Ciclo Vital del Documento y los Tipos de Archivos

La teoría del ciclo vital del documento que determina la utilización de tres fases, activa, semiactiva e inactiva para lograr un flujo documental propicio, se debe de apoyar en cada fase por una clase de archivo ya sea de tramite, concentración o histórico, para que en cada una se proporcione un tratamiento especializado a los documentos, de tal forma que el documento en su fase activa tendrá relación estrecha con el archivo de trámite y a su vez por medio de la transferencia primaria dará pie a la transición a su fase semiactiva quedando sujeta al archivo de concentración continuando con su ciclo a través de una transferencia secundaria de documentos inactivos con valores secundarios.

Cabe señalar que con independencia de la fase en la cual se encuentre la documentación e inclusive el tipo de archivo tanto la administración de recursos como de procesos intelectuales o mecánicos, se desarrollarán en todo momento a través de una adecuada planeación, organización, dirección, coordinación y supervisión, esto claro bajo las premisas que marca la normatividad o legislación a las cuales están sujetos.

En este sentido para lograr una armonía entre las fases del documento y los tipos de archivos estos deberán de realizar sus actividades con base a la Archivonomía, archivística y administración documental, en el entendido que a efecto, la primera esta enfocada al conjunto de conocimientos técnicos que orientan sobre el manejo de los archivos de trámite, transferencia y concentración, la segunda aquella que estudia el conjunto de conocimientos exactos y controlados de los archivos, que abarca su instauración, conservación, contexto, organización así como sus servicios a sus usuarios y su medular contribución a la historia, administración ente otras ciencias y disciplinas y la última utilizada metodológicamente para planear, dirigir, controlar, circular y conservar el uso de los documentos.

Solo de esta manera se garantizará tanto el acceso a la información en cualquiera de sus fases, evitar la saturación de documentos que da pie a la explosión documental y  contribuirá con el desarrollo cultural de la sociedad.

Fuente:http://capacitacionarchivistica.blogspot.pe/2011/03/el-ciclo-vital-del-documento-y-los.html