La administración de información nunca ha sido una tarea sencilla y conforme pasa el tiempo se complica cada vez un poco más, esto se da en gran medida porque a diario creamos o recopilamos información a través de documentos, imágenes, clips de video, archivos de audio, presentaciones, hojas de cálculo o cualquier otro formato, todo esto significa un incremento continuo de los archivos que debemos gestionar.
Pero hay un poco más, la complejidad aumenta porque además de lidiar con el volumen de informacióntambién debemos manejar diferentes fuentes de información, como pueden ser correos electrónicos, descargas de internet, creaciones propias, copias, fotografías del celular, ebooks, blogs, etc., es decir,mucha información en varios formatos muy diferentes entre sí.
Una tercera dimensión, que nos vuelve un poco más locos aún, es que adicionalmente a las variables de volumen y variedad tenemos la velocidad con la que se genera la información, que si bien es mucho mejor para todos (mayor información permite tomar mejores decisiones) corremos el riesgo de vernos desbordados al no poder lidiar correctamente con todo ese flujo de conocimiento que recibimos a diario.
Resumiendo, tenemos 3 variables que debemos dominar en la gestión de la información:
- Volumen de información que generamos diariamente
- Variedad de la información
- Velocidad con que se crea la información (a volúmenes grandes y con la variabilidad expuesta)
El sistema definitivo para una exitosa administración de información
Para problemas grandes, soluciones importantes, nos dice un dicho popular, pues bien, dada la problemática descrita quiero plantear en este post una solución profunda a la gestión de la información.
Para esto, como es ya tradicional en Cronomaquia, vamos a apoyarnos de un esquema sobre el que iremos desarrollando nuestras ideas.
El esquema mostrado representa un sistema de trabajo para ser mejores en la administración de información, al respecto, me permitiré explicar cada uno de sus 6 componentes:
Elemento #1: Marco Conceptual
En este punto debemos definir el método y los lineamientos sobre los que nos regiremos para poder construir nuestro sistema de organización. Mi propuesta está centrada en utilizar principios del método GTD para poder tener un orden en cómo manejamos la información.
No es necesario que conozcas el método (aunque puedes echar un vistazo acá), por eso te explico los detalles claves:
- Lo primero es establecer una serie de categorizaciones en nuestra vida, de tal manera que partamos de nuestra visión y objetivos hasta llegar a los proyectos que los convertirán en realidad, todo esto bajo “áreas de responsabilidad” o categorías de vida.
- Las categorías de vida se convierten, entonces, en el primer nivel de agrupación de nuestra información, vienen a ser el punto de partida.
Conclusión: Define de una vez por todas tus grandes categorías de vida, con una mirada a tus objetivos y grandes proyectos pues deben impactarlas. Son nuestro orden inicial y básico.
Elemento #2: Flujo de Proceso
En este segundo componente, debemos definir las etapas a seguir para procesar con éxito la información que llega a nuestras manos, para ello, te invito a leer un post en el que expliqué a profundidad este tema.
La clave está en lograr un hábito de almacenar temporalmente toda la información que recibimos hasta que llegue el momento propicio de decidir qué hacer con ella, no se trata de eliminar, sino de, inteligentemente, diferir la decisión de cómo usar la información que llega a nosotros.
Conclusión: Libérate de todo lo que llega a tu vida almacenándolo temporalmente en tus bandejas de entrada, luego, decide con inteligencia qué hacer con lo almacenado en la fase de procesamiento en una frecuencia que se adapte a tu ritmo de vida.
Elemento #3: Estructura de Organización
En esta etapa nos enfocamos un poco más en el aspecto operativo de la administración de información, acá adaptamos el marco conceptual definido (categorías de vida) a una estructura práctica de carpetas para nuestros sistemas de organización de información:
- Gestor de correo electrónico (Outlook, Gmail, Thunderbird, Mail, etc.)
- Carpetas en el Explorador de Windows
- Gestor de Notas (Evernote, OneNote, SimpleNote, etc.)
Estas estructuras proveen orden a nuestro procesamiento de la información (elemento #2) de acuerdo a lo definido en el marco conceptual (elemento #1). ¿Se empieza a ver la conexión, eh?
Tengo un post anterior donde explico a profundidad y muestro ejemplos sobre esta etapa.
Conclusión: Construye tu estructura de carpetas alineado al Marco Conceptual (Elemento #1), de este modo garantizas que la información que gestionas siempre tenga un sitio específico. Para cada cosa un lugar.
Elemento #4: Herramientas
Este componente de nuestro sistema engloba a todas aquellas herramientas (software) que nos ayudarán a ganar productividad en la administración de información.
Voy a listar algunas de las que considero más impactantes en mi sistema:
- Q-Dir, una alternativa al clásico Explorador de Windows, en otro post te explico a detalle su funcionamiento.
- Everything, el buscador más práctico que existe para Windows, te hará ahorrar mucho tiempo encontrando esos archivos que andan extraviados. Muchos más detalles en este post.
- Evernote, el gestor de notas por excelencia.
- Dropbox (o Google Drive) para gestionar información en la nube. Revisa por acá cuál te conviene más.
- Inbox by Google, como gestor de correo electrónico.
Elemento #5: Políticas
Las políticas que definiremos aquí son aquellos lineamientos específicos que normarán todo el proceso de administración de información, no necesitamos de formatos complejos ni listados interminables al respecto, basta con dejar en claro los principios básicos, como por ejemplo:
- Frecuencias de procesamiento de la información
- Condiciones para eliminar, modificar, crear información, carpetas, categorías, etc.
- Listado de herramientas a usar
No es necesario que todo esté explicito (que sería ideal), con que lo tengamos claro basta.
Elemento #6: Indicadores
Todo sistema necesita de métricas para monitorear el rendimiento del mismo, en ese sentido, este sistema que apunta a mejorar la productividad de nuestra administración de información, no es tan susceptible de ser medido, se me ocurren las siguientes alternativas en las que prometo explorar para hallar indicadores prácticos (porque tampoco se trata de medir por medir) de nuestro sistema a implementar:
- Ratio de archivos almacenados por cada una de nuestras categorías de vida (filosofía esbelta)
- Nivel de actualización de nuestra información
- Tiempo demandado en administrar proyectos top
- Nivel de desorden de nuestra información (archivos fuera de sitio, archivos sin lugar aparente, etc.)
¿Se te ocurren algunas formas de medir si nos va bien o mal?
Entonces, resumiendo, estos serían los pasos básicos a seguir para obtener un sistema de administración de información efectivo:
- Definimos nuestras categorías de vida (elemento marco referencial)
- Construimos los pasos necesarios para procesar la información en el día a día (bandejas de entrada y frecuencia de revisión)
- Estructuramos nuestros repositorios de información (Evernote tiene que estar)
- Definimos nuestro arsenal de herramientas respectivo (que no falten Q-Dir ni Everything)
- Definimos políticas e indicadores para afinar nuestro sistema.
Fuente. http://www.cronomaquia.com/sistema-definitivo-para-la-administracion-de-informacion/
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