Cero Papel

El concepto de oficina Cero Papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.

En el año 2012, con la publicación de la Directiva Presidencial 04 de Eficiencia Administrativa y Políticas de Cero Papel, toma mayor importancia la formulación estratégica de lineamientos en materia de gestión documental electrónica, y con la promulgación del Decreto 2578 de 2012 en su Artículo 18, se reglamenta el SINAE como un programa especial del Archivo General de la Nación para garantizar la preservación del patrimonio documental digital en Colombia y promover la estandarización de la gestión de documentos electrónicos en el Estado.

Es un aporte de la administración electrónica que se representa en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

La oficina Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel. La experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos ya que el Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilización de medio físicos o en papel.

En el proceso de oficina Cero Papel, es indispensable que se apliquen correctamente los principios de gestión documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo requieran.

Beneficios de la gestión documental enfocada a Oficina Cero Papel

Organizaciones más productivas.
Procesos y servicios más efectivos.
Uso óptimo de los recursos.
Buenas prácticas de gestión documental.
Disminución de papel, materiales de archivo y almacenamiento.
Mejorar el acceso a la información.
Mayor control y seguridad de la información.
Eliminar la duplicidad de documentos.
Disminuir el tiempo de localización y búsqueda de documentos.
Reducir necesidades de espacio y almacenamiento.
Mejorar el entorno de trabajo.
Mejorar las comunicaciones.
Contribuir con en medio ambiente en aspectos como:
- Reducción de papel y residuos.
- Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación de papel (árboles, energía y agua).
- Disminuir el consumo de energía en impresoras y fotocopiadoras.
- Reducir la contaminación (residuos como cartuchos, etc.).
Contribuir al desarrollo sostenible, consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de generaciones futuras.

La implementación de la iniciativa Cero Papel en las entidades está formada por cuatro Principios básicos:

Los procesos y procedimientos.
La cultura organizacional.
La gestión documental y la normatividad vigente.
La tecnología.

El Gobierno Nacional se encargará de adquirir e implementar las herramientas tecnológicas o equipos, sin olvidar los ajustes normativos necesarios. Por su parte las entidades deberán promover activamente el cambio de cultura y ajustar los procesos y procedimientos que se requieran. Como parte de la preparación para la implementación del modelo de Cero Papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas:

Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos.
Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel.
Formulación de indicadores que permitan controlar los avances e identificar donde se pueden llevar a cabo las mejoras.
Equipo humano: identificar e involucrar a las personas líderes dentro del grupo de trabajo en la implementación de Cero Papel dentro de las entidades.
Comunicación: Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura y hábitos en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos para la administración de documentos electrónicos de archivo.

Mayor información: https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/cero-papel/