La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un punto crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de recuperar y reutilizar documentos. La producción y archivado incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos futuros para localizar dicha documentación. Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se traduce en una potencial pérdida de información y, sobre todo, de productividad.
Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión documental como parte del proceso de calidad, pero no especifican que software debe usarse para implantarse.
Este campo pretende ser normativizado por la UNE-ISO 15489-1, aunque hasta el momento Aenor, la entidad certificadora española, no ha diseñado una implementación de esta norma.
Conceptos elementales en Gestión Documental
El dato es la unidad de información más básica. La información es la relación combinada de datos que aportan significación.
Un documento es la información registrada en un soporte bajo una determinada forma. Según la ISO: “Un documento es el conjunto formado por un soporte de información y los datos registrados en el mismo, de forma generalmente permanente y legible por el hombre o una máquina”.
La explotación de los datos es responsabilidad de los sistemas de gestión de la información (SBDR, CMS, etc...), mientras que los documentos son explotados por los sistemas de gestión documental. Un sistema de gestión documental también es un sistema de gestión de la información, pero no tiene poqué cumplirse lo contrario.
La herencia de términos por parte de la lengua inglesa ha creado una cierta confusión en las traducciones, de forma que:
Document: posee un contenido meramente informativo o cognitivo
Record: dipone un contenido probatorio o administrativo.
Archive: tiene un contenido con valor histórico.
Record: dipone un contenido probatorio o administrativo.
Archive: tiene un contenido con valor histórico.
En cualquier caso el término documento para nosotros posee un valor amplio y generalista, y depende del contexto en que lo usemos puede referirse a una u otra situación (Document, Record o Archive).
Sin embargo a menudo, un documento por si mismo, aun conteniendo información, está desprovisto de significante ya que es necesario apoyarlo de otros documentos e información: es cuando hablamos de Objeto Digital o la unidad de información mínima en formato digital que se preservará con el fin de dotar de fiabilidad al documento electrónico.
Así la unidad a conservar no sólo es el documento en si mismo sino las posibles relaciones con otros documentos, contextos, productores, etc., en resumen, toda la metadata que ayude a reforzar y definir los propios datos contenidos en el documento y datar a este de veracidad.
Así la unidad a conservar no sólo es el documento en si mismo sino las posibles relaciones con otros documentos, contextos, productores, etc., en resumen, toda la metadata que ayude a reforzar y definir los propios datos contenidos en el documento y datar a este de veracidad.
Por: José Pereira
Fuente: http://www.jpereira.net/gestion-documental/introduccion-a-la-gestion-documental
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