, o HIPAA que habla de la portabilidad del seguro y de la confidencialidad de los datos en el área de salud,  estas leyes obligan a manejar de manera adecuada la información y esto se facilita  con el manejo de documentos digitales que soporten la operación, a través de sistemas que lleven registros de las versiones y modificaciones de documentos específicos que se generan en la organización.

Uno de los eventos más relevantes en el mundo fue la caída de las torres gemelas en Nueva York, en donde muchas de  las empresas que operaban en esas torres almacenaban su información allí mismo sin ningún respaldo, esas empresas desaparecieron, sin embargo aquellas que tenían un respaldo  en  alguna  otra  localidad pudieron seguir  operando sin  ningún  problema,  de  ahí la importancia de tener información digital respaldada, ya que el activo más importante de cualquier organización siempre será su información.

Existen muchas soluciones de gestión documental que permiten hacer búsquedas inmediatas de cualquier  información,  llámense  facturas, recibos,  contratos,  manuales,  etc.  Ya sean textos  o cualquier  otro  tipo  de  documento  como  planos, fotografías,audio  o  vídeo.  Estas soluciones permiten almacenar, respaldar, dar tiempo de vida a los documentos, distribuirlos y consultarlos desde cualquier parte del mundo, también permite llevar un registro de las modificaciones que se le  hicieron  al  documento,  bloquear  información sensible,  etc.  logrando  tener  una  operación basada  en  documentos  digitales  que  permita  ahorrar,  ser  más  eficientes  y  tener  toda  la información segura y respaldada.

fuente: http://www.clusterpueblatic.mx/wordpress/blog/2015/07/21/la-importancia-de-los-documentos-digitales-en-nuestra-organizacion/

Todo el mundo que nos rodea nos envía constantemente Estímulos que son percibidos a través de nuestros Cinco Sentidos tras un proceso en el cual interviene el Sistema Nervioso como una especie de cable que se encarga de transmitir impulsos eléctricos hacia el importante órgano que es nuestro Cerebro, teniendo en este lugar la facultad de recibir todos esos datos para poder ser posteriormente reordenados y transformandos en una Información.

Genéricamente, una Información es justamente la organización, mediante la aplicación de distintas Técnicas y Metodologías, de un conjunto de Datos Aislados que por sí mismo no tienen valor alguno, sino que forman parte de un contexto que será posteriormente transformado en un Mensaje que puede ser interpretado por quienes tengan o no conocimientos del sistema en cuestión.

En Informática también sucede lo mismo, siendo transmitidos estos datos mediante la utilización de impulsos eléctricos a través de un Código Binario (que representan a la transmisión o no-transmisión de Energía Eléctrica) a través de un circuito impreso de la Placa Madre teniendo como destino el Microprocesador, que se encarga de ordenar estos datos mediante cálculos matemáticos y lógicos y enviando una Información hacia los denominados Periféricos de Salida, que permiten su visualización a través de la Percepción Sensorial.

Otra de las aplicaciones de este concepto está aplicado a los Conocimientos que puede tener una persona, teniéndose en cuenta que en todo momento estamos recibiendo datos de nuestro entorno, desde Sonidos hasta Textos, con la diferencia de que para ser considerada como tal no solo debemos fijar nuestra atención en ello, sino que además lo tomemos como un Conocimiento Útil que nos puede servir para esa u otra ocasión, siendo guardado en nuestra memoria y pudiendo ser utilizado a futuro.

También se habla del Manejo de la Información en el mundo de los Medios de Comunicación Masiva, refiriéndose generalmente a su equivalente de Información Periodística, que consiste básicamente en contar un hecho de la actualidad que pueda ser novedoso o atípico y despertar un Interés General en una comunidad.

... de Importancia: https://www.importancia.org/informacion.php

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