La depuración en el contexto archivístico es entendida como “…la operación que consiste en sustraer del archivo de concentración los expedientes cuyo término de conservación ha prescrito, a fin de darlos de baja definitivamente.”[1]Con la intensión de no saturar el archivo histórico con documentos que carezcan de valores secundarios, esto como resultado de un profundo análisis aplicado a los mismos.
El resultado de la valoración secundaria es el detectar si los documentos que concluyen su fase semiactiva contienen o no valores secundarios, cuando se dictamina que los documentos no presentan estas características son considerados para baja, lo cual significa que serán destruidos.
Los documentos que al finalizar su fase semiactiva y al concluir su plazo de conservación en el archivo de concentración, además de no contener valores secundarios pueden ser eliminados de acuerdo con las normas y políticas tanto las que marque la propia institución como a las que se sujeta por el estado al respecto, previo análisis y valoración secundaria de los mismos.
La tarea de la depuración es llevada a cabo en el Archivo de Concentración, una vez descartados los valores secundarios previa valoración secundaria, los documentos son objeto de baja, misma que se realizará con apego a la legislación y normatividad vigente según sea el caso.
En ocasiones la legislación obliga a las instituciones a digitalizar los documentos considerados para baja, además de seguir un procedimiento definido para llevarla a cabo. Para el sector privado la normatividad es enfocada al concepto contable o fiscal que obliga por medio del Código Fiscal de la Federación a la conservación de los documentos por un período de tiempo establecido.
Para realizar la depuración hay que controlar los documentos considerados por medio de un inventario de baja documental, el cual contendrá el volumen documental, de igual manera la serie documental a la que pertenecen los mismos, así como una serie de documentos que avalen la decisión como un dictamen del grupo interdisciplinario que participó en el análisis, igualmente la intervención en la liberación de los documentos de los órganos reguladores en materia de archivos según cada caso, una vez cumplida esta parte, la baja considera las alternativas de destruir los documentos o la trituración de los mismos con opción a venta.
Por parte de la venta de papel se pueden obtener recursos económicos que pueden ser asignados a las unidades archivísticas para la aplicación de proyectos de mejora, con el sentido de brindar cada vez mejor servicio a los usuarios internos apoyando a cada unidad administrativa en la toma de decisiones.
[1] AREVALO JORDAN Víctor Hugo, Diccionario de términos archivísticos, Primera edición virtual y en papel, ediciones del sur, Córdoba, Republica de Argentina, Agosto 2003, ISBN 987-20868-0-X
Fuente: http://capacitacionarchivistica.blogspot.pe/2011/03/la-depuracion.html
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