La gestión de un sistema de Archivo presenta un enfoque archivístico respecto a la información electrónica actual, basándose en conceptos clave de tratamiento documental. Para Cruz Mundet el fin que persigue la archivística debe ser el almacenamiento de los documentos y hacerlos recuperable para su uso y servicio de la sociedad, ofreciendo la información ya sea a las instituciones productoras o a los ciudadanos.
Esos conceptos se aplican a todos los documentos, con independencia del formato y del soporte.
En la época antigua y medieval los documentos tenían un carácter histórico-jurídico y testimonial. Documentos diplomáticos, administrativos, judiciales y eclesiásticos daban testimonio y representaban por escrito las relaciones político-sociales-administrativas.
Podemos considerar documento por tanto a cualquier cosa que enseña, instruye o da noticia sobre algo con independencia de cuando haya sucedido. Es una fuente de conocimiento, información y de prueba de un hecho de naturaleza jurídica pero bajo la observación de unas normas o formalidades.
En la época actual se introducen fuentes generadas por personas privadas, contratos, acuerdos, archivos de oficina, documentos de carácter literario, de carácter económico, fuentes que son consideradas de segundo orden con la misma capacidad probatoria.
El documento es el soporte de la fuente. Se habla de documentos escritos, documentos sonoros, documentos cinematográficos. Se suelen representar como elementos de información delimitados de forma lógica, por ejemplo, como documentos diferenciados. Pero cada vez con mayor frecuencia encontramos documentos en forma de elementos de información distribuidos, como las bases de datos relacionales y los documentos compuestos.
Los documentos digitales no se diferencian, en cuanto a su finalidad, de los documentos analógicos, impresos. Por tanto, los documentos digitales deben conservarse como evidencia de actos a efectos de responsabilidad y memoria, manteniendo las propiedades indicadas para cualquier tipo de documento (ISO 15489). El documento digital debe ser auténtico, fiable, íntegro y disponible.
La metodología archivística dispone de una serie de principios y técnicas que permiten y garantizan la gestión y tratamiento adecuado de los documentos en una organización, una teoría que ha ido evolucionando a lo largo del tiempo y en la actualidad podemos decir que los principios y procedimientos concebidos en la segunda mitad del siglo XIX y la primera del XX han sido reformulados e integrados a un nuevo escenario, un entorno electrónico donde el libro físico ha pasado a ser un documento digital.
Los principios archivísticos están intrínsecamente relacionados con la gestión documental y con la identificación, clasificación, descripción, gestión del acceso y conservación.
El tratamiento de la documentación, que comprende la aplicación de los procesos de: clasificación, ordenación, descripción y conservación, siguen teniendo como referente el respeto al principio de procedencia, en sus dos dimensiones: el respeto de los fondos y el respeto del orden original. Además, mantiene vigente la preocupación por la preservación del patrimonio documental.
Uno de los retos más importantes de la Archivística actual es su capacidad de integración con otras disciplinas científicas en un proceso de normalización y en especial a una ciencia que interviene en su proceso como es las Tecnologías de la Información Documental.
Los principios teóricos de la archivística respecto a la gestión de los documentos electrónicos no tan sólo son vigentes, sino que son fundamentales para poderla llevar a cabo de forma eficiente y eficaz.
En un primer acercamiento a los objetivos marcados, se intentará adecuar las pautas y métodos de trabajo tradicional a la estructura organizativa de la empresa, técnicas elementales y básicas que se pueden ser aplicadas a cualquier entorno de trabajo desde una perspectiva documental actual.
Teniendo en cuenta estos aspectos un sistema integral de gestión de archivo y documentos electrónicos debe apoyarse de manera firme en los principios archivísticos.
Conforme estos parámetros se puede desarrollar una visión estratégica teniendo en cuenta dos aspectos: la percepción archivística de lo que se espera conseguir y la realidad del contexto organizativo en un marco digital empresarial. Se configura un escenario donde la documentación digital es el personaje principal y adquiere mayor importancia.
El Diccionario de Terminología Archivística editado por el Consejo Internacional de Archivos define el término Gestión de Documentos como un aspecto de la Administración general relacionado con la búsqueda de la economía y eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos.
Teniendo en cuenta estos aspectos, un sistema integral de gestión de archivo y documentos electrónicos, se apoya de manera firme en los principios archivísticos.
Fuente: https://archivoempresa.wordpress.com/practica-archivistica/
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