Principales motivos que justifican la automatización:
La imposibilidad de controlar tanto en el plano físico, como en el técnico, y desde el punto de vista de búsqueda de información.
La imposibilidad de canalizar y exportar racionalmente los flujos de la información.
La imposibilidad de asegurar una cierta precisión informática en la búsqueda, ya que esta cuestión implica la mayor parte de las veces, la utilización de ficheros.
La imposibilidad de acceder de forma directa y rápida a los catálogos o a los mismos fondos a medida que:
NECESIDADES
Se debe contar con recursos materiales y humanos, software y hadware, de acuerdo con las dimensiones que vaya a tener el manejo de la información.
BENEFICIOS
• Reducción de costos de almacenamiento y manipulación de documentos. • Flujos de trabajo automatizado, • Mayor productividad de recursos humanos y tecnológicos. • Acceso simultáneo y rápida localización de los documentos. • Mejora del servicio al usuario. • Soporte inmediato para la toma de decisiones. • Alta seguridad en el manejo de la información a través de los perfiles que nos define el sistema para el manejo de la información, de accesibilidad. • Procesos eficientes.
El acceso a la información dentro de este proceso de administración de procesos documentales debe ser en forma rápida, oportuna y eficaz; debe existir control sobre la circulación, el almacenamiento y la consulta de la información para reducir las posibilidades de daño, corrupción, adulteración y pérdida, fenómeno común dentro de los sectores, tanto públicos como privados. Ocurre que la información se pierde, se pierde la integridad, desaparecen expedientes, documentos. Debemos tener un control sobre todo el proceso y toda la administración.
LOS NUEVOS SOPORTES Y PROCESOS TECNOLÓGICOS EN EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
Dentro de los procesos lo primero que normalmente se ha hecho es la sistematización de los procesos de recibo y despacho de documentos, a través de un software que nos permite su registro y control, también puede permitir el manejo de tablas de retención documental y el manejo del inventario de los archivos centrales, o de gestión. La sistematización debe permitir el control y la consulta por fecha de recibo, despacho o traslado de documentos entre las diferentes dependencias. Podemos registrar y consultar por la entidad remitente o por destinatario, por la dependencia que se traslada o se le despacha, podemos consultar y controlar por asunto, por actividad, por fecha de respuesta, por medio de envió, consulta sobre los documentos recibidos. Además, podemos parametrizar las búsquedas, obtener reportes de los documentos recibidos y despachados, por ejemplo, por fecha los informes, el recogido del documento, si llego y porque dependencia paso, si se dio respuesta, en qué fecha y con qué numero de carta se le dio la respuesta, se pueden obtener reportes de los documentos respondidos, recordatorios, de los documentos sin responder, tabla de retención documental, reportes de documentos para eliminar, documentos para microfilmar, para trasferencias secundarias. Lo anterior en cuanto al manejo de la correspondencia.
LOS MEDIOS:
Además de los documentos en papel, otro de los medios que se utiliza es el fax. A este se le debe dar el mismo tratamiento que a la demás correspondencia, no manejarlo independiente, tener un registro común, porque es una forma de recibir documentos. Se debe manejar dentro del mismo programa sistematizado. Un dependencia produce una comunicación que requiere ser enviada de inmediato, simplemente se le hace el registro común, se radica para que se haga el despacho por fax. Lógicamente el fax ha sido uno de los medios que nos permitido llegar y entregar información en uno de los medios que nos han permitido llegar y entregar información en forma más rápida que el correo normal. Cuando llega una comunicación vía fax, se le debe hacer el proceso de registro de entrada así como el de salida.
En el caso de manejar grandes volúmenes de información vía fax, se requiere de servidores, y ya existe software para su administración y manejo. Un usuario puede preparar cantidad de respuestas o de solicitudes a través de fax y simplemente programa la hora de envió, el servidor de fax se encarga hacer el despacho de la información.
El correo electrónico, es otro de los medios, uno de los últimos desarrollos, que ha permitido entregar información en forma inmediata y obtener respuestas en forma mucho más rápida que con los sistemas tradicionales.
SOFTWARE
La oferta de paquetes de software de gestión documental ha aumentado de forma notable durante los últimos 5 años. Además de los sistemas de gestión documental básicos, entre los que tenemos: MISTRAL, STAIRS. Elaborados y comercializados por los grandes fabricantes de informática, únicamente para sus propias maquinarias, ya que es posible encontrar paquetes de software que se caracterizan por su gran flexibilidad. Recomendaciones Se deben establecer carpetas para organizar el correo pendiente; se puede hacer una división en urgente, tramitada y copias. Básicamente el sistema permite definir cuál es la urgencia de esos documentos. Otra recomendación es mantener cuentas separadas para asuntos de oficina y asuntos personales. Se tendrá que leer y responder algunos mensajes, la recomendación es hacer dos lecturas una en la mañana y otra en la tarde, para poder administrar esa información.
Fuente: http://archivistica-archivistica.blogspot.pe/2008/06/automatizacion-de-la-documentacion.html
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