Planeación Archivística

Parte del proceso administrativo en el cual se tiene una visión futura de las actividades dentro de un archivo de cualquier clasificación, cuya finalidad es armonizar sus recursos y tiempos por medio del establecimiento de objetivos, metas, fines, ideas, planes y normas archivísticas generales a corto, mediano y largo plazo.

En amplio sentido, esta etapa del proceso administrativo aplicado a las actividades de un archivo debe ser diseñada para anticiparnos a problemas que puedan poner en riesgo la estabilidad laboral del mismo, previendo de ser posible en su totalidad los errores.

En este sentido las actividades a planear en un archivo dependerá de su clase, trámite, concentración o histórico, en cualquier caso la finalidad de la planeación archivística en su conjunto, será el establecimiento de un sistema integral de archivo. 

Continuando con la idea, una vez identificados los objetivos se realizará las acciones para alcanzarlos, estableciendo líneas de acción y alternativas, considerando en todo momento la innovación administrativa. En este sentido se deben considerar en una planeación elementos como “Propósitos, Estrategias, Políticas, Procedimientos, Reglas y Programas” además de las ya mencionadas en párrafos anteriores. 

En este orden de ideas, algunas de las actividades que pueden ser sujetas al procesos de planeación archivística serían, en el caso del archivo de tramite; la recepción, gestión, clasificación, glosa, expedientación, catalogación, ordenación, préstamos, expurgo, y transferencia primaria, en el caso de archivo de concentración; recepción de transferencia primaria, clasificación, ordenación, integración, disposición, consulta, resguardo precaucionar, valoración, depuración, transferencia secundaria. Etc. y para el archivo histórico de los procesos de recepción de transferencia secundaria, ordenación topográfica, conservación, restauración, consultas, difusión, etc., no obstante la cantidad de procesos archivísticos realizados en un archivo con independencia de su tipo, son susceptibles de ser planeadas en determinado tiempo de acuerdo con la complejidad de cada proceso.

Una de las actividades de importancia medular en los archivos es la clasificación, por eso es, de las primeras en planearse, esto se realiza por medio de un estudio o análisis intelectual a la institución que genera la documentación, esto abarca desde el contexto de la institución hasta los documentos que genera, se podrá determinar cuál es la clasificación más eficaz y conveniente que brinden un servicio de consulta que al mismo tiempo responda a la metodología archivística, para solucionar demandas de información de la misma institución. 

De igual forma, la ordenación, ya que esta responde a otro principio archivístico, el principio de respeto al orden original, es por eso que desde la génesis del expediente se debe de planificar, esto se realizará determinando tanto la cantidad de documentos generados por la institución como el tipo documental que genera, igualmente se considerarán elementos internos del documento (fecha, forma, nombres, asunto, etc.), determinando un sistema de ordenación ya sea, numérico,(número simple, numero compuesto, cronológico, topográfico, decimal) alfabético (onomástico, asuntos o materias, geográfico), convencional (cromático), todo con base a las necesidades de la institución, cabe mencionar que determinada la ordenación será adoptada con independencia de cada serie documental.

En este sentido, la ubicación topográfica juega un papel importante a planear, pues aquí se deben de considerar los espacios, esto se deberá realizar en primer lugar identificando las áreas de la institución y dándoles su espacio en el archivo dependiendo de la documentación que generan por área, en esta parte también hay que considerar las unidades de instalación o conservación, inclusive estantería, archiveros, etc.

Otro punto importante a planear es la elaboración de instrumentos archivísticos de descripción, como son los catálogos, inventarios, cuadros de clasificación, calendarios de caducidades, guía, catálogos de disposición documental, etc., fehacientemente estos instrumentos son el resultado de una adecuada organización documental previa, basada en la práctica y teoría archivística, puesto que, se garantiza un acceso a los documentos y por ende a su información por parte de sus usuarios a través de un servicio oportuno cuyo objetivo es cubrir las necesidades de información que se presenten. 

Para aplicar la planeación archivística se deben de contemplar las actividades del archivo además de forma específica contemplemos; como, cuando y quien realizara las actividades planeadas y que sean con base a un plan de trabajo, en este sentido algunos de los aspectos a considerar son volumen y tipo de documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán.

En efecto, el funcionamiento de cualquier institución son sus recursos, los cuales como es cierto tienen el mismo peso e importancia pues no se puede prescindir de ninguno, por lo que deberán de ser planeados, por su parte los recursos financieros se planearán desde su obtención hasta su utilización, los recursos humanos desde su contratación e inclusive capacitación continua a los ya existentes y de ser posible su profesionalización, en cuanto a los recursos materiales abarcaría desde su adquisición hasta su utilización e inclusive su tiempo de vida útil, de forma especial los instrumentos técnicos de archivos que van desde su creación, validación hasta constante actualización de ser posible cada medio año y revisión cada año.

La planeación es el primer paso de todo lo que implica el procesos administrativos de un archivo, es quien da pie a que se realicen las demás etapas de ésta, de tal forma que es medular su aplicación correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es decir mediciones verídicas, objetivas y reales.

Fuente: http://capacitacionarchivistica.blogspot.pe/2011/03/la-planeacion-archivistica.html