En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o empresa que necesite:
- Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan importante como el poder archivar y recuperar documentos. La gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios.
- Mantener un sistema de control de los documentos que se incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y salida de documentos
- Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo
- Mantener una estructura única, independientemente de las personas que acceden
- Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y cómodo
Y, especialmente, si necesita:
- Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentos
- Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa
- Asignación de documentos a diferentes destinatarios…
Las opciones son:
- Gestores de nombres y posiciones de los ficheros grabadas, que se limitan a presentar en una pantalla más o menos estructurada y ordenada los nombres de ficheros “dispersos” por el sistema de archivo. No guardan los ficheros, solo su referencia.
- Bases de datos documentales, programas que almacenan “físicamente” los ficheros (documentos) en una base de datos situada habitualmente en un solo ordenador. Tienen un interfaz de usuario propio y opciones de gestión “avanzada”: acceso, búsquedas, etc. Son los más adecuados para las PYMES. Las ventajas de archivar documentos en una base datos (a distinción del gestor de ficheros de MS Word, por ejemplo):
- Recuperación más rápida
- Múltiples modos de búsqueda
- Aumenta la seguridad y control sobre los documentos
- ECM (enterprise content management), que son sistemas de gestión de contenido empresarial. Son una evolución de los anteriores, a los que añaden funcionalidades adicionales: gestión particularizada de determinados documentos, integración con los portales web de la compañía, búsquedas por criterios complejos…
Lógicamente no siempre hay una distinción clara entre estas tres categorías, que se han establecido de una forma simplificada para entender las diferentes opciones del mercado.
Fuente: https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/07/14/%C2%BFquien-necesita-un-sistema-de-gestion-documental-25/#more-73
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