Organizar archivos de oficina puede ser una labor difícil, en especial si tienes grandes cantidades de archivos y documentos. Sin embargo, este proceso no tiene que ser doloroso. Planificar con anticipación y decidir un sistema para ordenar tus archivos pueden ayudarte a organizarlos de manera que se acoplen a tu negocio y asegurar que encuentres los documentos importantes de una manera más eficiente. Cuando tengas tus archivos en un buen orden, entonces tendrás que ceñirte a un sistema constante para mantenerlos de esa forma.
1. Crea categorías de archivos. Lo primero que debes hacer si quieres organizar tus archivos es decidir qué categorías principales utilizarás para clasificarlos. Habrán diferentes tipos de oficinas que tendrán diferentes tipos de categorías, pero el sistema general será el mismo. Tienes que descifrar un sistema que clasifique los archivos de manera significativa.[1]
- Por ejemplo, si trabajas en un estudio jurídico y tienes que organizar los archivos de los clientes, podrías clasificarlos por tipos de casos generales: litigación, legalización de un testamento, corporativo, administrativo y otros.
2. Acondiciona subcategorías. Dentro de cada categoría, puedes ser más específico al desarrollar una lista de subcategorías. Cualquier hoja de papel que se tenga que archivar puede definirse según dos términos, la categoría general y la subcategoría.[2]
- Por ejemplo, si acondicionas un sistema de organización de archivos para asuntos financieros, podrías contar con una categoría general de “Pagos salientes” y acondicionar subcategorías de “proveedores”, “vendedores”, “servicios”, “costos por profesionales” y “costos administrativos”.
3. Utiliza un sistema de codificación por colores. Esto suena simple, pero puede ser una manera muy efectiva para organizar los archivos con el fin de acceder a ellos de manera rápida. Decide cuántas categorías diferentes tendrás en el sistema de organización de archivos y luego utiliza diferentes fólderes coloridos según esa cantidad.[3]
- En lugar de utilizar fólderes que sean coloridos, puedes utilizar fólderes manila regulares y adquirir unas calcomanías coloridas. Luego, puedes fijarlas en la pestaña superior, al borde del fólder o en ambas partes para darle mayor visibilidad.
4. Etiqueta los archivos. Ahora, cada archivo en tu oficina tiene un lugar definido. Debes escribir la etiqueta en la pestaña de cada fólder de manera clara y precisa para que sepas a dónde pertenece. La etiqueta de cada fólder debe comenzar con la categoría general y luego la subcategoría específica. Por ejemplo, un fólder que contiene registros de pagos a los vendedores debe tener la etiqueta “Pagos salientes / Vendedores”.
- Las letras de las etiquetas de cada archivo deben estar tan bien escritas y ser tan constantes como sea posible. Puedes comprar muy fácilmente unos paquetes de software que te permitan hacer etiquetas de modo que puedas escribirlas e imprimirlas con la computadora.
- Si las imprimes con la computadora, debes utilizar un tamaño y estilo de fuente constante. Si las escribirás a mano, debes tratar de ser constante y tan ordenado como sea posible.
5. Ordena alfabéticamente los archivos. Cuando hayas establecido el sistema para organizar los archivos y hayas creado todos los fólderes, entonces ponlos en orden. Debes clasificar alfabéticamente los fólderes generales. Dentro de cada fólder general, todas las subcategorías también deben clasificarse alfabéticamente.[4]
- Podrías optar por clasificar una información por fecha, en vez de hacerlo por un tema. De ser así, entonces tendrás que decidir si tiene más sentido ordenar los archivos al colocar los artículos más recientes adelante y los más antiguos atrás, o viceversa.
6. Deja varios centímetros de espacio en cada gaveta de archivos. Cuando establezcas el sistema de organización de archivos, tienes que dejar un espacio para que puedan extenderse. Con el paso del tiempo, indudablemente recibirás más papeles que añadir a cada fólder. Deja espacio para que los archivos se expandan. De lo contrario, luego tendrás la labor difícil de mover todas unas secciones o unas gavetas de archivos para hacer espacio.[5]
Fuente: https://es.wikihow.com/organizar-archivos-de-oficina
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