Las grandes empresas de diferentes sectores se han pasado a la digitalización documental. Y no es de extrañar ya que supone una gestión de documentos más efectiva y se reduce el uso del papel ahorrando en costes hasta un 30%. Veamos algunos ejemplos de compañías que se han hecho el cambio.
La digitalización documental supone un cambio en la forma de gestionar los documentos y en la manera de trabajar del personal que los maneja. Esto conlleva un período de adaptación pero tiene grandes beneficios al no necesitar un archivo físico y facilitar el acceso a la información desde cualquier dispositivo.
Grandes empresas del mundo son conscientes de estas ventajas y basan ya sus sistemas operativos en la digitalización documental. Veamos varios ejemplos:
- Empresas del sector industrial: Telefónica. La primera empresa de telefonía que nació en España ha digitalizado gran parte de sus departamentos. Así cumple más fácilmente con la confidencialidad de sus clientes y puede enviarle las facturas online. Además, Telefónica está realizando un importante proyecto con RTVE para digitalizar todo el archivo audiovisual y sonoro de la cadena estatal que supone conservar la historia reciente de nuestro país.
- Instituciones y organismos públicos: EMT Madrid. Es una de las empresas de transporte público pioneras en confiar en la digitalización documental. Han conseguido unificar todos los datos de la empresa en un sistema de software sencillo y fácil de manejar para sus empleados. Además, la EMT puede monitorizar datos como las rutas que llevan más viajeros, donde existe más tráfico, etc.
- Empresas con imagen de modernidad: IKEA. Esta empresa sueca del mueble ofrece siempre una imagen de modernidad así que no podía dejar de lado la digitalización documental que ha ayudado a reforzarla. Han digitalizado un gran volumen de documentos, entre ellos la nómina de los empleados, las facturas y los documentos bancarios.
Ikea gestiona más de 85.000 documentos al año, muchos de ellos en papel,con lo cual la digitalización documental ha sido una gran ayuda. En la gestión de facturas, han dado un paso más automatizándolae incluyéndola en el sistema de contabilidad.Esto permite trabajar en cadena sobre un mismo documento sin necesidad de pasar el papel de una mesa a otra.
- Empresas de clipping y publicidad: Clipping. SRL. Fue uno de los primeros sectores en pasarse a la digitalización y es que se trata de empresas que monitorizan la imagen y la repercusión de sus clientes en los medios de comunicación. Deben dar un reporte rápido de lo publicado sobre sus clientes para que estos puedan tener capacidad de actuación. Por ello, realizan una digitalización documental de toda la información que encuentran de sus abonados y la envían online. Clipping. SRL opera en Bolivia y fue una de las pioneras en realizar el cambio,
La digitalización documental, además de ofrecer rapidez y ahorro, garantiza seguridad ya que sólo permitir acceso al personal autorizado a cada documento. Esto es otra ventaja importante que está llevando poco a poco a las empresas a realizar el cambio.
Fuente: http://www.sisdoc.es/index.php/blog/item/761-ejemplos-de-grandes-empresas-del-mundo-que-apuestan-por-la-digitalizaci%C3%B3n-documental
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