Para administrar un archivo necesitamos saber la situación en la que se encuentra y ver que fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas tiene para poder sacarlo adelante...
Como hacer un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos para identificar el estado actual Archivístico de tu empresa
Paso #1. Reúne el Comité de Gestión Documental.
Este paso te permitirá crear una visión conjunta por parte de los
demás integrantes de la empresa, sobre la importancia que tiene saber
cual es el estado actual archivístico.
Mi recomendación para ti es, no inicies el Diagnóstico de Archivo sin
antes tener el visto bueno de diferentes áreas de la entidad.
En la mayoría de los casos los representantes de estas áreas están en el Comité de Gestión Documental.
¿Por qué lo digo?
Sencillo:
Para que el Diagnóstico de Archivo sea verdaderamente integral,
necesitarás del aporte de otras áreas que tienen alguna relación con el
área de Archivo.
Si el comité ve pertinente que realices este instrumento, entonces lo
mejor es que se realice un comunicado solicitando a todos los
colaboradores sus aportes con información real, en caso de ser
partícipes del Diagnóstico de Archivo.
Paso #2. Recopila información sobre la Entidad.
Para ti será fundamental que antes de iniciar con el diligenciamiento de formatos o hacer entrevistas, primero recopiles:
- El organigrama actual de la empresa para conocer las áreas y su tamaño.
- Documento de constitución de la empresa para tener clara la razón social y la fecha de constitución.
- Otros documentos relacionados con Diagnósticos Archivísticos que se hayan aplicado en la empresa.
- Toma fotos que evidencien como encuentras todo antes de hacer el Diagnóstico de Archivo.
Puedes buscar otra información que te sirva de base antes de iniciar
con las herramientas para identificar el estado archivístico de la
entidad.
Paso #3. Realiza una medición de los archivos de la entidad.
Este paso requiere que te concentres e identifiques todos los lugares de la entidad en donde se encuentran los documentos.
Además, ubica otros depósitos en los que la entidad alberga
documentos bien sean debidamente organizados o todo lo contrario, como
un fondo acumulado.
La medición la debes aplicar tanto a los archivos de gestión (las
oficinas) como en el archivo central e histórico en caso de contar con
uno.
Un método sencillo de medición, consiste en que crees pilas de documentos y los midas de forma vertical por su lomo.
Puedes tomar una primera medida estándar como base en los
archivadores metálicos verticales y aplicarlo en cada una de las gavetas
siempre que se cumplan los mismos requisitos, como el volumen
documental.
Te recomiendo descargar la Norma Técnica Colombiana (NTC) 5029 que trata sobre la medición de archivos.
Esta Norma tiene distintos métodos de medición según la forma en como estén agrupados los documentos.
Pero no solo te quedes con la medición de los documentos en soporte papel.
También debes indagar por la medición de los documentos electrónicos,
es claro que la unidad de medición no sería en metros lineales sino en
medidas como megabytes o gigabytes.
Este tema de medición de archivos amerita un artículo exclusivo, pronto lo verás..
Paso #4. Incluye los requisitos mínimos normativos.
Debes de plasmar en cada una de las herramientas que piensas usar
para hacer el Diagnóstico de Archivo, las diferentes exigencias que en
materia de Archivística y Gestión Documental se deben de tener en la
entidad.
Si eres entidad pública o privada existen requisitos en materia de gestión documental que la norma exige.
Este es un punto clave para que el Diagnóstico de Archivo que llevarás a cabo en la entidad cumpla con su propósito principal:
Mostrar la condición real de la entidad en materia de archivos y gestión documental.
Te aclaro, este paso (#4) es incluir lo requisitos normativos de archivos.
Es decir.
Ya haz elaborado los instrumentos con los criterios archivísticos a
evaluar y solo le estás incluyendo lo que se requiere por norma.
Para los criterios que vas a evaluar y no son tomados de alguna
norma, puedes usar como base los diferentes procesos de la Gestión
Documental.
Extrae de cada proceso criterios claves que debas evaluar y permitan conocer el estado real mediante el Diagnóstico de Archivo.
Paso #5. Evalúa una muestra real de los documentos.
¡Si, como lo lees!
Es necesario que tomes una muestra representativa de los documentos.
¿Con qué objetivo?
Identificar el verdadero sistema con el que la empresa ha estado organizando sus archivos.
Lo que vas a hacer con la muestra es evaluar los principios y métodos archivísticos de organización de documentos.
También tomarás en cuenta con dicha muestra, sí se está llevando a
cabo las exigencias normativas en cuanto al tratamiento y seguridad de
la documentación.
Te recomiendo que utilices una muestra entre el 5% y el 10% del total del fondo documental.
Así, los datos nacerán de un margen amplio de documentos y no de un mínimo que podría engañar la prueba.
Si estas en Colombia (si no, igual te puede servir) puedes tomar como
referencia el acuerdo 042 de 2000 y el acuerdo 02 de 2014 del Archivo
General de la Nación.
Ambos acuerdos te darán bases para evaluar la organización de los documentos tanto físicos como electrónicos.
Paso #6. No termines sin evaluar las condiciones medioambientales.
Sobre este paso, te refiero el link del acuerdo 049 de 2000 expedido por el Archivo General de la Nación (Colombia).
En dicho acuerdo conocerás cuales son esas condiciones mínimas que se
deben de presentar en los archivos para garantizar la conservación
adecuada de los documentos en los distintos depósitos.
Paso #7. Haz un informe final.
Con toda la información recopilada en el Diagnóstico de Archivo aplicado, prepara un documento con un informe final.
La estructura del informe puede contener:
Imagen tomada de freepik.com
- Portada
- Tabla de Contenido
- Índice de Fotografías
- Tabla de Gráficas
- Introducción
- Justificación
- Desarrollo del Diagnóstico
- Matriz DOFA
- Conclusiones
- Recomendaciones
- Anexos (Fotografías y los instrumentos que usaste para recopilar la información)
Como ves en la estructura anterior, te recomiendo que realices
gráficas en las cuales puedas explicar numéricamente distintos aspectos,
como por ejemplo:
- Cantidad de metros lineales.
- Documentos debidamente organizados contra documentos que no cumplen.
- Tipos de soportes que usa la empresa.
Así por el estilo puedes usar las gráficas para la información que tienes.
1 comentario:
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