Cómo organizar mi archivo personal

Organizar los documentos en el hogar es una tarea que nos va a ahorrar tiempo y espacio en el futuro. En cuanto comiences a organizar tu archivo personal, vas a saber dónde tienes cada documento y lo podrás localizar rápidamente cuando lo necesites.

Primer paso. Recopilar la documentación

Comenzar a elaborar el archivo personal implica, en primer lugar, recopilar toda la documentación esparcida por casa. Se trata de reunir todos los documentos que hay en diferentes lugares, ya sean aquellos relativos a la Universidad, los financieros, de salud, etc.

Segundo paso. Elaborar cuadro de clasificación

Una vez todos ellos son localizados y recabados, se procede a elaborar un cuadro de clasificación. Según Roberge, un cuadro de clasificación es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización. En el caso doméstico, entendemos que se trata de estructurar la documentación relativa a todas las funciones y actividades del hogar.

Así pues, como un primer nivel de este cuadro de clasificación se dispondrían los ítems principales (que son conocidas como series), y después se irían incluyendo las subdivisiones necesarias. Es importante indicar que estos cuadros varían en cada caso o, dicho de otro modo, la documentación es diferente en cada hogar y, por lo tanto, la estructura lógica para organizarla, también. Veamos el siguiente ejemplo:

• Identidad

  • DNI
  • Pasaporte
  • Carnet de conducir

(…)

• Laboral

  • Contratos
  • Finiquitos
  • Carnet de la Seguridad Social
  • Documento de vida laboral

(…)

• Patrimonio

  • Casa
    • Escrituras
    • Seguros (los diversos seguros sería conveniente ordenarlos de más antiguo a más reciente).

(…)

• • Campo

(…)

• Fiscal

  • Declaración de la renta (la diversa documentación de este grupo se ordenaría, primero por tipología, y después, por año).
  • IBI

(…)

• Formación

  • Titulación 1
    • Matrícula
    • Carta de pago
    • Expediente académico

(…)

• Salud

  • Juan
    • Seguros
    • Especialidades (Si lo han atendido de diversas especialidades, ordenar por estas)
      • Digestivo

(…)

• Financiero

  • Contratos tarjetas de crédito
  • Contratos móviles
  • Cuentas del banco
  • Recibos (sería conveniente ordenarlo de más antiguo a más reciente).
    •  Teléfonos móviles / Internet
    •  Agua
    •  Electricidad

(…)

• Ocio y tiempo libre

  • Viajes
    • 2019
      • Italia
        • Seguro de viaje
        • Vuelos

(…)

Tercer paso. Ordenación y colocación de la documentación física o digital

Una vez se ha elaborado el correspondiente cuadro de clasificación, se ordena y coloca toda la documentación según la estructura planteada. Lo más probable es que con el tiempo se tenga que actualizar dicho cuadro, pero es totalmente normal que vayan apareciendo nuevos documentos a incluir. Por eso, es importante guardar el cuadro de clasificación en un documento Word o Excel, para poder editarlo posteriormente.

Para instalar el archivo físico hay múltiples opciones. Se pueden utilizar carpetas para las series (Formación, Ocio y tiempo libre, Salud, …), y fundas multianillas para cada subserie o documento (en cada funda un viaje, recibos, …). También carpetas colgantes o clasificadoras, carpetas de anillas, entre otras. Es interesante poner etiquetas por colores según la serie a la que pertenecen los documentos. Por ejemplo, todo lo relativo a LABORAL, en rojo; lo de FINANCIERO en azul, y así con el resto.

Por otro lado, sabéis que cuando pasa X tiempo podéis ir expurgando documentación, como es el caso de los recibos y facturas. Pasados los 5 años os podéis deshacer de ellos, pero eso ya es decisión vuestra, porque también la podéis mantener más tiempo.

Otra cuestión son es el archivo personal electrónico, porque hoy día muchas facturas nos las envían directamente por correo electrónico. En este caso, yo optaría por reproducir el cuadro de clasificación de mi archivo personal en las carpetas del Ordenador/Tablet o dispositivo que utilice para las que no tenga en físico, insertarlas en las carpetas electrónicas.

Si se tiene un buen dominio de la tecnología y el archivo es bastante amplio, también se puede utilizar un software especializado. Para ello, hay opciones gratuitas como Advanced Renamer y Rainbow Folders.

Elegir una forma u otra de organización de tu archivo personal depende de tus necesidades y habilidades. Ya sabes que hay diversas opciones y todas ellas son válidas para facilitarte la tarea de localizar la documentación en el futuro.

Y hasta aquí llega la entrada de hoy. Espero que os sea útil para todxs aquellxs que estáis pensando en organizar vuestro archivo personal. Ante cualquier comentario o sugerencia, no dudéis en dejar vuestro comentario o escribir directamente a info@universescrito.com 

Bibliografía consultada:

Roberge, M. (1985). La classification universelle des documents administratifs. Quebec: Documentor.

Fuente: https://universoescrito.com/como-organizar-mi-archivo-personal/