- Control sobre quién puede acceder a los documentos, en qué momento, y qué actividades puede efectuar sobre las mismas.
- Acceso centralizado y sencillo a toda la documentación relevante de la empresa y posibilidad de colaboración de varias partes en un mismo documento.
- Seguridad, no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y copias de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de datos.
- Ahorro de tiempo, a la hora de buscar la documentación, y de costes en su gestión y almacenamiento.
- Reducción de redundancias como duplicidad de documentos, fotocopias, grabaciones de datos.
- Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y monitorizadas.
- Intercambio de documentos en formato electrónico entre empresas, incluyendo el formato estándar XML y la verificación con certificados y firmas digitales.
- Para no olvidar el “efecto secundario” positivo de la mayor satisfacción de los clientes internos y externos.
Fuente: http://pixelware.com/sistemas-gestion-documental/
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