Ismaelly Batista dos
Santos Silva
João Pessoa – PB /
Brasil
is.lb@hotmail.com
Programa de
Pós-Graduação em Ciência da Informação
Universidade Federal da
Paraíba
Guilherme Ataíde Dias
João Pessoa – PB /
Brasil
guilhermeataide@gmail.com
Programa de
Pós-Graduação em Ciência da Informação
Universidade Federal da
Paraíba
Esmeralda Porfírio de
Sales
João Pessoa – PB /
Brasil
esmelsalles@gmail.com
Centro de Ciências Biológicas
e Sociais Aplicadas
Universidade Estadual da Paraíba
Resumo:
aborda a preservação documental nos cenários físico (tradicional) ou digital,
como sob a perspectiva estratégica efetiva nas organizações e, por sua vez,
quanto recurso explícito de legalidade, eficiência e sob o viés social, onde: -
a legalidade está para a consciência e responsabilidade jurídica e fiscal
(principalmente); - o social que, por conseguinte, diz respeito a memória
institucional e projeções do papel cívico para com a memória do contexto da
coletividade; - a eficiência, que, ao desdobrar-se em acesso e recuperação da
informação quanto linhas de atuação acabam convergindo quanto fatores críticos
a tomada de decisão para a instituição. A tomada de decisão por sua vez
comporta-se como ação expressa da atividade imprescindível a capacidade de
sobrevida organizacional nos mais diferenciados nichos de atuação
mercadológica. A presente pesquisa é de caráter bibliográfico e tem como ação
principal para coleta de dados a busca exaustiva de publicações em livros,
bases de dados, revistas científicas e também periódicos eletrônicos utilizando
como palavras-chave e termos de busca a “preservação documental”, “preservação
da informação”, “estratégia organizacional”, “planejamento estratégico”,
“informação estratégica” (na modalidade de termos específicos), e os termos
genéricos “preservação”, “documento”, “informação”, “estratégia”,
“organizações” entre outros de mesma natureza. A partir destas temáticas ou
conteúdos selecionados, que acabam por delimitar a abordagem de abrangência do
estudo, ou seja, a preservação documental no ambiente organizacional, é que foi
realizada uma compilação dos conceitos apreendidos com as leituras o que nos
capacitou a resenhar segundo um respaldo literário e científico para construção
do discurso que tem por linha de pensamento problematizar a influência do
caráter estratégico intrínseco a atividade de preservar documentos nas
organizações. Como resultados, conclui-se que por meio da preservação dos
documentos, quer sejam estes físicos ou digitais as instituições tornam-se de um
patamar geral, competitivas (isto, pois, o empenho e investimento diferenciado
e de caráter individual de cada organização tende a favorecer o destaque e
melhor performance deste frente as demais) do ponto de vista da eficiência no
acesso e domínio da informação estratégica, se entendida como necessária e de
valor orgânico agregado, além de contribuir socialmente, haja vista as
variáveis de memória e patrimônio institucional com demanda social que os
documentos são passiveis de remontar a depender, claro, do fator de
representatividade da organização e impacto desta nas comunidades que a cercam.
Por fim, destacamos que, as iniciativas voltadas a preservação documental
partem sobre tudo do reconhecimento da necessidade e/ou do valor adquirido em
que dispor de fontes de informação integras, idôneas e acessíveis é sobre tudo
um investimento.
Palavras-Chave:
Preservação Documental. Organizações. Informação Estratégica.
PRESERVACIÓN DOCUMENTAL APLICADA CON LA ESTRATEGIA
ORGANIZACIONAL
Palavras
Clave: Preservación documental. Las organizaciones.
Información estratégica.
Resumen:
se analizan los escenarios de conservación documental física (tradicional) o
digital, como en la perspectiva estratégica eficaz en las organizaciones y, a
su vez, como función explícita de la legalidad, eficiencia y bajo el prejuicio
social, teniendo en cuenta que: la legalidad es de conciencia y responsabilidad
legal y fiscal (principalmente); - La obra social que, por lo tanto, se refiere
a la memoria institucional y las proyecciones del papel cívico con la memoria
en el contexto de la colectividad; - eficiencia, lo que, cuando se despliega en
el acceso y la recuperación de información sobre las líneas de negocio están
convergiendo en factores críticos para la toma de decisiones de la institución.
La toma de decisiones, su tiempo se comporta como acción expresa la actividad
esencial la capacidad de supervivencia de la organización más diferenciado en
respectivos nichos rentables. La presente investigación es de carácter bibliográfico
y tiene como principal acción de recolección de datos la búsqueda exhaustiva de
las publicaciones en libros, bases de datos, revistas científicas y revistas
electrónicas mediante keywords y términos de búsqueda para "la
conservación documental", "preservación de la información",
"estrategia de la organización", "planificación
estratégica", "información estratégica" (en la forma de términos
específicos), y los términos genéricos "conservación", "documentos",
"información", "estrategia", "organizaciones"
entre otras de la misma naturaleza. De estos temas o contenido seleccionado,
que en última instancia definen el criterio para determinar el alcance de este
estudio, es decir, la preservación documental en el entorno de la organización,
es que hubo una recopilación de conceptos de las lecturas que nos capacitaría
para que segundo respaldo literario y científico para la construcción del
discurso que tiene una línea de pensamiento de problematizar la influencia de
carácter estratégico actividad intrínseca a conservar los documentos en las
organizaciones. Como resultado de ello, se concluye que, por medio de la
conservación de los documentos, ya sean físicos o digitales en las
instituciones de ámbito general y competitiva, por lo tanto, el compromiso y la
inversión diferenciados y carácter individual de cada organización tiende a
favorecer el mejor rendimiento de este frente al otro) desde el punto de vista
de la eficacia en el acceso y el dominio de la información estratégica, si se
lo entiende como sea necesario y orgánicos de valor añadido, además de
contribuir socialmente, debido a las variables de la memoria y patrimonio
institucional con demanda social que los documentos son capaces de volver a
montar el dependerá, naturalmente, el factor de representatividad de la
organización y el impacto de este en las comunidades que lo rodean. Por último,
es de destacar el hecho de que las iniciativas encaminadas a preservar
documental apartarse de todo lo del reconocimiento de la necesidad y/o el valor
que han adquirido en las fuentes de información intacta, serio y accesible es
sobre todo una inversión.
DOCUMENTARY PRESERVATION APPLIED TO
ORGANIZATIONAL STRATEGY
Abstract: It deals with the preservation of documentary physical
scenarios (traditional) or digital, as under the strategic perspective
effective in organizations and, in turn, as explicit feature of legality,
efficiency and under the social bias, where: - the legality is for the
awareness and legal liability and tax (mainly); - The social that, therefore,
concerns the institutional memory and projections of civic role with the memory
of the context of the collectivity; - efficiency, which, when unfolding in
access and retrieval of information about business lines are converging as
critical factors to decision making for the institution. The decision-making by
its time behaves as action expressed the essential activity the ability of
organizational survival in more differentiated respective niches marketable.
The present research is to bibliographical character and has as main action for
data collection the thorough search of publications in books, databases,
scientific journals and also electronic journals using as keywords and search
terms to "preserving documentary", "preservation of
information", "organizational strategy", "strategic
planning", "strategic information" (in the form of specific
terms), and the generic terms "preservation", "document",
"information", "strategy", "organizations" among
others of the same nature. From these themes or content selected, which
ultimately define the approach to scope of the study, and, the preservation
documentary in the organizational environment, is that there was a compilation
of concepts seized with the readings that groomed us to give second backing
literary and scientific for construction of discourse that has a line of
thought to problematize the influence of strategic character intrinsic activity
to preserve documents in organizations. As a result, it is concluded that by
means of the preservation of documents, whether they are physical or digital
institutions become a general level, competitive (this, therefore, the
commitment and investment differentiated and individual character r of each
organization tends to favor the highlight and best performance of this front
the other) forom the point of view of efficiency in access and domain of
strategic information, if understood as necessary and of value added organic,
in addition to contribute socially, due to the variables of memory and
institutional heritage with social demand that the documents are able to
reassemble the depend, of course, the factor of representativeness of the
organization and impact of this in the communities that surround it. Finally,
we highlight the fact that the initiatives aimed at preserving documentary
depart on everything from recognition of the need and/or the value acquired in
that have sources of information intact, authoritative and accessible is about
everything an investment.
Keywords: Preservation Documentary. Organizations. Strategic
Information.
- INTRODUÇÃO E DISCUSSÃO
TEÓRICA
Felizmente
o discurso da importância da informação para às organizações não é algo novo,
muito pelo contrário, mas ainda encontra espaço para o constante debate, uma
vez que, é um contexto bastante estabelecido tanto para os teóricos e
pesquisadores quanto para aqueles que fazem da prática administrativa seu
ofício.
O
termo informação, contudo não pressupõe uma fácil e engessada conceituação e, é
exatamente as muitas abordagens conceituais, hora divergentes hora
complementares que, em parte complicam o reconhecimento do que seria informação
de forma pragmática, mas que, por conseguinte as multiplicidades de agentes
conceituais só enriquecem o debate e instigam às novas perspectivas e projeções
para a informação quanto objeto de estudo.
A informação
é um componente intrínseco de quase tudo que a organização faz. Sem uma clara
compreensão dos processos organizacionais e humanos pelos quais a informação se
transforma em percepção, conhecimento e ação, as empresas não são capazes de
perceber a importância de suas fontes e tecnologias de informação. (CHOO, 2006
p. 27).
Aqui,
neste estudo, porém, com face ao recorte científico e epistêmico optou-se por
trabalhar o conceito de informação dentro da grande área de concentração das
ciências ditas da informação no campo das Ciências Humanas e Sociais Aplicas,
donde destacamos a Arquivologia (Ciência que tem por objeto os arquivos
mediante seu estudo, gestão, produção, organização, guarda, preservação e usos)
e a Ciência da Informação – CI que segundo Icléia Thiesen (2013, p.227) “a
Ciência da Informação seria uma espécie de disciplina híbrida, que comportaria
em seus fundamentos os demais saberes existentes e aqueles ainda por virem. Em
um sentido, seria a guardiã virtual da memória universal (em sua vertente
representativa)”.
O
recorte teórico, por sua vez, além de funcionar como recurso metodológico
contribui diretamente na abordagem didática do entendimento ao qual está sendo
condicionada a abordagem de informação, onde, para a CI informação “que antes
era tida como estoque a ser preservado e tinha seus estudos calcados unicamente
nas formas de registro segundo os parâmetros do conhecimento científico, é
tomada agora em seu sentido dinâmico. A informação não se apresenta mais como
uma questão individual, é um problema social” (KOBASHI, 2003, p. 11).
Por
sua vez, na Arquivologia, sobretudo de bases Latinas e mais especificamente as
atuantes no Brasil a informação será entendida segundo o Dicionário Brasileiro
de Terminologia Arquivística desenvolvido pelo Conselho Nacional de Arquivo
(CONARQ - 2005) que a descreve como “elemento referencial, noção, ideia ou
mensagem contida no documento”.
Mediante
o exposto e agora voltando os olhares para as organizações podemos identificar
uma categorização recorrente aplicada ao uso da informação, ou seja, a
informação estratégica. É fato que tal categoria esbarra na terminologia
administrativa, o que não seria mais que esperado, visto que nas organizações a
atividade meio ou administrativa se faz sempre presente como forma de assegurar
a gestão e manutenção das atividades fins.
Contudo,
“as atividades clássicas da administração: prever, organizar, comandar,
coordenar e controlar – não se efetuam sem documentos. Quanto mais informados
os administradores/dirigentes estiverem sobre um assunto, melhor e mais
completamente poderão decidir sobre ele” (BELLOTTO, 2006, p. 25).
Neste
contexto a informação estratégica por sua vez vem a ser segundo Moreno;
Aquela capaz de apoiar às principais
atividades de uma organização; é essencial para a tomada de decisão, reduzindo
incerteza e a informação Arquivística, por sua vez, também apresenta
características similares, então é possível afirmar que as informações
estratégicas ou gerenciais amplamente utilizadas pelos administradores para a
tomada de decisão nas organizações, sejam elas públicas ou privadas, podem ter,
uma parcela significativa de informações com característica e natureza
arquivística (MORENO, 2012, P. 18).
Esta
informação, por sua vez, naturalmente se encontra, muitas das vezes, organicamente
disposta nos acervos que compõem os arquivos destas organizações. Arquivos
estes que, no Brasil, segundo a Lei 8.159 datada de janeiro de 1991 em seu Art.
2 são: “os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.
Tendo
em vista não apenas a questão legal pelo valor de prova dos documentos, mas
também o caráter social e relevância para pesquisa e o apelo à memória muito
acervos, principalmente os de caráter permanente ou de cunho histórico são alvo
de projetos e ações que visem a sua preservação.
Preservação
esta que, por vezes é erroneamente direcionada de forma restrita aos documentos
que tendem a “servir a posteridade”. O que na verdade é um pensamento que deixa
desprotegida a documentação e principalmente a informação recém-produzida e que
é de extrema importância no presente para a organização, ou seja, pensar a
preservação apenas no passado é um equívoco que pode custar um futuro que não
se planejou.
A
preservação entendida como o conjunto de medidas e procedimentos utilizados a
fim de preservar um bem (DVORÁK, 2008) e, principalmente a preservação dos
documentos, deve fazer parte do planejamento estratégico das organizações não
visando às fontes, mas o caráter efetivo da informação viva, orgânica que pulsa
constantemente dos acervos para os setores e dos setores para acervo das
organizações.
Em face do
importante problema da preservação de documentos. Nas etapas iniciais de um
novo programa todas as outras atividades devem estar subordinadas ao importante
aspecto da colocação dos documentos a salvo de qualquer tipo de destruição. O
espaço é a condição essencial para a preservação dos documentos [...] Como
estas dependências visam preservar os documentos, é mister que os resguardem de
agentes destrutivos como poeira temperatura e umidade desfavoráveis, luz solar,
insetos e roedores, roubos, mutilações, incêndios e inundações (SCHELLENBERG,
2006. p. 234).
Preservar
documentos é na verdade um elo estratégico entre as forças em uma organização,
pois sem documentos preservados sejam estes físicos ou digitais não será
possível recuperar a informação e principalmente dar acesso ao bem
informacional em tempo hábil tornando a organização improdutiva e ineficaz as
bases e princípios que a mantém viva.
- PROCEDIMENTOS
METODOLÓGICOS
De
cunho eminente bibliográfico e abordagem qualitativa o presente estudo contou
como estratégia para coleta de dados a busca exaustiva de publicações em
livros, bases de dados, revistas científicas e também periódicos eletrônicos
utilizando como palavras-chave termos que versassem sobre preservação documental, informação
e estratégia organizacional. Contudo,
todos os termos foram condicionados as áreas de Arquivologia e Ciência da
Informação no Brasil. A partir destas temáticas, que, acabam por delimitar a
abrangência do estudo, ou seja, a preservação documental no ambiente
organizacional realizou-se por fim uma compilação dos conceitos apreendidos com
as leituras, o que nos capacitou a resenhar, segundo um respaldo literário e
científico, para elaboração do discurso apresentado nesta construção.
- CONSIDERAÇÕES
FINAIS
Destacamos
que, as iniciativas voltadas à preservação documental partem sobre tudo do
reconhecimento da necessidade e/ou do valor adquirido em que dispor de fontes
de informação integras, idôneas e acessíveis é sobre tudo um investimento.
E, conclui-se
que por meio da preservação dos documentos, quer sejam estes físicos ou
digitais as instituições tornam-se mediante um patamar geral, competitivas
(isto, pois, o empenho e investimento diferenciado e de caráter individual de
cada organização tende a favorecer o destaque e melhor performance desta frente
as demais), do ponto de vista da eficiência no acesso e domínio da informação
estratégica, se entendida como necessária e de valor orgânico agregado, além de
contribuir socialmente, haja vista as variáveis de memória e patrimônio
institucional com demanda social que os documentos são passiveis de remontar a
depender, claro, do fator de representatividade da organização e impacto desta
nas comunidades que a cercam.
REFERÊNCIAS
Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário Brasileiro de terminologia Arquivística.
Rio de Janeiro, Arquivo Nacional. 2005, 232p.
BELLOTTO, Eloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental
/ Heloísa Liberalli Bellotto. – 4 ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.
320p.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 9 de janeiro de
1991. Dispões acerca da política
nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário
Oficial da República Federativa do Brasil, n.6 p.455, 29 jan. 1991. Seção I.
CHOO, C. W. A Organização do conhecimento:
como as organizações usam a informação para criar significado, construir
conhecimento e tomar decisões. 2. ed. [S.l.]: SENAC, 2006.
DVORÁK, Max, 1874-1921. Catecismo da preservação de monumentos
/ Max Dvorák; tradução Valéria Alves Esteves Lima; apresentação Valéria Alves
Esteves Lima, Jens Baumgart, Beatriz Mugayar Kühl. São Paulo: Ateliê Editorial,
2008.
KOBASHI, N. Y.; TÁLAMO, M. F. G. M. Informação: fenômeno e objeto de estudo da
sociedade contemporânea. Transinformação,
Campinas, v. 15, edição especial, p. 7-21, set./dez. 2003. Disponível em:
<http://periodicos.puc-campinas.edu.br/seer/index.php/transinfo/article/view/1458/1432>.
Acesso em: 11 Fev. 2015.
MORENO, N. A. A informação arquivística
e o processo de tomada de decisão. Informação & Sociedade: estudos,
João Pessoa, v.17, n.1, p.13-21, jan./abr. 2007. Disponível em
<http://www.ies.ufpb.br/ojs2/index.php/ies/ article/view/483/1461>.
Acesso em: 07 Mai. 2015.
SCHELLENBERG, T.
R. (Theodore R.), 1903-1970. Arquivos
modernos: princípios e técnicas / T. R. Schellenberg; tradução de Nilza
Teixeira Soares. – 6. Ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. 388p.
THIESEN, Icléia. Memória institucional / Icléia ThIesen – João pessoa: editora da
UFPB, 2013. 312p.
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