Ámbitos de trabajo - Archivos

Todo servicio de archivo que considere la conservación a largo plazo de la documentación que custodia debe tender a establecer áreas diferenciadas para el desarrollo de todas sus funciones.

Estas áreas se pueden dividir sencillamente: según su carácter privado, para el desarrollo de las funciones del centro; según su carácter público, donde se permite el tránsito libre del usuario del centro.

• Área privada:

a) Depósito. Lugar dedicado al almacenamiento de los fondos

b) Zonas de trabajo:

- Recepción. Lugar donde se desarrollan las actividades relacionadas con la recepción documental por transferencias.

- Limpieza. Lugar dedicado a la limpieza de los fondos recibidos en transferencia o de los fondos deteriorados.

- Tratamiento. Lugar dedicado al tratamiento técnico de las series documentales (ordenación, descripción, valoración, accesibilidad...)

- Restauración / Encuadernación. Lugares dedicados a las labores específicas de conservación curativa y restauración de los documentos deteriorados.

- Reprografía. Lugar destinado al equipamiento que permitirá al centro desarrollar labores de reproducción, ya sea fotocopia, microfilmación, digitalización o fotografía.

- Complementarias. Lugares destinados a servicios varios del centro: guardarropía, atención sanitaria, almacén, aparcamiento...

c) Administración: Lugar dedicado a las oficinas donde se gestiona la dirección y la subdirección del centro, así como de su secretaría y el almacén de material

d) Instalaciones. Lugares dedicados a diferente maquinaria (grupo electrógeno, informático...) y talleres de mantenimiento.

• Área pública:

a) Recepción. Lugar donde se ubica la conserjería y oficina de información del centro, donde se recibe al usuario y se le indican las normas y las condiciones del servicio del centro.

b) Sala de usuarios. Lugar dedicado a la consulta de la documentación por parte de los usuarios, en la que puede haber una pequeña biblioteca auxiliar, ordenadores para la consulta de los inventarios del centro y el material digitalizado, además de zonas especiales para lectura de microfilm.

c) Sala de reuniones. Lugar destinado a la celebración de eventos públicos, como conferencias, talleres o desarrollo parcial de visitas guiadas.

Por seguridad, el acceso desde el exterior del edificio deberá diferenciar la entrada y la salida de la documentación de la entrada y la salida de trabajadores y usuarios. Los circuitos de la documentación no deben ser interferidos por los usuarios. El contacto entre la documentación y los usuarios sólo debe producirse en la sala de consulta, salvo aquellas visitas guiadas que casualmente coincidan con algún proceso de transferencia o paseo por los depósitos.

Se recomienda que los accesos, los pasillos y las puertas interiores se dimensionen según su función, permitiendo la entrada de maquinaria, de carros, mobiliario... Se debe prever la accesibilidad para minusválidos.

Fuente: http://mgd.redrta.org/directrices-plan-integrado-de-conservacion/mgd/2015-01-22/152108.html