Su negocio se basa en documentos – correspondencia, contratos, gráficos, memorándum, órdenes, reportes y mucho más – que registran lo que su empresa hace. Muchos de estos archivos están en papel y mantenerlos organizados es esencial para asegurar que su compañía se mantenga al día.
Qué guardar, dónde guardarlo y por cuánto tiempo son los factores que determinan si la información está disponible cuando la necesita. Tener los documentos correctos en el lugar apropiado al momento exacto también le ayuda controlar costos y reducir problemas con información perdida.
No se puede exagerar el impacto que la adecuada administración de archivos puede tener en un negocio. En la mayoría de los negocios, el almacenar archivos es un gran compromiso de espacio y tiempo. Es buena práctica manejar ambas cosas bien.
Ocho Beneficios de la Buena Administración de Archivos
- Efectuar transacciones comerciales diarias más eficientemente.
- Gastar menos tiempo del empleado con una recuperación de archivos más rápida.
- Proteger contra la destrucción accidental de archivos.
- Prevenir la costosa acumulación de papel con la sistemática eliminación de archivos.
- Proteger archivos e información importante en el caso de una interrupción o desastre comercial.
- Recuperar espacio en la oficina que se usaba para almacenamiento ineficiente.
- Tener acceso a documentos que demuestran conformidad regulatoria y legislativa.
- Estar seguro y orgulloso de saber que ha hecho bien un trabajo importante.
Las Cuatro Preguntas que Debe Considerar
Un buen plan de retención y eliminación de archivos debe considerar las siguientes cuatro preguntas:
- ¿Qué guardar?
- ¿Cómo guardarlo?
- ¿Por cuánto tiempo se necesita guardar?
- ¿Cómo desecharlo?
Las respuestas van a variar según el tipo y ubicación de la empresa. En artículos relacionados, ofrecemos consejos para ayudarle a empezar un sistema de almacenaje de archivos o mantener su sistema actualizado y eficiente.
Fuente: http://sites.fellowes.com/americalatina/ideas_para_su_oficina/la_importancia.html
véase también http://archivosagil.blogspot.pe/2016/12/i-curso-basico-de-administracion-de.html
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