Aprovechando la relativa calma del mes de agosto, además de pintar la oficina hemos decidido librarnos de unas cuantas docenas de archivadores, sobre todo las copias en papel de las facturas emitidas de los últimos 10 años.
Como me paso el día convenciendo a clientes y amigos de las ventajas de la gestión documental (electrónica), he decidido digitalizar personalmente algunos años, además de algún otro expediente antiguo al que ya le tenía ganas. Ha sido bastante pesado, aburrido, y me ha costado algo más de tiempo del que esperaba, pero ha sido una experiencia muy interesante para comprobar si merece la pena digitalizar el archivo, que ya te adelanto que sí, que lo merece, aunque no es ni mucho menos un problema trivial.
Desde hace unos tres años (también empecé en agosto) utilizo nuestro programa de gestión documental y mi escáner ScanSnap S1500 para digitalizar y archivar todos los documentos que utilizo en la empresa. Me va bastante bien. Muchos de los que me visitan se sorprenden de que no tengo apenas un papel encima de la mesa. Me costó un poco al principio y de vez en cuando se me acumulan algunos, tras un viaje o unos días con más trabajo del habitual. Pero estoy al día. Lo que yo llamo el “archivo vivo” lo tengo controlado. Y lo disfruto cada día. Encuentro los documentos fácilmente. Mando una copia por e-mail. Imprimo un recibo que me pide un cliente… No me lleva más de unos minutos diarios “mantener” al día mis papeles.
Pero otra cosa muy distinta es digitalizar el “archivo histórico”, los armarios llenos de archivadores, de facturas, de extractos bancarios, contratos antiguos, correos electrónicos y cartas de hace 5, 7, 10 años. Estamos hablando de decenas de miles de folios. ¿Merece la pena digitalizar todo ese volumen? (por cierto, en unpost anterior explico porqué diferencio el archivo “vivo” del “histórico”, una distinción que no todo el mundo comparte).
En los dos últimos días lo he probado y la respuesta es sí, pero con algunas salvedades importantes. He estado tomando tiempos (los reproduzco al final) y trabajando como si fuera lo único que tenía que hacer, tratando de ser lo más objetivo posible. En resumen, dedicar media hora “neta” para escanear y archivar un año entero de facturas, unos 1500 folios en 4 carpetas que miden casi medio metro de ancho, creo que merece la pena. Un expediente de un proyecto antiguo, unos 2000 folios, me llevó casi una hora entera, con mucho más detalle y cuidado que las facturas, ya que la información es más variada y complicada. Un “coste” que no tengo claro que compense. Otros proyectos, menos importantes, me los liquidé en sólo unos 20 minutos, lo que resulta más llevadero.
En definitiva, he sacado varias conclusiones que resumo de una forma desordenada por si te sirven para decidir si digitalizar, o no, tu “viejo” archivo histórico:
1.- Olvídate de hacerlo tú mismo. Es muy pesado, lento y aburrido. Puedes quitarte algunas decenas de archivadores en una época de poco trabajo, pero si tienes un volumen importante, busca ayuda a menos que quieras dedicarte a escanear en vez de a hacer tu trabajo real. Hay empresas que se dedican a ésto o puedes dedicar a parte del personal en horas extra o momentos de poco trabajo, pero un abogado, ingeniero, gerente… que tenga cosas que hacer no puede pensar en quitarse un volumen significativo de su archivo sin desatender sus obligaciones durantes muchos días.
2.- Utiliza escáneres de alta producción. Soy un gran defensor de los modelos “de sobremesa” o escáneres personales como el Fujitsu ScanSnap S1500. 20 Páginas por minuto está muy bien para el “día a día”. Pero para expedientes de 400 folios se quedan muy cortos. Si contratas a una empresa especializada traerá sus propios escáneres. Si lo haces con tu propia plantilla, seguro que compensa comprar al menos un escáner de cierto volumen, de 30 ó 40 páginas por minuto al menos.
3.- Lo que más tiempo consume es preparar los papeles.
Quitar grapas, separadores, papeles doblados… es muy laborioso. Escanear 200 folios perfectamente ordenados es muy fácil y rápido. Pero quitar 30 grapas repartidas de forma aleatoria en esos mismos 200 folios te puede llevar 10 minutos. Más vale que tengas una buena mesa, grande quiero decir, y un lugar cómodo para manejar el papel porque esta parte del trabajo es, con mucho, la que consume más tiempo.
4.- Define bien, y al principio, el formato de los documentos: nombres, carpetas en los que guardarlos, códigos… De nada sirve digitalizar 10 años de facturas si luego no puedes encontrar la que necesitas en un momento dado. Por supuesto que no debes escanear y guardar en una carpeta de Windows o un DVD. Eso no sirve para nada, a menos que sólo tengas 300 ó 400 documentos. Utiliza un programa de gestión documental que te permita organizar bien la documentación y buscarla fácilmente en el futuro (obviamente yo utilizo ArchivaTech). Si el volumen de documentos es muy grande, no es ninguna tontería utilizar aquí los servicios de algún documentalista profesional que te ayude a definir el sistema de archivo. Los errores se multiplican por el número de documentos, por lo que pueden salir muy caros.
5.- Obsesiónate por ahorrar tiempo. Cuando un proceso se va a repetir cientos de veces cualquier pérdida de tiempo acaba saliendo muy cara. Organizar bien el trabajo de digitalización sale muy rentable, sobre todo si lo haces con tus propios medios. “Perder” un poco de tiempo al principio para definir bien la mejor metodología de trabajo se compensa rápidamente en cada proceso que se repite una y otra vez. Por ejemplo, para digitalizar las facturas, documentos de unos 400 folios cada uno, he creado un nuevo “perfil” de papel para que me pida más cuando se acaba el que he introducido en el alimentador del escáner (hasta 50 folios). Aunque definir el nuevo perfil me ha llevado unos minutos me ahorro el tener que unir posteriormente 10 ó 12 PDFs en uno, que es lo que me pasaba con el perfil anterior, pensado para documentos de pocos folios.
6.- Lo importante no es el número de folios de cada documento, sino cómo se organizan. El escáner es muy rápido y, sobre todo, trabaja solo una vez has introducido los papeles en el alimentador. El trabajo manual, el que cuesta tiempo, es el que tiene que hacer “artesanalmente” la persona que digitaliza. Además de quitar grapas, agrupar papeles relacionados, decidir el título de cada documento que crea, elegir la carpeta o expediente en el que se archiva, y crearlo en su momento. Al valorar el tiempo a emplear en la digitalización, más que el número de papeles hay que contar el número de archivos y expedientes que hay que crear. Y hay una conclusión evidente y muy importante: para documentos antiguos que probablemente no se consultarán nunca, hay que simplificar el proceso. Por ejemplo, creando un solo archivo con todos los papeles del documento, sin separarlo en diferentes ficheros. Una clasificación detallada y minuciosa ayuda en las consultas posteriores pero con un coste muy importante. Si el volumen a digitalizar es grande y los documentos no se consultan mucho, no compensa este gasto adicional. Por supuesto esta decisión es totalmente subjetiva y depende de cada caso, pero hay que ser muy consciente al plantearse un proyecto de digitalización que el coste final dependerá de lo meticulosos que seamos en el proceso, sea con recursos propios o contratando a un tercero.
Como resumen de mi “experiencia piloto”, estos son los números:
1.- Facturas emitidas: 3 años, 12 archivadores, metro y medio de estantería, 4500 folios. He creado una carpeta para cada año y un expediente para cada trimestre, con un PDF recogiendo las facturas de cada trimestre.
- Tiempo de preparación de los papeles: 40 min.
- Tiempo de escaneado: 3 horas (en un escáner S1500). Durante el escaneado podía hacer otras tareas, por lo que el tiempo realmente empleado no ha llegado a 1 hora.
- Tiempo de clasificación, creación de expedientes en ArchivaTech y del título de cada PDF: 20 min.
En total unas 4 horas, de las cuales aproximadamente 2 han sido de “dedicación completa” y en las otras he podido hacer otras tareas mientras pasaba el papel por el escáner.
2.- Expediente de un viejo proyecto: 2000 folios, 20 archivos independientes, cada uno con su título, un solo expediente en ArchivaTech. En total una hora aproximadamente, pero de dedicación exclusiva.
¿Mucho o poco? ¿Merece la pena dedicar 3 horas para librarse de metro y medio de archivadores polvorientos en una estantería? Personalmente no voy a seguir haciéndolo, pero sí voy a encargar al responsable de administración a que termine el trabajo con los 6 años que nos quedan aún de facturas en papel. Si hubiera tenido que pagar a una empresa por este trabajo, creo que no lo habría hecho, simplemente porque no estamos tan agobiados por los papeles como para que sea una necesidad, pero dedicar unas horas, en ratos “libres”, y vaciar completamente uno de nuestros armarios sí creo que nos compensa (de hecho cuando leas estas líneas ya lo habremos hecho).
Conozco muchas empresas y despachos de abogados y procuradores que están, literalmente, sepultados por papeles y me parece que a este ritmo, unas 2 horas por metro de estantería, les sale más que rentable afrontar un proyecto de digitalización de su archivo y, también literalmente, revolucionar su oficina y liberarse de unos cuantos metros cúbicos de papeles polvorientos, la mayoría de los cuales nunca volverán a necesitar.
Así que mi conclusión es que el resultado merece la pena, pero hay que planificarlo bien para que no se dispare el coste, y el tiempo.
Fuente: https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2011/08/23/digitalizacion-de-documentos-ejemplo-practico/
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