Cómo proteger los documentos físicos

¿Cómo podemos proteger a nuestros documentos del deterioro producido por el paso del tiempo? ¿Realmente podemos lograrlo? Todos sabemos que nada dura eternamente, pero, poniendo nuestro granito de arena, sí que podemos conseguir que los documentos que custodiamos se mantengan en buen estado durante un largo periodo de tiempo.

El empleo de contenedores (cajas, sobres, fundas, etc.) es un método muy eficaz a largo plazo para proteger físicamente los documentos. Entre sus beneficios destacan:

• Reducen las variaciones de humedad.
• Impiden el paso del polvo.
• Eliminan por completo la luz.
• Los que son transparentes permiten consultar el documento sin manipularlo directamente.
• Constituyen un almacenamiento seguro para los documentos de gran tamaño.

Las características fundamentales que debe presentar un contenedor son: resistencia, durabilidad y brindar protección.

ELIGIENDO CONTENEDOR

Existen muchas formas de guardar y conservar los documentos. Lo importante es encontrar aquella que mejor se adapte al tipo y formato del documento, a nuestras necesidades y, como no, al presupuesto.

Aquí os describimos algunos sistemas de conservación:

• Paquetes: es la forma más antigua de guardar los documentos. Los documentos se agrupan en bloques, se les añade una cubierta de papel y se unen con una cuerda o cinta fina. Suelen llevar una etiqueta que indica su contenido. Este sistema ofrece una protección muy escasa, ya que solo protege de los roces con otros paquetes o con la estantería, y no protegen del polvo. Además la cuerda que los une puede provocar desgarros, si se ata fuertemente. Conviene que la cuerda o balduque sea blanca, es decir, que no tenga color.

• Legajos: son semejante a los paquetes. La diferencia radica en que se sustituye la cubierta de papel por tapas de cartón fuerte, lo que confiere una mayor protección al conjunto de documentos. Los cartones poseen una cuerda, cinta o goma para unir los documentos. Pueden llevar un tercer cartón, denominado “cartela”, donde se indica el contenido del conjunto de documentos.
• Cajas: suelen ser las unidades de conservación más adecuadas. Principalmente hay que tener en cuenta el material con el que están fabricadas y el tipo de apertura y cierre. El material más utilizado es el cartón alcalino o neutro, porque contrarresta la acidez. No son recomendables las que se abren por sus lados más estrechos, pues los documentos se rozan al sacarlos y meterlos. Las dimensiones de las cajas deben exceder de las dimensiones de los documentos, pero sin dejar grandes holguras. El cierre no debe forzarse.

• Carpetas: las de gran formato son las más útiles. Hay que vigilar que las solapas, cintas, gomas y otros accesorios no sean molestos para el uso y el almacenamiento, y que además no deterioren los documentos ni los contenedores contiguos. Las de cartón deben ser neutras o alcalinas.
• Tubos: buena opción para proteger documentos enrollados. No son convenientes los de metal. El material más adecuado es el cartón, seguido del plástico.
• Sobres y bolsas: usados para documentos de pequeños formato y sobre todo para fotografías y sellos.
• Encuadernaciones: es un buen método de protección, siempre y cuando se usen materiales libres de ácido y de elementos nocivos. Tradicionalmente han sido usadas para mantener agrupados en una misma unidad de conservación un conjunto de documentos relacionados entres sí. Garantiza la conservación del conjunto, pero tiene como inconveniente que obliga a manejar todo el conjunto para consultar un solo documento.
• Unidades complementarias de conservación: aquí se incluyen las carpetillas, camisas y cubiertas. Son un grupo de contenedores cuya finalidad es individualizar cada documento dentro de una caja.

Fuente: https://archivisticafacil.wordpress.com/2014/11/24/proteger-documentos-fisicos/