La relación entre el Ciclo vital del documento y el archivo de trámite se da por medio de la documentación activa, ya que es a partir de la recepción o creación de los documentos emanados de una actividad administrativa que inicia el mencionado ciclo, de tal forma que se requiere de un tratamiento especializado del cual se encargara el archivo de trámite, unidad responsable de brindar los servicios informativos, tramitar o consolidar un asunto, entre otras, por ello es necesaria la organización de la documentación, misma que se debe establecer desde la creación de documento a través de una clasificación garantizando su oportuna recuperación, instalación y correcto flujo documental.
Al quedar sometido el documento activo al archivo administrativo se sujeta a una serie de procesos como; la recepción un acto jurídico y administrativo que implica la realización de un trámite de la institución por ende su cumplimiento y seguimiento correspondiente, en este sentido, el mismo archivo se encarga del despacho oportuno a donde corresponda la documentación generada por la institución, así como de la organización y control de los expedientes, igualmente de su préstamo, valoración primaria, expurgo y transferencia primaria.
El objetivo de estos procesos aplicados en el archivo de trámite a la documentación activa es garantizar el control, seguimiento, entrega, organización, conservación, consulta y transferencia, para dar sustento a las decisiones o trámites futuros de la institución, de tal forma que esta documentación activa además contará con una planeación, organización, coordinación y supervisión de las actividades archivísticas realizadas, cumpliendo con las disposiciones tanto políticas, normativas o jurídicas vigentes aplicables a estos procesos.
Las características de los documentos activos a cargo del archivo de trámite cuentan con valores documentales primarios y son el administrativo, el cual hace referencia a todos los documentos generados como parte de las actividades habituales de la institución (oficios, cartas, memorándum, etc.), el fiscal,documentos de la institución relacionados con la Hacienda Pública (impuestos, ventas, finanzas, créditos, etc.), el contable, documentos utilizados para demostrar el origen, repartición y uso de los recursos financieros y por último el valor legal,documentos con información jurídica (decretos, acuerdos, escrituras, leyes, etc.)
En este sentido, es relevante destacar el procedimiento de transferencia primaria previa valoración primaria y expurgo correspondiente, ya que es donde comienza el flujo documental, esta actividad llevada a cabo de forma correcta garantiza que la documentación que carezca de utilidad inmediata sea entregada al responsable de la guarda precaucional (el archivo de concentración) para el resguardo adecuado de la documentación semiactiva.
Fuente: http://capacitacionarchivistica.blogspot.pe/2011/03/el-ciclo-vital-y-el-archivo-de-tramite.html
No hay comentarios:
Publicar un comentario