... uno de los problemas en la configuración de la gestión del documento
electrónico y del hasta ahora apenas perfilado Archivo Electrónico
Único en las administraciones españolas, es que no parece partir de una
definición de los entornos de creación, uso y gestión de los documentos y
de su flujo a través de distintos sistemas de información a lo largo de
su ciclo de vida (incluida su fase “histórica”).
De una forma sencilla, se podrían distinguir, en función de su propósito principal, tres tipos básicos de sistemas de información que trabajan con documentos de archivo:
- Sistemas de tramitación o de gestión de procesos de negocio (business systems): sistemas destinados a la creación o gestión de datos sobre las actividades de una organización, o la administración de uno o varios procesos de negocio de la misma, de forma integral o parcial, incluyendo –como señalan las normas ISO 16175- las aplicaciones cuyo principal objetivo es facilitar las operaciones entre una unidad organizativa y sus clientes (sistemas de comercio electrónico, CRM, bases de datos construidas ex profeso o personalizadas y sistemas de gestión de recursos humanos o financieros). Asimismo, creo que podrían (y deberían) englobarse bajo esta denominación genérica los sistemas corporativos de correo electrónico.
- Sistemas de gestión de documentos de archivo (records systems):
con carácter general, su objeto es exclusivamente la documentación
electrónica administrativa (documentos de archivo). Sus funcionalidades
permiten llevar a cabo todos los procesos de la gestión: captura,
registro, clasificación, descripción, control de acceso…, hasta la
ejecución de los calendarios de conservación y, consecuentemente, la
eliminación de los documentos o su transferencia al sistema de archivo
definitivo. Para tratar de asegurar una correcta gestión de los
documentos, manteniendo un control intelectual eficaz o una “cadena de
custodia” a lo largo del continuo de los mismos, en los distintos
contextos organizativos y tecnológicos, existen diversas formas de
enfocar el diseño y la implantación de este tipo de sistemas. MoReq2010, por ejemplo, diferencia tres tipos de arquitectura:
- Gestión de documentos centralizada: arquitectura tradicional según la cual los documentos se capturan desde los distintos sistemas de tramitación, para su gestión centralizada en un repositorio controlado por el sistema de gestión de documentos.
- Gestión de documentos “in situ”: se trata de un modelo emergente en el que la gestión se realiza en el mismo sistema de tramitación en el que se crean, interactuando con el sistema de gestión de documentos.
- Gestión de documentos “embebida”: en este caso, las funcionalidades del sistema de gestión de documentos son asumidas por el propio sistema de tramitación.
- Sistemas de archivo electrónico (archival systems): finalmente, los documentos de conservación permanente habrán de ser transferidos a un sistema en el que se garantice su preservación o conservación a largo plazo y se facilite su acceso de forma coherente con las necesidades de los usuarios. La mayor parte de las implementaciones actuales de este tipo de sistemas se han definido de acuerdo con el modelo OAIS (Open Archival Information System). Un ejemplo cercano que cuenta con bastantes años de desarrollo a sus espaldas es el proyecto RODA (Repositório de Objetos Digitais Autênticos) de la Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas del Ministerio de Cultura de Portugal, con la colaboración de la Universidade do Minho. Y más cerca aún tenemos a iARXIU, del Consorci Administració Oberta de Catalunya.
Y ante este panorama que se acaba de describir someramente, ¿qué
supone el Archivo Electrónico Único? ¿En qué va a consistir? ¿Será una
aplicación? ¿Un sistema de información destinado únicamente a la fase de
conservación permanente? ¿O quizás se plantee como un sistema
institucional de archivo, único para cada administración, que abarque de
forma integral todo el ciclo de vida de los documentos? Esta falta de
concreción y de vinculación con el entorno en el que se crean, gestionan
y mantienen los documentos supone un importante lastre para que las
distintas administraciones lleven a cabo su transformación digital.
Desde el punto de vista archivístico ya se empiezan a escuchar las
primera voces llamando la atención sobre esta cuestión, como muestra el
debate abierto estos días en la lista de correo Arxiforum por Alfonso Díaz-Rodríguez con el asunto “Archivo Único”.
En el ámbito de la Administración General del Estado (AGE), esta
falta de concreción se percibe en la definición de los desarrollos
tecnológicos que se vienen planteando. Así, parece que las funciones de
sistemas de gestión de documentos de archivo se quieren cubrir mediante
el sistema InSide pero, de momento -y como señalamos en la anterior entrada-, cuenta con unas funcionalidades y herramientas bastante limitadas (parece más un EDMS que un ERKS o EDRMS). Como sistema de archivo electrónico se viene trabajando en Archive,
“una aplicación web de archivo definitivo”, aunque en algunas
presentaciones que he podido ver parece que pretende funcionar también
como sistema de gestión de documentos de archivo (lo cual no sería muy
operativo en un sistema que pretende construirse conforme a OAIS).
Aún hay tiempo para alinear esfuerzos y establecer una hoja de ruta que nos lleve a buen puerto. Únicamente hace falta, como ya he dicho, un poco de respaldo político, planificación estratégica y enfoque integral de los proyectos.
Fuente: https://archivista.wordpress.com/tag/documentos-electronicos/
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