Google Apps for Work es un servicio de aplicaciones web que
proporciona varias herramientas hospedadas en la infraestructura de
Google. Este conjunto de soluciones están enfocadas a satisfacer las
principales necesidades de las empresas en lo que a gestión de
contenidos se refiere.
Las aplicaciones incluidas en este paquete son, para muchos,
conocidas en su versión gratuita. No obstante, Google Apps for Work
ofrece herramientas adaptadas al uso empresarial a cambio del pago de
una cuota. En la Guía de Gestión Documental 2018
encontrará información sobre los precios iniciales del programa, así
como otros costes adicionales que no suelen ser contemplados por las
empresas.
Aplicaciones que ofrece Google Apps for Work
El conjunto de aplicaciones que define Google Apps for Work está
dividido a su vez en 4 secciones diferentes atendiendo al área en el que
trabajan.
- Comunicación: Gmail, Hangouts, Calendar, Google+
- Almacenamiento: Drive
- Colaboración: Docs, Sheets, Slides, Sites, Forms
- Administración: Admin y Vault
Gmail para empresas
Google le ha dado un giro importante a su herramienta de correo para
que responda a las necesidades de las compañías. Gmail para empresas es
una de las aplicaciones que más cambios ha experimentado para su
adaptación al mundo empresarial en comparación con la versión gratuita.
- 30 Gb de almacenamiento frente a los 15Gb de la versión gratuita.
- Posibilidad de trabajar con un domino propio (@tuempresa.es).
- Servicio técnico 24 horas.
- Videoconferencias de hasta 15 personas.
- Compatible con las grandes herramientas de correo electrónico.
Google Drive
Esta herramienta está destinada al almacenamiento online de contenido.
Google Drive permite acceder a la información a través del móvil o el
ordenador. Cualquier contenido almacenado en el sistema local se
sincronizará en la nube de forma automática y viceversa. Esta
sincronización automática supone una gran ventaja para empleados con
grandes cargas de documentos. Google Drive para empresas se diferencia
de su versión gratuita principalmente en el volumen de almacenamiento.
Al igual que en Gmail, Drive puede disponer de 30 Gb de almacenamiento
compartidos con la aplicación de correo electrónico. Esta capacidad
puede ser ilimitada gracias a un incremento en el precio de
contratación.
Otra de las características destacables de esta aplicación es la
búsqueda. Google es el motor de búsqueda más popular, pero también el
más potente. La tecnología desarrollada por la empresa americana tras
sus años de experiencia en internet ha sido adaptada a Google Apps for
Work. Tan sólo con incluir algunas palabras contenidas en un texto, una
imagen o archivo adjunto al correo la aplicación será capaz de encontrar
el archivo rápidamente.
Docs, Sheets y Slides
Este es probablemente el conjunto más diferenciador de los que ofrece
Google. La posibilidad de que varias personas trabajen en el mismo
documento en tiempo real desde cualquier parte del mundo es uno de los
aspectos más atractivos de este paquete. Aun tratándose de un servicio
web, estas aplicaciones permiten la opción de trabajar offline
sincronizándose con el sistema completo una vez se disponga de conexión a
internet. Incluso permite un seguimiento de las versiones que se han
ido elaborando a partir del documento principal. De esta forma, toda la
información contenida a lo largo de la historia de un documento queda
guardada en la nube de forma indefinida sin tenerlo en cuenta en su
cuota de almacenamiento.
Limitaciones de Google Apps for Work
Con el desarrollo de las nuevas tecnologías y el mundo de la
movilidad participando cada día más en los procesos empresariales,
Google Apps for Work ofrece una forma sencilla de sacarle el mayor
partido a esa tendencia. Sin embargo, todo software tienen algún límite y
Google Apps for Work presenta algunas limitaciones que pueden ser
decisivas en los procesos de selección de un gestor documental. La Guía de Gestión Documental 2018
recoge un análisis de las principales limitaciones del sistema que se
deben estudiar durante la elección de sistema de gestión documental.
Fuente: https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental/google-apps-for-work
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