Para Mariano García Ruipérez, en “Legajos. Cuadernos de investigación
archivística y gestión documental”, el documento de archivo podría ser
definido como el “testimonio de funciones y actividades humanas,
recogido en un soporte perdurable, expresado en lenguaje natural o
codificado y que por su finalidad no forma parte del patrimonio
bibliográfico o artístico”. El documento de archivo ha sido definido
ampliamente tanto en la normativa española como en las aportaciones
teóricas realizadas por los profesionales en las últimas décadas. No
podemos afirmar lo mismo en cuanto al concepto de “tipología
documental”.
Para poder distinguir el concepto de tipología documental hay que
tener clara la división entre caracteres externos e internos de los
documentos. Diferentes aportaciones teóricas nos hablan de ello. En la
obra de T. Schellenberg, “Técnicas descriptivas de Archivos” (Córdoba,
1961), se refiere ampliamente al tipo como el primer “carácter físico
que debe tenerse en cuenta en la descripción de documentos”. Forma parte
del documento, y su identificación permite constituir las series y
realizar una adecuada descripción. El concepto de serie según la norma
ISAD la define como “Documentos organizados de acuerdo con un sistema de
archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma
acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad;
que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra
relación derivada de su producción, recepción o utilización.
Los caracteres externos por tanto hacen referencia a la estructura
física del documento y son: clase y tipo documental, formato, forma y
cantidad. Los archiveros municipales madrileños definen “tipo
documental” como la “expresión de las diferentes actuaciones de la
Administración reflejadas en un determinado soporte y con unos mismos
caracteres internos específicos para cada uno, que determinan su
contenido”.
En un entorno empresarial, los objetivos del archivo de empresa y los
procesos documentales asociados pasan por convertirse en una Unidad de
información esencial para la estructura orgánica de la misma. Ello
supone el control y dominio del flujo informativo en relación directa
con la toma de decisiones de la empresa. El acceso a dicha información
estará condicionado por el modo en que éstos hayan sido organizados.
La función del archivo integrado en el sistema-empresa es básicamente
la misma que la de cualquier otro tipo de archivo: contribuir al buen
funcionamiento de la empresa y a la consecución de sus objetivos,
seleccionando, tratando, recuperando y difundiendo los documentos
generados en el transcurso de sus actividades y por tanto fiel reflejo
de la estructura de la misma.
Tipos Documentales
Diferenciar primero los archivos de empresa de aquellos otros
específicos de las Administraciones Públicas. El usuario ciudadano en la
Administración Pública es un cliente interno y externo en la actividad
empresarial. La información se convierte en un recurso táctico y
estratégico en la empresa (Cornellá, 1994) y es convertida en un factor
de valor generador de valor añadido para cualquier empresa dispuesta a
gestionar convenientemente sus recursos.
Para Carlos Zorinho (1991) una empresa es una unidad social que
combina medios técnicos, humanos y financieros de una forma organizada,
buscando producir un cierto número de bienes y servicios y conseguir
determinados objetivos.
Las empresas realizan transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes
diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma
ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de
referirse a ellos puedan ser localizados y accesibles.
La mayoría de los archivos de empresa son administrativos. Hay algunos intermedios y muy pocos históricos.
Los documentos empresariales son todos los comprobantes extendidos
por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley. Por tanto hablamos de
tipología en cuanto nos encontramos con diferentes formas documentales,
entre ella la contabilidad de la empresa que por su valor
administrativo, legal, operativo y fiscal no pierde vigencia.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia:
• En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.
• Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.
• Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o
el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
En una empresa moderna los documentos básicos son:
1) Gobierno.
a) Escrituras de constitución.
b) Libro de actas.
c) Memorias.
d) Consejo de Administración
2) Administración.
a) Correspondencia.
b) Expedientes de personal.
c) Higiene en el trabajo y prevención.
d) Documentación sindical
e) Libros de registro de entrada y salida
3) Producción y comercialización.
a) Patentes.
b) Expedientes de producción
c) Carteras de clientes.
d) Registros de pedidos.
e) Inventario de existencias.
f) Correspondencia (reclamaciones, quejas, sugerencias, boletines)
4) Contabilidad.
a) Libros de cuentas.
b) Recibos.
c) Balances e inventarios.
d) manuales y procedimientos de control de calidad.
Entre los diferentes tipos de documentos que se generan podemos encontrar:
-Nota de pedido o de compra: Es
un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido
de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a
realizar la operación.
-Nota de ventas: documento
comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido
al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de
pago y demás condiciones de la operación.
-Remito: Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos.
-Factura: Es la relación
escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías
que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta.
-Nota de débito: comunicación
que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que la misma indica.
-Nota de crédito: Es el
documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de
comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el
motivo expresado en la misma.
-Cheque: orden de pago
pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o
autorización para girar en descubierto.
-Pagaré: documento por
el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta indique,
una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un
domicilio estipulado.
-Recibos: El recibo es
una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el
que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial
o total de la deuda.
-Expediente: Consta de una instancia dirigida al registro de la propiedad industrial.
Identificación y clasificación de las series documentales.
Hay que crear cinco cuadros de
clasificación. Para identificar las series hay que utilizar las normas
que obligan a la empresa a dar cuenta de sus actividades como:
1) Registro mercantil, Instalación y Norma. Asegura la existencia de la empresa. Tiene:
a) Certificación de inscripción.
b) Escrituras notariales.
c) Libros de contabilidad.
d) Inventarios.
e) Libros de actas.
f) Títulos de acciones.
2) Hacienda.
a) Autonómica.
b) Estatal.
c) Impuesto de transmisión patrimonial.
d) Código de identificación fiscal.
e) Altas y liquidaciones del Impuesto de Actividades Económicas.
3) Ayuntamientos.
a) Licencias de obras.
b) Licencias de apertura.
c) Licencias de instalación.
d) Licencias para rótulos y publicidad.
e) Tasas.
4) Trabajo.
a) Inscripción de la empresa.
b) Inscripción de los empleados.
c) Altas de los empleados.
d) Registros de los trabajadores.
e) Visitas de inspección.
f) Calendario laboral.
g) Contratos y expedientes personales.
5) Industria.
a) Títulos de calificación.
b) Patentes
BIBLIOGRAFÍA.
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JAVIER SAIZ, Fco Javier. 2013. Universidad carlos III. Madrid.
-GONZÁLEZ PEDRAZA, J.A. (2009): Los archivos de empresas. Qué son y cómo se tratan, Gijón: Trea.
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-NAVARRO BONILLA, D. (1998): “Los archivos de empresa: aproximación a
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empresas españolas”, en Boletín de la ANABAD, 48(1), pp. 49-75.
-LOPEZ NOVELLE, Laura, (2012) ARCHIVOS DE EMPRESA NOCIONES BÁSICAS SOBRE HISTORIA, CONTENIDO Y GESTIÓN
Fuente: https://archivoempresa.wordpress.com/javier-saiz-fco-javier-los-principales-tipos-documentales-que-nos-podemos-encontrar-en-una-empresa-2013-universidad-carlos-iii-madrid/
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