Organizar archivos y carpetas para trabajo en grupo

Cuando se comienza a usar un sistema de archivos centralizado como Dataprius, una buena organización es vital para el correcto desarrollo del trabajo en grupo. El grado de satisfacción de los usuarios es directemente proporcional a la simplicidad y orden de las carpetas en el sistema.

Hace poco, un buen amigo, que es un profesional del marketing, me comentaba que para vender un producto, hoy en día no es suficiente que el producto sea bueno, se necesita además que el producto proporcione sensaciones.

Aqui podemos aplicar este principo. Si una empresa decide montar un sistema de carpetas compartidas, el éxito depende de las sensaciones de los trabajadores y de los usuarios.

Si las personas que acceden a las carpetas, invierten mucho tiempo en encontrar los archivos, porque están mal organizados, entonces se produce la sensación de frustración y el sistema se percibe como algo negativo. Si el usuario encuentra sus archivos en unos segundos y además puede trabajar con ellos desde cualquier sitio entonces se produce un alto grado satisfacción que se traduce en una gran valoración del sistema.

Normalmente, en aquellas empresas que ya disponen de un sistema centralizado, el cambio no supone un gran esfuerzo. En estos casos basta con replicar la estructura de archivos y carpetas sobre la que se trabaja a diario. Estas empresas ya tienen costumbres y criterios bien asentados.

Existen grandes diferencias en la forma en que cada empresa ordena los archivos y carpetas, tantas como para los particulares. Esto depende de su actividad, su tamaño y de la organización interna de las tareas.

Los dos extremos en la organización de los archivos.

Hablando desde la experiencia, se observa, y esto no deja de ser curioso, que existen pocos terminos medios en esto. La mayoría de los usuarios se encuentran en uno de los extremos:

Descontrol, desorden y falta de criterios. Las carpetas son un cajón desastre dónde se echan las cosas simplemente para guadarlas. Se suele mantener un cierto optimismo en que cuando algo haga falta se encontrará y si algún día se tiene tiempo se organizará, nomalmente ese día nunca llega.

Es una situación muy fácil de detectar. Encontrar un archivo cuesta mucho tiempo y esfuerzo. En el peor de los casos conlleva la revisión de muchas carpetas y archivos, incluso abriendo los archivos para ver qué contienen.

Organización con ciertos criterios establecidos.

Los archivos son localizados en cuestión de segundos. Nunca se tarda más de un minuto en encontrar un archivo. En la mayoría de los casos observados, la estructura de carpetas está organizada según la actividad de la empresa o según los procesos que tienen lugar en la empresa o el grupo de trabajo.

La centralización por si sola no resuelve el desorden

Para sacarle partido a un sofware de Gestión Documental como Dataprius es necesario realizar un pequeño esfuerzo inicial con el fin de organizar de forma eficiente los archivos y carpetas de la empresa o del grupo de trabajo.

De otra forma los único que se conseguirá es trasladar el desorden desde los ordenadores de los usuarios hacia un lugar centralizado y la única ventaja será que los archivos estarán disponibles en Cloud. Trasladar los problemas de un sitio a otro no es la solución.

La organización es una de las razones fundamentales para utilizar nuestro sistema. Al contrario que otros medios de almacenamiento en Cloud basados en discos virtuales como DropBox, Google Drive, SkyDrive,etc, que incrementan el desorden y el desconcierto en el trabajo en grupo. Dataprius, obliga en cierta forma, a definir una mínima estructura lógica para el trabajo con los archivos, una estructura común que agiliza la forma de trabajar con los archivos y que proporciona un mayor nivel de eficiencia o una gran reducción de la frustración.

Definir una buena estructura de archivos y carpetas para una empresa o grupo de trabajo no debería llevar más de 2 horas. Una vez definida existe un pequeño período de adaptación de los usuarios a esta estructura. Superados estos pasos, el resultado será expectacular y supondrá, a largo plazo, el ahorro de cientos de horas perdidas en la búsqueda de los archivos.

Hacer un diagnóstico de la situación actual.

Para algunos puede resultar clara la necesidad de centralizar y organizar los archivos, más aún si se trata de colocar dicha estructura para el trabajo compartido en Cloud.

Para aquellos que no lo tienen claro, recomendamos hacer un auto-diagnóstico que le permita saber si realmente necesita organizar sus archivos y carpetas. Lo único que debes hacer es contestarte tu mismo a las siguientes preguntas:

Cuando creas un nuevo archivo. ¿Sabes en que carpeta debes colocarlo?
Cuando necesitas un archivo. ¿Lo encuentras en menos de un minuto?
¿Tienes duplicado el mismo archivo en varios lugares? Si esto es así, ¿Sabes cuál es la última versión y quién o cuando lo modificó?

Si tu respuesta es negativa a las tres preguntas entonces debes plantearte seriamente la organización de tus archivos y carpetas.

Recomendaciones Generales

Para crear una estructura organizada y eficiente deberíamos seguir unos criterios fundamentales:

No crear estructuras de carpetas de más cuatro niveles. Las estructuras de carpetas con más niveles nos dificultan la búsqueda de archivos y la percepción de la organización general. Está demostrado que las estructuras de más de cuatro niveles son tediosas de manejar. Una estructura de como máximo cuatro niveles debería bastar a cualquier tipo de organización por grande o compleja que sea.
No duplicar archivos. Esto debería ser ley en nuestra organización. Un archivo siempre debe permanecer en su lugar y sólo duplicarse como copia de seguridad o si queremos mantener una “foto” de como estaba el archivo en un momento determinado. Los archivos duplicados, sólo deben ser aquellos que pensamos que no vamos a usar nunca más. La carpeta o el propio nombre el archivo debe indicarnos sin lugar a dudas que este archivo no es de uso corriente.
Imitar el orden de trabajo de nuestra organización. Si ya se dispone de algún tipo de organización de los archivos en papel, este debería determinar la organización de nuestras carpetas. Si no, la estructura debería seguir lo más fielmente posible el orden del trabajo y los archivos generados en cada fase. En relación con el apartado anterior, una estructura de archivos en papel nunca tiene más de cuatro niveles: mueble archivador, archivador, carpeta, subcarpeta.
Determinar quién debe acceder a las carpetas. En el mundo real de la empresa, no todos los usuarios deben tener acceso a todas las carpetas y archivos. Por un lado nunca es necesario que todo el mundo acceda a todo, como ocurre con los discos virtules como DropBox y demás aplicaciones del mercado. Cualquier organización seria, necesita de ciertas parcelas privadas y otras compartidas teniendo en cuenta el trabajo que desarrolla cada usuario que accede al sistema. Hay que recordar que compartir los archivos, ya sea en Cloud o en una red local no significa “barra libre” para el acceso a esos archivos y carpetas. Es tan necesario definir una estructura centralizada coherente, como determinar quién debe tener acceso a la información.
Distinguir los archivos de uso inmediato de los antiguos. En la organización de las carpetas debemos distinguir qué archivos van a ser usados en un futuro inmediato y cuales no. Lo más sencillo es crear subcarpetas de almacenamiento que contendrán esos archivos que no preveemos usar en el futuro. La solución es muy sencilla, basta con crear carpetas por períodos de tiempo. Si tenemos una carpeta llamada “Informes , almacenaremos en ella los informes más recientes. Para los que ya no se van a usar crearemos subcarpetas que podrían ir por meses por ejemplo “Enero-2012”, “Febrero-2012”, etc. Todos los informes que no pertenezcan al més actual serán copiados a estas carpetas.

Criterios para organizar las carpetas

Proponemos tres formas fundamentales para organizar las carpetas.

Según los departamentos o subdivisiones de la empresa o grupo de trabajo.
A partir del flujo de trabajo del grupo.
A partir del acceso de los clientes o usuarios.

1) Organizar las carpetas según departamentos.

Esta es la forma más evidente, sobre todo para empresas y grupos de trabajo de cierto tamaño. En toda organización existe una división de tareas, cada miembro del grupo está especializado y trabaja sobre una parte de los procesos de la empresa.

Se trata de construir la estructura de las carpetas en función de los departamentos de la empresa. Pongamos como ejemplo el de una Agencia de Viajes. La estructura podría ser la siguiente:

Ejemplo simple de organización de las carpetas por departamentos

2) Organizar las carpetas según el flujo de trabajo.

Esta metodología consiste en identificar los flujos de trabajo en los procesos que realiza la empresa. Para nuestra empresa de ejemplo, al tratarse de una agencia de viajes podemos identificar de forma sencilla el proceso de ventas: Presupuestos, Presupuesto aceptados, Reservas, Cancelaciónes, Facturas, Reclamaciones.

Para este sencillo ejemplo la estructura de las carpetas podría ser la siguiente:

Ejemplo sencillo de organización de las carpetas por flujo de trabajo.

1) Organizar las carpetas según el acceso de los usuarios.

Este método es muy utilizado por aquellas empresas o grupos de trabajo que organizan sus tareas en función de proyectos o servicios a clientes.

Para nuestro ejemplo de la Agencia de Viajes una posible estructura de este tipo conlleva la creación de una carpeta para cada cliente. Entonces la persona encargada de las gestiones será la que tenga acceso a esta carpeta.