Conservación de Documentos

Qué es la Conservación

Enmarca todas aquellas acciones de aplicación directa, dirigidas a detener y prevenir la acción deteriorante de los factores o mecanismos externos e internos de deterioro (humedad, sol, agentes patológicos, polvo).

Toda acción humana que mediante la aplicación de los conocimientos científicos y Técnicos, contribuye al óptimo aprovechamiento de los recursos existentes en el hábitat humano; propiciando con ello el desarrollo integral del hombre y de la sociedad.

La Conservación se divide en dos grandes ramas, una de ellas es la Preservación la cual atiende las necesidades de los recursos físicos y la otra es el Mantenimiento encargado de cuidar del Servicio que proporcionan estos recursos.

Estos son un conjunto de estrategias y procesos de conservación acordes con el sistema de archivo establecido en la entidad bajo el concepto de archivo total, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos independientemente del tipo de soporte garantizando la integridad físico y funcional de toda la documentación desde el momento mismo de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final.

Elementos de Agrupación Los sistemas de agrupación mas usados en las oficinas de gestión son los ganchos metálicos. Estos elementos, por efecto del paso del tiempo y variaciones de humedad relativa y temperatura, sufren procesos de oxidación que son transmitidos al papel o material celulósicos, manifestado en manchas puntuales color marrón, que pueden terminar en perforaciones. Otro deterioro causados por estos elementos son las marcas, originadas por la presión ejercida sobre el material, estas marchas necesitan de procesos puntuales que necesitan de inversión por parte de la entidad. Por lo anterior se sugiere la utilización de ganchos plásticos si no es posible prescindir de ellos. Si se va utilizar grapas de cosedora, es necesario proteger los documentos con un trozo de papel blanco. Las unidades de almacenamiento como Az’s o paquetes (agrupación de documentación en envolturas de papel acido, plástico o cartulina de colores y atados con cordones o cabuyas) resultan un problema para la identificación, ubicación y almacenamiento, además provocan en los documentos deformación y manchas producidas por acumulación de polvo y suciedad. En los archivos de gestión y central, es posible la utilización de carpetas elaboradas en yute de dos aletas. Para el uso de estas carpetas, se requiere procurar una barrera de papel bond en el primer y ultimo folio, de manera que garantice que la carpeta no transmitirá ninguna clase de deterioro al documento. Estas carpetas pueden ir almacenadas en unidades generales o cajas con el fin de garantizar el buen estado de los documentos en el almacenamiento y facilitar su consulta.

¿Cuándo un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación? Cuando mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para transmitir la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Por lo tanto, si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada su capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que esté en buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a que su contenido original puede ser fácilmente transmitido. Ahora bien, para lograr una buena política de conservación documental, es preciso ocuparse de dos tareas: la preservación y la restauración. Fuente: http://www.actiweb.es/ipgcrp/pagina2.html