La informaciĆ³n juega un papel muy importante en la competitividad de la empresa y en la innovaciĆ³n. Un archivo bien organizado nos permitirĆ” acceder a una informaciĆ³n fiable en el momento en el que la necesitemos, lo que nos ayudarĆ” a tomar decisiones mĆ”s eficaces y rentables para nuestro negocio.
En el entorno empresarial manejamos informaciĆ³n proveniente de distintos Ć”mbitos:
- Ambiental o externa, que es la que entra en la empresa procedente del entorno. En este grupo se incluye la informaciĆ³n cultural, cientĆfica, tĆ©cnica, econĆ³mica, jurĆdica, polĆtica, social, demogrĆ”fica y sobre recursos naturales. Nos aporta informaciĆ³n sobre el escenario econĆ³mico o social, ayudĆ”ndonos a determinar los riesgos y oportunidades para nuestro negocio.
- Interna, que se genera y difunde dentro de la propia empresa, gracias a sus trabajadores. Permite determinar los puntos fuertes y dĆ©biles de nuestra organizaciĆ³n. Es muy importante usar herramientas que nos permitan reunir toda esta informaciĆ³n, de manera que todos los miembros de la organizaciĆ³n puedan compartirla y acceder a ella. Una buena forma de gestionarla es a travĆ©s de la intranet de nuestra empresa, facilitando su fluidez y evitando duplicidades.
- Corporativa es aquella que sale de la empresa al exterior y que por tanto estĆ” relacionada con la imagen que ofrecemos a proveedores, clientes y a nuestro entorno en general. Este tipo de informaciĆ³n es muy importante, porque de ella depende la opiniĆ³n que tenga nuestro entorno sobre nosotros, lo que a su vez influirĆ” en nuestro negocio. AdemĆ”s nos permite aportar informaciĆ³n Ćŗtil a la comunidad a la que pertenecemos.
BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
Una buena gestiĆ³n documental nos aportarĆ” ventajas competitivas, entre las que destacan:
- Tener localizados en todo momento los documentos generados y gestionados por nuestra empresa.
- Acceder rĆ”pidamente a la informaciĆ³n que se necesita.
- Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones eficaces en la gestiĆ³n diaria de nuestra empresa.
- Ahorrar costes derivados del tiempo y personal empleado en las bĆŗsquedas de documentaciĆ³n no identificada de manera clara e inequĆvoca.
- Ahorrar costes en el mantenimiento y gestiĆ³n de la documentaciĆ³n.
- Optimizar el espacio en nuestras instalaciones.
- Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben conservar y aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios.
- Determinar de manera muy clara el nivel de accesibilidad.
- Identificar de manera inequĆvoca las copias y documentos obsoletos, asĆ como los documentos originales.
HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS
Algunas de las herramientas mĆ”s importantes que ayudan a una buena gestiĆ³n del archivo son:
- Cuadro de clasificaciĆ³n: se adapta a la organizaciĆ³n que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificaciĆ³n. No es necesario que sea complejo. Tampoco es conveniente que tenga demasiados niveles.
- Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series que forman nuestro archivo, asĆ como su trayectoria documental (transferencias, expurgo, etc.).
- Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificaciĆ³n y ordenaciĆ³n, expurgo, transferencia, etc.
- Inventario con las series y expedientes que forman nuestro archivo y que nos indiquen su ubicaciĆ³n.
*Foto. Archivo Municipal de Villanueva de Gallego
Fuente: https://archivisticafacil.wordpress.com/2014/07/24/ventajas-de-un-archivo-bien-organizado/
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