Como hacer una Tabla de Retención Documental y no morir en el intento

5 datos sobre la Tabla de Retención Documental que tienes que conocer.

Dato #1.

La Tabla de Retención Documental, es un Instrumento Archivístico que presenta los tiempos de retención de los documentos en los distintos archivos de la empresa.

Dato #2.

Los documentos que se relacionan en la Tabla de Retención Documental se agrupan en series y subseries documentales.

Dato #3.

La Tabla de Retención Documental se aplica desde los documentos producidos en las distintas oficinas de la empresa y rige a partir de la estructura organizacional vigente.

Dato #4.

Para las entidades del Estado, el Archivo General de la Nación de Colombia estableció un formato de presentación al igual que un Minimanual de Elaboración.
Las entidades privadas se pueden acoger a dicho formato o elaborar el propio.
Las entidades del estado le pueden agregar mas no quitar campos al formato establecido por el Archivo General de la Nación.

Dato #5.

La Tabla de Retención Documental debe incluir también documentos en diferentes soportes como los electrónicos, entre otros.
Es decir, no solo es para los documentos en soporte papel.

Paso a paso para hacer la Tabla de Retención Documental.

Como te mencioné antes, el Archivo General de la Nación (en este caso de Colombia) cuenta con un Minimanual para que las entidades públicas elaboren su Tabla de Retención Documental.
(Puedes descargar el Minimanual elaborado por el Archivo General de La Nación de Colombia aquí)
Los pasos que te presentaré a continuación guardan alguna relación con dicho minimanual.
Pero no son exactamente los mismos.
Una última cosa, cada paso lo debes de evidenciar documentando los resultados que obtienes.
¡Bueno, iniciemos!…

Paso #1. Conoce la empresa de adentro hacia afuera.

Esto es lo primero que te recomiendo.
Inicia con un diagnóstico de la empresa que te permita conocer el estado actual en puntos como:

• Administrativamente como esta organizada la empresa.
• Cuantos años de creación tiene.
• Cual es su actividad comercial
• Su historia institucional
• Identifica el estado actual Archivístico, es decir, que prácticas llevan a cabo en cuanto a la organización, eliminación, conservación y custodia de los documentos tanto en las oficinas como en los depósitos donde están los archivos.

Continua con una investigación del entorno en el que se desenvuelve la empresa a la que realizarás la Tabla de Retención Documental.
Básicamente debes de compilar información como:

• El sector económico al que pertenece, te servirá para guiarte hacia la normatividad que regula a la empresa.
• Mapa jurídico, el fin es detallar cuales son las normas que la empresa debe cumplir o que tienen relación estrecha con su actividad comercial.

Evidencias al final de este primer paso:

1. Diagnóstico Administrativo y Archivístico
2. Historia Institucional
3. Mapa o Marco Jurídico de la empresa

Paso #2 Conforma y reúne el Comité de Archivo

Si ya cuentas con uno, solo ten en cuenta la segunda parte de este paso.
Es importante que conformes un equipo asesor dentro de la empresa que aporte a la construcción de la Tabla de Retención Documental.
Este comité debería estar conformado por personas con cargos estratégicos:

• El Gerente, quien agilizará la toma de decisiones.
• El Jefe Administrativo, conocedor de los procesos de apoyo de la empresa.
  Imagen tomada de Freepik.com
• El Abogado, quien dará aportes jurídicos a los resultados que se van obteniendo.
• El Ingeniero de Sistemas, su punto de vista sobre documentos electrónicos será valioso.
• El responsable del Sistema de Calidad, tomará decisiones con base en lo que ya está establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.
• Obviamente, el responsable del Archivo o de Gestión Documental.
• Los otros que consideres pueden ser de suma importancia para el Comité.

Una vez hayas conformado el Comité de Archivo, preséntales de que trata el proyecto de la Tabla de Retención Documental.
Después, dales a conocer los resultados obtenidos en el primer paso. Es muy importante que ellos comprendan el porqué la empresa debe contar con la Tabla de Retención Documental.
Por último, muestra lo que va a hacer tu plan de trabajo y el cronograma de ejecución.
Este Comité lo debes de reunir cada vez que es necesario aprobar resultados o tomar decisiones sobre el proceso.
Evidencias de este paso:

• Comité de Archivo conformado
• Actas del Comité de Archivo de cada una de las reuniones sobre la Tabla de Retención Documental.
• Plan de Trabajo aprobado.

Paso #3 Investiga la producción documental actual de la empresa.

Te daré un consejo y espero que no lo eches al saco roto.
Presta demasiada importancia a la investigación de la producción de los documentos de la empresa.

Un inadecuado estudio de los documentos que produce la entidad, son el factor más común para que una Tabla de Retención Documental sea inoperable y no cumpla con su objetivo.

En este paso, tu labor debe ser indagar y documentar en cada una de las oficinas los documentos que producen en razón de las funciones que ejecutan.
Para realizar esta consulta puedes usar como base el formato de encuestas de estudio de Unidad Documental que se presenta en el anexo 9 del MiniManual de Tabla de Retención Documental que te he mencionado antes.
En el MiniManual encontrarás dos tipos de encuestas:

• La primera, es a la oficina productora.
• La segunda, a cada una de las unidades documentales que se generan en la oficina productora.
•  

Reglas de oro al investigar los documentos que se producen en las oficinas.

#1. Cuando hagas la encuesta no preguntes por los tipos documentales que generan, mejor consulta por las unidades documentales. Al hacerlo así facilitarás la construcción de las agrupaciones documentales.
#2. No te enfoques solo en investigar los documentos físicos, ten en cuenta que también se producen unidades documentales electrónicas.
#3. Como estás consultando por unidades documentales, que no se te olvide entonces, preguntar siempre por cuales son los documentos que las conforman.
#4. Las unidades documentales deben estar nombradas de tal forma que permita comprender que tipo de información es.
Te doy varios ejemplos de nombres de unidades documentales incorrectos:

• Documentos varios:  no está claro el asunto al que se refiere.
• Contabilidad: las áreas contables pueden generar muchos tipos documentales. Por eso, este nombre es ambigüo.
• Visitas a clientes: ¿y qué documentos nacen de generar esa visita al cliente?

La forma correcta sería:

• En vez de llamarse contabilidad, los nombres podrían ser: informes financieros, comprobantes de egresos, comprobantes de pago, etc.
• Para el ejemplo de visitas al cliente, deberías de identificar qué documentos nacen de dicha visita. Ejemplo: Actas de visitas a clientes, informe de visitas a clientes o registro de solicitudes de visitas a clientes.

Con esta regla te quiero dar a entender lo cuidado que debes ser con el nombre que le han asignado a las unidades documentales y como tú debes de consignarlo en la encuesta.
¡Cuidado con los nombres que le asigna el entrevistado a las unidades documentales!
Evidencias de este paso:

• Encuestas de la producción documental.

Paso #4 Elabora el Cuadro de Clasificación Documental.

La base para este paso, es la información del paso 1 y paso 3.
Llegó la hora de elaborar el primer Instrumento Archivístico: El Cuadro de Clasificación Documental.
Este instrumento es la base fundamental que da la estructura de la Tabla de Retención Documental.

¿Cómo elaborar el Cuadro de Clasificación Documental?

Te mencionaré una forma básica para elaborarlo.

1. A partir de la estructura organizacional (paso 1) y las unidades documentales identificadas (Paso 3), debes empezar a clasificar la información definiendo las series y subseries documentales acompañados con su correspondiente tipología. Te puede interesar este artículo sobre como denominar las Series Documentales.
2. Toma las encuestas de cada una de las oficinas y determina que series y subseries genera cada una. Hazlo por separado.
3. Cuando tengas identificadas las series, subseries y tipología documental, ubícalas en el formato del Cuadro de Clasificación Documental General, en donde solo consignarás todas las series y subseries respetando el orden alfabético de las series y el mismo orden alfabético en las subseries de cada serie.
4. Asigna una codificación a las oficinas que se muestran en el organigrama de la empresa, puede ser numérica, alfabética o alfanumérica. Si me preguntas, yo siempre prefiero solo utilizar números.
5. Luego continúa elaborando el Cuadro de Clasificación Documental por oficinas; es decir en el que se muestre para cada oficina las series, subseries y tipologías documentales que produce.

Fuente: http://www.nosonpapeles.com/hacer-tabla-de-retencion-documental/