jueves, 16 de noviembre de 2017

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO CENTRAL: PROCEDIMIENTOS


Transferencia

Cuando un Órgano, Servicio o Unidad Administrativa desee realizar una transferencia de documentación, la persona responsable de dicho Servicio, Órgano o Unidad se pondrá en contacto con el Archivo Central, informando acerca de la documentación que quiere transferir y de su volumen, a fin de que el Archivo pueda valorar la disponibilidad de espacio y cualquiera otra circunstancia que pueda afectar a la transferencia, acordando conjuntamente los detalles y la fecha de la operación.

Requisitos

La transferencia de documentación al Archivo Central correrá a cargo de los órganos, unidades y servicios administrativos. El remitente deberá asegurarse de que la documentación a transferir se encuentre en las condiciones adecuadas de conservación e instalación, comprobando, al menos, los siguientes aspectos:
  • a) Los expedientes deberán estar completos, sin que falte ningún documento.
  • b) Deberán estar libres de clips metálicos, grapas, gomas elásticas, anillas, carpetas de plástico, carpetas colgantes, archivadores de anillas o cualquier otro elemento que pudiera afectar a su conservación. Cada expediente se colocará en una carpetilla de cartulina o papel.
  • c) Se destruirán en la propia oficina todos los duplicados, fotocopias y borradores de los documentos originales y sólo en el caso de que éstos no existan, se conservará la copia. Los documentos objeto de transferencia deberán ser, por tanto, originales o copias únicas y organizados de acuerdo a los procedimientos estipulados al efecto.
  • d) Toda la documentación irá introducida en cajas archivadoras de cartón normalizadas (unidades de instalación), según el modelo establecido por el Archivo Central. Estas cajas o unidades de instalación serán del modelo UNI System definiclas ref. 96570, 96580 y 96590, dependiendo de las dimensiones de la documentación a transferir. En el caso de que haya que transferir documentación de dimensiones especiales, como planos, carteles, etc., o bien en soportes diferentes del papel, se utilizará el formato más conveniente, de acuerdo con el Archivo.
  • e) Cada caja incluirá solamente la documentación relativa a una misma serie documental, no debiendo mezclarse en una misma caja archivadora documentos pertenecientes a series documentales distintas. Así si, por ejemplo, el Servicio de Patrimonio y Contratación, Subdirección de Patrimonio, va a transferir al Archivo Central certificados de inventario y expedientes de compras, nunca colocará en una misma caja archivadora documentación de ambas series y tampoco relacionará ambas series en un mismo impreso de Relación de Entrega, sino que se utilizará un impreso para cada serie. Sin embargo, la numeración de las cajas archivadoras sí será correlativa, aunque se trate de dos o más impresos de Relación de Entrega referidos a series diferentes, puesto que estamos refiriéndonos a una única transferencia en la que hay documentación relativa a diferentes series documentales. También es conveniente que ningún expediente quede dividido en dos o más cajas, pero si no fuera posible, esta circunstancia se señalará claramente en la Relación de Entrega.
  • f) La cantidad de documentación incluida en cada caja será la justa y suficiente para evitar que la misma se doble o se enrolle, pero a su vez debe permitir su extracción con comodidad y sin provocar deterioro.
  • g) Todas las cajas archivadoras (unidades de instalación), sea cual sea su formato, se identificarán únicamente con un número correlativo (del 1 en adelante, de acuerdo con el número total de cajas que compongan la transferencia) que se anotará a lápiz en el lomo de la caja archivadora y que se corresponderá con el número de caja que figure en el impreso de Relación de Entrega que, imprescindiblemente, debe acompañar a toda transferencia, de manera que puedan ser identificadas con facilidad y sin posibilidad de error. Aparte de este número de orden, las cajas no llevarán ninguna otra anotación y el contenido de cada caja se consignará únicamente en la respectiva casilla de la Relación de Entrega, en la titulada Descripción.
Es responsabilidad de la Unidad remitente la integridad de la documentación contenida en las cajas y su concordancia con la información que figura en la Relación de Entrega.

Fuente: https://biblioteca.ulpgc.es/archivo_oficina

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