Con los sistemas sin papel es muy fácil crear copias de seguridad de
todos tus datos importantes. Estas copias de seguridad también se pueden
almacenar en otros lados, en instalaciones seguras.
El beneficio de las copias de seguridad y almacenamiento externo es
la protección contra la pérdida de datos, desastres (fuego, agua),
errores del usuario, etc. La falla del equipo ya no significa que
perderás tu información y con las copias disponibles a través de los
programas de copia de seguridad y almacenamiento, tu información tiene
una protección más fuerte y más avanzada.
Al contrario que los sistemas de almacenamiento a que estamos
acostumbradas, un sistema sin papeles hace mucho más sencilla la
depuración de documentos innecesarios.
Con la técnica apropiada y consistente de nombrar los documentos,
depurar el sistema de copias innecesarias es muy fácil y mucho más
rápido que si estuvieran en papel.
Un consejo, no trates de implementar el sistema de
golpe, mejor empezar con uno o dos temas hasta que consideres que tienes
un sistema respetable en funcionamiento y que te sientas cómoda con el.
Los sistemas se basan en nuestros hábitos, pero
llegar a ser productiva lo mejor es enfocarse en adquirir el Nuevo
hábito antes de pasar a otro, de esa manera crearás confianza en el
sistema y conocerás como rescatar información, reduciendo la
preocupación y miedos.
Adquirir un nuevo hábito lleva aproximadamente 30 días,
así ese es el tiempo mínimo que te debes permitir antes de incorporar
el siguiente paso. Usa el sistema continuamente, sino no llegarás a
confiar en el. La primera pieza importante del sistema es crear un
esquema consistente para nombrar los archivos.
A lo largo de las próximas notas vamos a ir viendo todos los pasos
involucrados en la creación de un sistema sin papeles e iremos viendo
los software más convenientes que tienes a tu disposición.
Mi recomendación es que antes de comenzar te permitas tener un
panorama general de como funciona todo el sistema y luego vuelvas atrás y
releas todas las notas para decidir cómo lo vas a implementar, que
software vas a usar, etc.
Fuente: http://www.mujeresdeempresa.com/hacia-una-oficina-sin-papeles-beneficios-y-buenas-practicas/
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