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La información juega un papel muy importante en la competitividad de la empresa y en la innovación. Un archivo bien organizado nos permitirá acceder a una información fiable en el momento en el que la necesitemos, lo que nos ayudará a tomar decisiones más eficaces y rentables para nuestro negocio.
En el entorno empresarial manejamos información proveniente de distintos ámbitos:
- Ambiental o externa, que es la que entra en la empresa procedente del entorno. En este grupo se incluye la información cultural, científica, técnica, económica, jurídica, política, social, demográfica y sobre recursos naturales. Nos aporta información sobre el escenario económico o social, ayudándonos a determinar los riesgos y oportunidades para nuestro negocio.
- Interna, que se genera y difunde dentro de la propia empresa, gracias a sus trabajadores. Permite determinar los puntos fuertes y débiles de nuestra organización. Es muy importante usar herramientas que nos permitan reunir toda esta información, de manera que todos los miembros de la organización puedan compartirla y acceder a ella. Una buena forma de gestionarla es a través de la intranet de nuestra empresa, facilitando su fluidez y evitando duplicidades.
- Corporativa es aquella que sale de la empresa al exterior y que por tanto está relacionada con la imagen que ofrecemos a proveedores, clientes y a nuestro entorno en general. Este tipo de información es muy importante, porque de ella depende la opinión que tenga nuestro entorno sobre nosotros, lo que a su vez influirá en nuestro negocio. Además nos permite aportar información útil a la comunidad a la que pertenecemos.
BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
Una buena gestión documental nos aportará ventajas competitivas, entre las que destacan:
- Tener localizados en todo momento los documentos generados y gestionados por nuestra empresa.
- Acceder rápidamente a la información que se necesita.
- Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones eficaces en la gestión diaria de nuestra empresa.
- Ahorrar costes derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación no identificada de manera clara e inequívoca.
- Ahorrar costes en el mantenimiento y gestión de la documentación.
- Optimizar el espacio en nuestras instalaciones.
- Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben conservar y aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios.
- Determinar de manera muy clara el nivel de accesibilidad.
- Identificar de manera inequívoca las copias y documentos obsoletos, así como los documentos originales.
HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS
Algunas de las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión del archivo son:
- Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación. No es necesario que sea complejo. Tampoco es conveniente que tenga demasiados niveles.
- Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series que forman nuestro archivo, así como su trayectoria documental (transferencias, expurgo, etc.).
- Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.
- Inventario con las series y expedientes que forman nuestro archivo y que nos indiquen su ubicación.
*Foto. Archivo Municipal de Villanueva de Gallego
Fuente: https://archivisticafacil.wordpress.com/2014/07/24/ventajas-de-un-archivo-bien-organizado/
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