Guardar indefinidamente todos los documentos
de su empresa ante el temor de que puedan ser requeridos en el futuro
es un síntoma habitual en muchas organizaciones pero no quiere decir que
esta acción sea un acierto.
Los problemas de espacio y las dificultades en la
clasificación y el acceso son a menudo constantes en estos casos. Saber
cuáles son los plazos y entender los beneficios que acarea la digitalización
le hará ser mucho más eficiente y más productivo frente al que es
considerado el patrimonio más valioso que tienen hoy las organizaciones:
la información, donde los documentos, ya sea en formato físico o
digital, son el principal soporte.
En primer lugar, conviene tener claro que no toda la
información que genera la empresa desde el punto de vista de su
conservación es igual, por lo que es prioritario es establecer una
política de conservación clara dentro de la compañía y hacer ésta
extensible a todos los departamentos recogiendo los periodos máximos de
conservación de cada tipo de documento en función a su tipología, uso y
consulta.
Las facturas deben conservarse seis años
En el caso de las facturas y los documentos contables
el Código de Comercio señala en su artículo 30 que los empresarios
“deberán conservar los libros de contabilidad, correspondencia,
documentación y justificantes durante seis años, a partir del último
asiento”. La regla más habitual es que si ya opta tanto por el formato
físico o el digital, debe garantizar siempre la
autenticidad, origen, contenido y legalidad facilitando además el acceso
a las autoridades competentes.
La digitalización certificada es
una de las mejores opciones que tienen hoy las compañías ya que
desvincula a estas de las tediosas copias en papel garantizando la
validez legal del documento ante cualquier organismo oficial gracias a
la firma digital que otorga la integridad, legalidad y autenticidad para
su buena conservación.
Por otro lado la Ley General Tributaria reconoce un
plazo de prescripción de cuatro años, contando desde la finalización del
plazo de presentación de las declaraciones. Sin embargo, conviene
recordar que cuando el plazo de prescripción se interrumpe por cualquier
acto el cómputo se inicia de nuevo por lo que se debe conservar en ese
momento cuatro años más la documentación.
En este punto hay normas específicas relativas a las
facturas de inmovilizado que obligan a la conservación de las facturas y
documentos durante todo el periodo de vida útil y cuatro años
siguientes a partir de la última cuota de amortización aplicada y para
la compensación de bases imponibles negativas, que tiene también su
plazo específico que puede extenderse a diez años.
No cabe duda que la llegada de la factura electrónica a las organizaciones y las administraciones ha supuesto un paso importante también en materia de almacenamiento mejorando la eficiencia.
Los programas de facturación ayudan a acortar el
ciclo de tramitación, mejorando la conservación, reduciendo los errores
humanos, facilitando el acceso y eliminando los costes de impresión y
envío. Junto al hecho que se contribuye a la mejora del medio ambiente
al evitar el consumo del papel en las empresas.
Guarde sin límite de tiempo todos aquellos documentos relativos a la vida del negocio
No olvide tampoco que toda aquella documentación
relativa a la vida del negocio debe estar convenientemente conservada
sin límite de tiempo. Hablamos de escrituras, actas de inspección,
libros de visitas contratos mercantiles, documentos notariales…
Tenga bien presente que ante el caso de un posible
delito fiscal o fraude tributarios los plazos se incrementan, ya que la
prescripción se extiende en estos supuestos a diez años.
Ahorre tiempo con procesos documentales automatizados
Optar por una buena clasificación y archivo siempre
le facilitará la localización y recuperación cuando sea necesario. Un
empleado (según diversos estudios) puede llegar a gastar un 30 por
ciento de su jornada laboral en la búsqueda de documentos, por ello, la
digitalización es la solución más adecuada en aquellos documentos que
requieren consulta habitual.
Contar con procesos documentales automatizados
le facilitará todas aquellas acciones de consulta, ahorrándole pérdidas
de tiempo en su gestión diaria, además de contribuir a un importante
ahorro de costes y de espacio frente a los archivadores físicos
tradicionales en papel. Importes cuantificados ya por la consultora
Gartner que identificaba una reducción de entre el 65 y el 80 por ciento
de los costes para aquellas organizaciones que cuentan con soluciones
de gestión documental...
...
Fuente: http://grupokorporate.com/recomendaciones-conservacion-documentos/
No hay comentarios:
Publicar un comentario