La guía publicada por el CIA2, que se seguirá en diversos momentos a lo largo de este trabajo, define documento electrónico como “el documento susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un ordenador”, y define como características que lo distingue de los documentos tradicionales las siguientes:
- El contenido se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un aparato lector adecuado, mientras que los documentos tradicionales pueden ser leídos directamente por el ojo humano.
- El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el que se registró originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnología. La ventaja es que la información no tiene por qué variar, y el inconveniente es que puede dar lugar a manipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su fiabilidad, características fundamentales en la documentación de archivo.
- La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene, ya que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura lógica que permite identificar cada documento y representar los elementos de su estructura interna (campos, márgenes, párrafos...). Se trata de la estructura que le dio el creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla del usuario.
- La identificación de los documentos electrónicos se hace más complicada cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo, reconoceremos fácilmente una carta, un informe, un contrato, pero no quedará muy claro cuando se trate de bases de datos, hipertextos, hojas de cálculo, sistemas multimedia...
- La preservación de estos nuevos documentos también difiere, ya que el tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrónico varía entre cinco y treinta años, según qué soporte sea. A esto se suma la rapidez con que se vuelven obsoletos los sistemas, y el consiguiente volcado que hay que hacer de unos soportes a otros para poder seguir accediendo a la información. Por tanto, el modo de preservar estos documentos conlleva la copia constante de unos sistemas a otros.
Fuente: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.html
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