Tratamiento y gestión archivística

Los archivos son “los conjuntos orgánicos de los documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, publicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa” (Ley de Patrimonio Histórico Español).

En ARCHIVALIA S.C.A. seguimos los siguientes pasos en el tratamiento de un archivo:

Organización
Para la organización de la documentación nos valemos de un cuadro de clasificación apropiado al organismo en cuestión siguiendo su estructura orgánica y funcional. La ordenación de los expedientes puede ser cronológica, alfabética o numérica según el criterio más apropiado para cada tipo de expediente.

Instalación
Una vez organizada, la documentación es colocada en carpetas de ph neutro y cajas normalizadas que certifican su conservación.

Transferencias reguladas
Las transferencias de oficinas al Archivo Central, como las de éste al Archivo histórico, están
completamente normalizadas siguiendo el procedimiento regulado por la ley de archivos.

Conservación
En primer lugar seguimos medidas de carácter preventivo para evitar en mayor medida los procesos degradatorios a los que están sometidos los documentos. Posteriormente dotamos los depósitos con el mobiliario adecuado: estanterías metélicas, planeros etc y medidas de seguridad.

Normalización
La descripción archivística ISAD G Para describir el fondo y sus partes aplicamos la norma internacional de descripción archivística; ISAD (G). Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas cuya finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.

Difusión
Pretendemos no sólo agilizar la gestión administrativa diaria, sino también difundir el conocimiento de fondos documentales y poner así en valor nuestro patrimonio documental.

Otros servicios archivísticos:
- Transcripciones e informes paleográficos
- Consultoría, formación y soporte técnico
- Gestión de documentación clínica

- Informatización de fondos y gestión de bases de datos

Utilizamos un programa informático específico para la documentación. Genera varios tipos de inventarios así como índices onomásticos y toponímicos.

Digitalización de documentos

Aquellos documentos en mal estado de conservación son digitalizados, así como cualquier documentación que el cliente desee tener en soporte informático

Hemos mejorado nuestro servicio de digitalización con la adquisición de un nuevo equipo El escáner de libros de Minolta PS7000.

Calidad de digitalización

Este éscaner digital de libros de alta tecnología incluye una amplia gama de características mejoradas tales como copiado de alta resolución hasta A2 y 400 ppp y originales tamaño A3 con un impresionante 600 ppp. El resultado es copias aún mejores.

Edición de imagen perfecta

El secreto de la calidad excepcional del copiado de libros del nuevo PS7000 no es sólo la alta resolución del escáner. Otro factor importante es su gran número de sofisticadas funciones de edición de imagen como por ejemplo la corrección de curvatura mejorada, borrado del centro, quitar contracción caracteres, máscara sombra de dedos y la ampliación variable.

Velocidad de digitalización

Una característica a destacar es la velocidad de digitalización. Por ello el copiado de libros se realiza de forma muy rápida realizando la entrega de los servicios en el menor tiempo posible.

Cuidadoso con los libros

El PS7000 cuida los libros porque digitaliza cara arriba, utiliza intensidad de luz más baja que las fotocopiadoras y reduce el número de exploraciones del escáner.

- Destrucción certificada de documentos