La importancia de la digitalización documental en las empresas

Existen múltiples razones por las que una empresa puede decidir pasar todos sus archivos al formato digital. No obstante, al día de hoy – en pleno siglo XXI – algunas organizaciones se resisten a la posibilidad de abandonar el habitual formato físico, resultante del desconocimiento sobre las amplias ventajas que puede otorgar tal media, y su retribución a la gestión diaria de las compañías.

Como ya hemos afirmado en publicaciones anteriores, la digitalización de documentos no es más que el traslado de un archivo en su formato físico al formato digital. Esto, a través de un proceso en el que un documento, un libro o una foto son representados por un conjunto de puntos o muestras de sí mismo, transformándolos al formato digital.

Así, la digitalización documental ha pasado a convertirse en una solución para aquellas organizaciones que realizan un uso continuo y abundante de archivos, aunque como ya hemos dicho, muchas notarías, despachos profesionales e instituciones de la administración pública, mantienen el uso de papel mientras se resisten al uso de la digitalización como herramienta de mejoras en la gestión.

¿Por qué vale la pena digitalizar documentos?

Una de las ventajas más importantes y evidentes de la digitalización, la representa el ahorro en espacio de almacenaje dentro de las organizaciones, aunado al ahorro en el gasto continuo de consumibles. Tal medida, cambia el estado físico de la información permitiéndole formar parte del entorno digital de la empresa.

En segundo lugar, la medida otorga mayor rapidez y flexibilidad en la gestión de los archivos. La decisión ofrecerá mayor facilidad a la hora de localizar, consultar, modificar y compartir un documento. Todos los documentos estarán al alcance de los equipos de trabajo a tan sólo un click.

Finalmente, la digitalización de documentos ofrecerá mayor seguridad para el mantenimiento de la información, evitando la pérdida de documentos con su almacenaje en la nube. Todo ello con mayor relevancia, en el caso de archivos que requieran ser conservados durante largos períodos de tiempo.

Fuente: http://www.digitalizaciondocumentos.com/blog/29-la-importancia-de-la-digitalizacion-documental-en-las-empresas