¿Qué es un documento electrónico de archivo?

Siguiendo las indicaciones del Consejo Internacional de Archivos, definiremos documento sin más como: “información registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio”. Hay que aclarar que el contexto se refiere a los diferentes aspectos que afectan al documento, por ejemplo quién firma, la relación que tiene con otros documentos (del mismo expediente o de otros), la función que ejerce...

Respecto al documento electrónico, la normativa australiana de gestión de documentos1 propone como definición la siguiente: “unidades estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”. En esta definición se atiende a dos características:

• Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos electrónicos tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el total del documento.
• «Un documento electrónico se convierte en documento de archivo cuando toma parte en una transacción de la organización»
• Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un documento electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.

Ahora bien, ¿van a ser todos los documentos electrónicos que se generan y se reciben en las oficinas documentos de archivo? Por supuesto que no. Las características que debe reunir un documento para ser considerado parte del archivo no varían al cambiar de formato. No es el soporte lo que conlleva la consideración o no de un documento como documento de archivo, sino sus características de origen y de función. Para que el documento sea parte del archivo ha de haber sido creado como resultado de la actividad de la empresa que lo alberga.

Las directrices australianas, siguiendo la norma australiana AS 4390 Records Management en su parte 3, apartado 8.4.2, explican que un documento electrónico de archivo se distingue de otro que no sea de archivo en que el primero tiene una función de dar evidencia de las transacciones de la organización, y su conocimiento a menudo resulta fundamental para tomar decisiones. La norma dice textualmente que “un documento electrónico se convierte en documento de archivo cuando toma parte en una transacción de la organización. Por ejemplo, un informe preparado usando un procesador de textos es simplemente un documento hasta que se entrega, momento en el que ya es un documento de archivo”. También se comenta el caso de información de interés para el archivo que no está considerada documento; piénsese en los datos que evidencian la manipulación de una base de datos (desde dónde se ha utilizado, qué se ha consultado, a qué hora y qué día...), que son datos que dejan constancia de un hecho pero no son documentos porque no constan de una estructura documental ni se pueden manejar como unidades.

Un ejemplo mostrará cuándo un documento va a formar parte del archivo de la organización: será documento electrónico de archivo una carta redactada en el ordenador de una institución y enviada por medios telemáticos —como el correo electrónico— a otra con motivo de gestionar un asunto de su competencia; esa carta podrá ser considerada documento de archivo en la institución que la recibe y en la que la crea, y formará parte de un expediente que trate del asunto para el que se redactó.

Actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor parte de los recursos de información de las organizaciones. Por eso es muy importante que se diseñe un buen sistema de gestión de documentos que soporte las necesidades de la organización y sea capaz al mismo tiempo de proveer la información requerida rápida y eficazmente, y de proteger los datos almacenados en el sistema. Se pueden establecer tres características que deben cumplir los documentos en ese sistema:

• Ser accesibles y estar disponibles con facilidad, pero manteniendo la seguridad en el almacenamiento.
• Ser manejables para que sirvan de base a la creación de nuevos documentos.
• Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda distinguir entre distintas versiones para que los usuarios tomen decisiones basadas en información precisa.

Documento electrónico frente a documento tradicional

La guía publicada por el CIA2, que se seguirá en diversos momentos a lo largo de este trabajo, define documento electrónico como “el documento susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un ordenador”, y define como características que lo distingue de los documentos tradicionales las siguientes:

• El contenido se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un aparato lector adecuado, mientras que los documentos tradicionales pueden ser leídos directamente por el ojo humano.
• El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el que se registró originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnología. La ventaja es que la información no tiene por qué variar, y el inconveniente es que puede dar lugar a manipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su fiabilidad, características fundamentales en la documentación de archivo.
• La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene, ya que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura lógica que permite identificar cada documento y representar los elementos de su estructura interna (campos, márgenes, párrafos...). Se trata de la estructura que le dio el creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla del usuario.
• La identificación de los documentos electrónicos se hace más complicada cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo, reconoceremos fácilmente una carta, un informe, un contrato, pero no quedará muy claro cuando se trate de bases de datos, hipertextos, hojas de cálculo, sistemas multimedia...
• La preservación de estos nuevos documentos también difiere, ya que el tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrónico varía entre cinco y treinta años, según qué soporte sea. A esto se suma la rapidez con que se vuelven obsoletos los sistemas, y el consiguiente volcado que hay que hacer de unos soportes a otros para poder seguir accediendo a la información. Por tanto, el modo de preservar estos documentos conlleva la copia constante de unos sistemas a otros.

Fuente: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.html