Uno de los mejores principios de GTD es el no tener que hacer todo lo que llega a nuestras manos de inmediato sino diferir la acción con inteligencia, de tal manera que en cada momento estemos ocupados en lo que agrega mejor valor al avance de nuestros proyectos.
Con esto quiero decir, que no tenemos porqué atender de inmediato un correo electrónico que llega a nuestra bandeja, tampoco tenemos que empezar a elaborar instantáneamente ese reporte que nos pidieron para el día siguiente, mucho menos debemos hacer esa llamada al banco a las 10 de la mañana cuando andamos a mil revoluciones en la oficina, no, no tenemos que actuar de inmediato, pero eso no significa que debamos dejar de lado ese pendiente, todo lo contrario, para poder tener la mente libre de estrés debemos sentirnos seguros de que no nos vamos a olvidar de hacerlo (en su debido momento), para ello debemos tener una secuencia de pasos a ejecutar cada vez que llega algo a nuestra vida.
Procesar la información y pendientes
Idealmente, el método GTD nos sugiere que todo lo que llega a nuestras manos debe ir a parar a una bandeja de entrada (física y digital), de tal manera que nos “olvidemos” del asunto hasta que procesemos dicha bandeja, momento en el cual decidiremos cómo atacar el pendiente, esta lógica tan sencilla en el día a día se convierte en una potente forma de ser más productivos, esta misma lógica quiero replicarla en el manejo de información y es sobre esto que quiero entrar a hablar en detalle, empecemos.
¿Qué es la bandeja de entrada?
Es nuestro elemento central de acopio de información, es el lugar donde debemos colocar todo lo que llegue a nuestras manos, mientras seguimos avanzando con nuestros pendientes del momento. Nuestra bandeja de entrada debe tener dos versiones:
– Bandeja de entrada digital
Debe ser una carpeta, usualmente ubicada en el escritorio o alguna otra zona de fácil acceso, a donde iremos moviendo todos los archivos que vayan apareciendo en nuestro quehacer diario y que no podamos decidir inmediatamente qué hacer con ellos.
– Bandeja de entrada física
Puede ser una zona en nuestro escritorio, una bandeja de papeles o un archivador, la lógica es que siempre este a nuestra mano para que en cuanto llegue ese recibo, esa factura, ese documento o cualquier cosa en papel podamos librarnos de él colocándolo en este lugar definido.
Pasos prácticos para procesar información con éxito
Ya tienes claro lo que es una bandeja de entrada, ahora lo que quiero explicar cómo es que vamos a sacarle el máximo provecho, debemos seguir una serie de pasos para hacerlo.
Para ilustrar estos pasos he preparado un esquema que muestro a continuación.
Paso #1: Recopilar en la bandeja de entrada
Esta etapa es el punto de partida a todo este proceso, pues como ya hemos mencionado, consiste en ir depositando en una bandeja de entrada (digital y/o física) todo lo que llegue a nuestras manos. Una bandeja de entrada debe ser un elemento visible de nuestro sistema de organización y no debemos generar “bandejas” paralelas en un mismo entorno, es decir, una bandeja por cada espacio de trabajo físico y una sola bandeja digital (puede ser Evernote por ejemplo).
Paso #2: Procesar la bandeja de entrada
Etapa clave del proceso, toda la información de las bandejas deberá ser analizada, muy a detalle y tendremos que tomar un decisión sobre qué hacer al respecto, una vez que algo sale de la bandeja no puede volver a ella. En esta etapa garantizamos que la bandeja de entrada no se convierta en un depósito con cada vez más cosas revueltas entre sí, todo lo contrario, debemos elegir una frecuencia de procesamiento que haga que la bandeja este vacía cada cierto tiempo. De este paso se derivan tres pasos alternativos.
Paso #3: Crear un proyecto o una tarea
Una de las primera conclusiones que podemos obtener luego de analizar un objeto que ha llegado a nuestra bandeja es la de crear una tarea a ejecutar (de inmediato o programada), otro caso que puede darse es estar ante la necesidad de crear un proyecto (conjunto de tareas), en síntesis, en esta etapaconvertimos lo almacenado en una acción.
Paso #4: Eliminar
Otra opción al procesar la bandeja de entrada es decidir eliminar el elemento en análisis, algo que quizás no era evidente al momento de almacenarlo. En este punto debemos tener cuidado con no eliminar cosas que, si bien no son accionables en el momento, pueden llegar a sernos útil en un futuro, en ese caso, será mejor almacenarlo según el siguiente punto.
Paso #5: Almacenar en un repositorio
Una opción adicional es la de, independientemente de si el archivo generó una acción o no, decidir guardarlo permanentemente en la estructura de carpetas que tengamos para almacenar y gestionar nuestra información. Todo lo que decidamos guardar se convertirá en información de referencia para futuros proyectos o tareas.
En esencia, el gran consejo que me permito dar sobre el arte de procesar información es que administremos con inteligencia el tiempo que pasa desde que lanzamos algo a la bandeja de entrada hasta que decidimos procesarlo, ese tiempo, que en el esquema lo he denominado “periodo de latencia”, es único para cada persona, pues dependerá de su rutina diaria y del volumen de proyectos en los que esté involucrada, ese tiempo será clave para definir la cadencia de nuestro flujo de trabajo, ese tiempo será nuestro mejor aliado.
Fuente: http://www.cronomaquia.com/tener-exito-en-el-arte-de-procesar-informacion/
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