1. INTRODUCCIÓN. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Las comunicaciones electrónicas han traído con ellas un nuevo tipo de documento,
el documento electrónico. Nuevo no porque sea distinto en sus aspectos
esenciales de los documentos tradicionales, sino más bien en sus formalidades, ya
que los documentos electrónicos no dejan de ser documentos por ser creados y
mantenidos en un entorno digital y siempre van a mantener unas características
comunes con los documentos tradicionales, los documentos en papel.
Y es que el documento electrónico, curiosamente, busca en sus nuevas formalidades
las mismas antiguas características de autenticidad, fiabilidad, integridad y
permanencia del tradicional documento escrito, ya que sigue siendo como en otras
épocas un instrumento de constancia, más o menos permanente, de actos y hechos
de la gestión administrativa.
En la actualidad, los documentos administrativos, los que sustentan la gestión
de los asuntos públicos recientes llevan también distintas formalidades, más sencillas
que en los antiguos diplomas solemnes e instrumentos públicos, pero que al
fin y al cabo son formas de una herramienta social, el documento, que ya no se
analiza como un mero producto aislado, sino como instrumento comunicativo de
la sociedad.
Es más, la Diplomática que nació para descubrir falsificaciones en los pergaminos,
contiene elementos que permiten prevenir y evitar falsificaciones en documentos informáticos,
ya que la metodología y principios diplomáticos son completamente válidos
para la crítica de cualquier documento independientemente del tiempo y lugar de
su creación.
Aunque el estudio del contenido del documento es extraño a esta ciencia, ya
que es la autenticidad, la validez, la autoridad, la plena comprensión del contenido
lo que la Diplomática se esfuerza en averiguar, cuando observa los distintos elementos
del documento, es posible llevar a acabo la crítica diplomática de un documento
electrónico, porque no se trata sólo de su forma externa, sino de su autenticidad
y validez en un proceso legal o administrativo.
En el panorama de los documentos electrónicos, se vuelve cada vez más evidente
que el ciclo de vida de los documentos debe ser el nuevo foco de atención.
La terminología usada por los especialistas en documentos electrónicos es muy
diferente de la terminología diplomática, pero el mensaje transmitido es claro: la
comprensión de los procedimientos es la clave para la comprensión de los sistemas
de información en los que están incluidos estos documentos electrónicos.
Por esa razón, los documentos deben ser clasificados de acuerdo a las funciones
y actividades de sus creadores mediante la reconstrucción y examen de los
procedimientos de la creación documental, porque cada vez existe una mayor necesidad
de entender las rutinas que rigen la creación de los documentos. Dicho de
otra manera, el conocimiento de la génesis documental es la clave para comprender
la “forma” y el “discurso” diplomáticos.
Esto nos lleva a que todos los documentos, tanto tradicionales como electrónicos,
presentan formas suficientemente parecidas como para que sea posible concebir una forma documental típica ideal, lo más regular y completa para el propósito
de examinar todos sus elementos. Una vez que los elementos de esta forma ideal
han sido analizados e identificada su función específica, sus variaciones y su presencia
o ausencia en las formas documentales existentes revelará la función administrativa
de los documentos que ostentan esas formas.
Y aunque la conservación física es uno de los problemas de los documentos
electrónicos, no es el principal.
El reto más grande al que se enfrentan los sistemas
digitales es la creación y mantenimiento de documentos fiables y la preservación
de su autenticidad a lo largo de los años. Los problemas derivados de la naturaleza
de estos documentos, problemas de identificación, localización y contextualización
incidirán en todas las fases de su tratamiento.
Se puede establecer forma documental “ideal” para los documentos archivísticos
que contenga todos los posibles elementos de un documento archivístico y los
mismos elementos que están presentes en los documentos archivísticos tradicionales
existen explícita o implícitamente en los documentos archivísticos electrónicos,
y todos los documentos archivísticos electrónicos comparten los mismos elementos,
por lo tanto se puede comprobar con relativa facilidad si se encuentran todos
los elementos necesarios y si están completos.
Los componentes necesarios y suficientes de un documento electrónico son los
mismos que los de su contraparte tradicional, la diferencia fundamental está en que
los componentes de los documentos electrónicos pueden residir en diferentes partes
del soporte o hasta en todo el sistema, e incluso puede ser que no tengan entidad
física si no se generan intencionadamente.
En cuanto a las características que hacen único al documento (personas que intervienen
en su configuración, fechas, relaciones con otros documentos, etc.), para
el documento pueden expresarse a través de elementos del documento como una
firma o un código de clasificación, o mediante metadatos vinculados al documento.
Respecto a la integridad física, puede admitirse si la articulación del contenido
y los elementos formales permanecen intactos, y puede demostrarse a través de las
pruebas halladas ante la vista del documento, en los metadatos referentes a él o en
uno o varios de sus contextos.
En el campo de los archivos, el término “metadato” retoma su concepción más
clásica, la utilizada por programadores e informáticos, para hacer frente a la gestión
y descripción automática de los documentos electrónicos.
Informáticos, archiveros y gestores de la información unen sus esfuerzos con el
fin de diseñar e introducir elementos de metadatos en los sistemas automatizados
del llamado recordkeeping1
que cumplan los requisitos funcionales previamente
establecidos en las especificaciones elaboradas para cada uno de esos sistemas.
De
este modo, los metadatos deberán ser capturados de los documentos electrónicos
para hacerlos comprensibles y soportar su gestión y uso.
__________
1
Se entiende por recordkeeping la acción de capturar y mantener los documentos de forma comprensible,
disponible y utilizable con el fin de que reúnan los requisitos de gestión y evidencia a lo
largo de su vida.
María Hontanares El documento electrónico: un enfoque archivístico
Revista General de Información y Documentación
Vol. 20 (2010) 391-408
394
Los tipos de metadatos pueden ser establecidos por las funciones que desarrollan
dentro de los sistemas, y dependiendo del enfoque desde el que se analicen.
Entre el amplio abanico de funciones o roles que desempeñan los metadatos destacan
como fundamentales el identificar, describir, autentificar, gestionar y proporcionar
acceso a los documentos.
Existen distintas iniciativas relevantes, que agrupadas en dos grandes bloques
se distinguen por el momento en que se realiza la descripción de los documentos
mediante metadatos:
1. Esquemas de metadatos diseñados para ser aplicados a priori en la fase de
diseño de los sistemas.
2. Esquemas de metadatos propuestos para ser aplicados a posteriori una vez
que los documentos han sido creados y acumulados en los archivos.
Por: María Hontanares
En: Revista General de Información y Documentación Vol. 20 (2010) 392 - 394.
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