El porqué de la gestión documental

Las funciones básicas del sistema de archivo son:

Almacenar la documentación.
Recuperar de inmediato los documentos almacenados.

Sin duda, la más importante es recuperar los documentos. A menudo, nos preocupamos más de almacenar documentos -ir guardándolos a medida que los producimos- que de pensar cómo vamos a encontrarlos después. El problema se complica cuando son varias las personas que elaboran y necesitan consultar los documentos.

Muchas veces el trabajo en red, más que facilitar el trabajo, provoca todavía más desorganización. Esto se debe en la mayoría de los casos a que cada persona crea y almacena “sus” papeles o sus ficheros informáticos a “su” manera. No hay que olvidar nunca que los documentos no “pertenecen” a un departamento o persona determinados -son documentos de toda la organización- y que se deben establecer procedimientos comunes de gestión de los documentos. No tiene ninguna utilidad que una persona tenga muy bien ordenada la documentación que maneja si los demás desconocen los criterios que ha empleado y, por tanto, son incapaces de localizar con facilidad un documento cuando lo necesitan.

Riesgos de una inadecuada gestión documental

Una cuestión fundamental es conocer los riesgos que corre la asesoría a causa de una deficiente gestión documental. Para ello, es preciso identificar las funciones y actividades de asesoría, las necesidades de uso y los requisitos legales de los documentos y, en consecuencia, valorar la capacidad del sistema de archivo para satisfacer los requisitos de los documentos y gestionarlos eficazmente.

Los riesgos e ineficiencias más comunes derivados de una gestión documental deficiente son:

La pérdida de documentos.
La falta de evidencias o pruebas documentales en caso de conflicto o litigio.
El tiempo excesivo empleado en la búsqueda de documentos.
La demora en la tramitación de los asuntos de los clientes.
La falta de control de acceso a documentos confidenciales o sujetos a la protección de datos personales.
La “congestión” de papeles en los despachos.
La repetición de tareas ya efectuadas.
La repetición de tareas ya efectuadas.
Los sobresaltos y un mal ambiente de trabajo.
Los gastos incontrolados en artículos consumibles (tóner de fotocopiadoras e impresoras, papel...).

Es muy importante valorar qué riesgos se corren y en qué medida afectan a la asesoría y, a partir de aquí, establecer prioridades en la política de gestión de los documentos. Es un error creer, como sucede a menudo, que la organización y gestión de los documentos es una actividad administrativa sin más. El sistema de gestión documental debe tener siempre un enfoque corporativo: la gestión documental debe entenderse como un proceso de soporte que abarca todas las áreas del despacho y que requiere una política y unos objetivos a medio y largo plazo.

Habitualmente se ha venido considerando la gestión de los documentos como una actividad secundaria, un “asunto menor” que no requiere planificación; esta concepción conduce a una situación de progresivo deterioro del funcionamiento de la asesoría, provocando respuestas lentas e ineficaces y afectando, en definitiva, a la toma de decisiones y a la calidad del servicio.

Dependiendo del tamaño de la asesoría esta política de gestión documental deberá estar más o menos formalizada, pero siempre hay que tener unas “reglas para la buena gestión de los documentos”. Un aspecto importante a tomar en consideración es que una política siempre es más fácil de implantar cuanto antes se ponga en marcha.

Cuando no existe una política de gestión documental, tarde o temprano, llega un momento en el que se alcanza tal nivel de desorden que se produce un colapso documental o se pierden documentos “vitales”. En general, es entonces cuando se aborda la organización del archivo con precipitación y sin ningún plan establecido. Pocas veces se planifica el sistema de archivo, como sería aconsejable, ante la puesta en marcha de un nuevo servicio, la apertura de una nueva oficina o la implantación de un nuevo programa de gestión.

Es conveniente prestar atención a una serie de síntomas característicos que nos indican que la gestión documental es deficiente:

Se conserva una gran cantidad de copias y duplicados, documentos en papel y documentos electrónicos que ya no se necesitan y que fueron utilizados temporalmente para facilitar el trabajo.
Se mantienen documentos que han agotado su período de vigencia, lo cual repercute en la necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, ya sea en el archivo ya en el disco duro del servidor local.
Se pierde mucho tiempo en la localización y recuperación de documentos, tarea que puede llegar a representar una parte significativa del tiempo de trabajo del personal administrativo y que provoca además la dilación de los trámites administrativos y una sensación de “estancamiento”.
Se buscan sin resultado o se pierden documentos, lo cual ocasiona trastornos importantes y obliga muchas veces a repetir trabajos ya realizados.
La falta de control de acceso a documentos confidenciales o sujetos a la protección de datos personales.
Se almacenan copias en papel de documentos que también están almacenados en el disco duro del ordenador y se establecen dos circuitos paralelos, uno tradicional en papel y otro informático, prácticamente sin relación entre sí.

Causas de una gestión documental ineficaz

Una gestión documental deficiente puede estar originada por diversos factores, si bien en el sector de las asesorías y los despachos profesionales es frecuente encontrar las siguientes carencias:

Coordinación poco efectiva entre las diferentes áreas de trabajo. La documentación se encuentra muy dispersa por la asesoría, de forma que no hay una circulación fluida de la documentación que facilite su consulta y evite duplicaciones innecesarias de la información. Cuando esto sucede se puede hablar de un escenario de territorialismo informacional: se debe potenciar una mayor disposición al trabajo en equipo y la desaparición de “nichos informativos”, tanto personales como de las diferentes áreas de trabajo.
No se han definido explícitamente normas y procedimientos de archivo. Cada área de trabajo sigue sus propias pautas de archivo, razón por la cual se generan copias de documentos sin ningún control. Es una prioridad aplicar procedimientos e instrucciones de trabajo a la gestión de los documentos. Esto comporta:
- Elaborar un plan o calendario de conservación de los documentos, con el fin de expurgar la documentación aplicando criterios objetivos claramente definidos.
- Establecer un sistema de transferencias documentales (circuito de los documentos) que regule el traslado de la documentación desde los despachos de las diversas áreas a la sala de archivo.
- La demora en la tramitación de los asuntos de los clientes.
- La falta de control de acceso a documentos confidenciales o sujetos a la protección de datos personales.
Falta de directrices para la gestión de los documentos electrónicos. A menudo la función de organizar y archivar documentos electrónicos no va asociada a la función de crear documentos, como si fuesen dos procesos separados. La consecuencia es la creación de “almacenes electrónicos” con deficiencias similares a los “almacenes de papel” -difícilmente pueden llamarse archivos- que han generado algunas asesorías.

Hoy en día la producción y consulta de documentos en las asesorías se realiza en entornos ofimáticos. Ha de pensarse, pues, en una red local donde se trabaja con documentos, es decir, en una “máquina electrónica de archivo” que sirve para leer, escribir, consultar y archivar documentos. Se trata de compartir la información y aprovecharla como un recurso corporativo y, para ello, es imprescindible definir procedimientos para guardar los documentos y hacerlos fácilmente accesibles, evitar que se dupliquen los ficheros informáticos y crear una estructura (árbol de carpetas y subcarpetas) que permita organizarlos. Por otra parte, también se deben establecer directrices o normas de uso del correo electrónico que indiquen como gestionar los mensajes electrónicos.
No se han designado responsables de la gestión documental. El hecho de que no haya un responsable directo de la gestión documental, una situación habitual en las asesorías, hace que la toma de decisiones sobre esta cuestión sea difusa. Para evitar que haya diferentes planteamientos con respecto a la gestión de los documentos y una situación de falta de control y seguimiento del archivo, es necesario designar responsables con las atribuciones y los medios necesarios.

Sin embargo, cada uno a su nivel es responsable de la gestión de los documentos. No hay que olvidar que la gestión documental es un proceso de soporte imprescindible para la ejecución de los procesos de realización (servicios prestados a los clientes) que abarca todas las áreas de la asesoría y en la que están todos implicados.
Falta de formación específica de los recursos humanos. Aunque el personal esté altamente capacitado, en ocasiones no tiene una visión global de las actividades de la asesoría ni participa de una cultura corporativa común. Además, suele carecer de una formación específica en técnicas de archivo. Como resultado existen diferentes planteamientos respecto a la gestión de los documentos: se hace necesario entonces proporcionar al personal de todas las áreas una formación suficiente para que pueda desarrollar eficazmente los procesos de gestión documental.
Utilización inadecuada de las instalaciones de archivo. A veces se da una mala gestión del espacio y el material de archivo (elementos auxiliares, contenedores y mobiliario) destinados a la instalación física de los documentos. Por una parte, el archivo de oficina se encuentra muy disperso por las diferentes áreas de trabajo, que están saturadas de documentos: una queja constante del personal es que el espacio es insuficiente. Por otra parte, se dispone de una sala de archivo infrautilizada. Se hace necesario liberar espacio de los despachos de las diversas áreas, implantando un sistema de transferencias documentales, y reorganizar el sistema de instalación de los documentos en la sala de archivo.