Transformación digital y gestión documental en el siglo XXI. Una inversión necesaria y rentable: la digitalización de documentos

La transformación digital parece que va a ser el gran reto de la sociedad en este siglo XXI. Las décadas anteriores han supuesto una revolución, tanto de descubrimiento como de experimentación de aplicaciones prácticas y teóricas de la tecnología digital. Sin embargo ahora se afronta el verdadero obstáculo que ha de salvarse: el alcance global, la digitalización de la sociedad a nivel empresarial e institucional y, lo más complicado, a nivel local, de las familias y de las interacciones sociales y económicas diarias. Esta difusión digital que afrontamos con entusiasmo, también se ve perjudicada por dos factores, el rechazo al cambio y las nuevas amenazas.

Hay personas, instituciones y compañías reacias a adaptarse porque las ventajas que ven que conseguirían son menores que sus miedos, y seguramente sea por desconocimiento o por encontrarse en una situación ventajosa de la que no quieren moverse. Para reducir esta situación es vital la labor de difusión y educación (como con este artículo). Por la parte de los miedos, simplemente hay que aprender de la historia y reconocer que cuando estamos a las puertas de un cambio de paradigma tan brutal, hay que renovarse o morir. Son conocidos los fracasos de grandes compañías, empresas que lideraban sectores, que no supieron adaptarse al nuevo entorno. Le pasó a Kodak con las cámaras digitales, a Nokia con los smartphones, a Daewoo en automóviles… Si es que no lo decimos nosotros solamente, ahí está Darwin, adaptarse o morir.

Respecto a las nuevas amenazas, como la ciberdelincuencia, la obsolescencia de formatos o la falsificación, ¿de verdad pensamos que son exclusivas de “lo digital”? Si hay nuevos riesgos es porque nos movemos en un nuevo entorno, pero estas amenazas no tienen por qué ser peores que las que ya hemos afrontado en la Historia. Yéndonos a nuestro sector, la gestión documental ha pasado por catástrofes relacionadas con robos, con eliminación de documentos trascendentales para empresas o hasta países, con la utilización de soportes que no han resistido el paso del tiempo… Cuesta encontrar, por ejemplo, una mayor pérdida para el conocimiento universal que la que supusieron las sucesivas destrucciones de la biblioteca de Alejandría.

Una vez entendida la magnitud de la transformación general, ¿qué pasa con el sector de la gestión documental? Pues bien, atendiendo a la actividad de digitalización de documentos, ¿qué deberían hacer las empresas? Simplemente abordar la cuestión de forma inmediata, con miras puestas en el medio y el largo plazo y, sobre todo, entendiendo qué tipo de documentos tratan y aportando la solución óptima para cada uno de ellos. La clave para entender la digitalización de documentos no es cuestionarse si afrontarla o no (conocemos los beneficios irrefutables de digitalizar), sino saber cuándo pasar cada archivo al formato más idóneo. Y esto es así porque, además de ser más respetuoso con el medio ambiente (al dejar de utilizar en gran medida papel) sabemos que se optimiza la gestión documental: se ahorran costes, se aumenta la productividad y se mejora la seguridad de la información.

A continuación vamos a reproducir un artículo que hemos traducido (ver las fuentes al final del artículo) sobre cómo y por qué afrontar la digitalización desde la perspectiva empresarial, abordando las ventajas y la problemática que encuentra este progreso tecnológico.

Traducción del artículo Digitization Of Docs: A Business Investment Decision With A Future

Digitalización de documentos: una decisión de inversión con futuro

¿Digitalizar o no digitalizar? Esa es la cuestión.

Quizá, desde hace tiempo, muchas empresas han estado planteándose la misma pregunta sin encontrar la respuesta correcta, y es precisamente el paso del tiempo el que va en su contra. Después de todo, durante este periodo de incertidumbre la montaña de documentos sigue creciendo (o la cantidad de archivadores o de cajas llenas de documentos que se apilan en espacios por toda la oficina). Jorge López, vicepresidente y distinguido analista del Grupo Gartner, trató de responder a esta cuestión en el CIO & IT Executive Summit 2013, celebrado en septiembre de ese año en México D.F. Allí apuntó que “la clave para obtener una posición exitosa en el mercado a través de la tecnología es estar seguros de que la digitalización no es algo temporal, sino una tendencia que está cambiando el futuro”.

Desde este innovador punto de vista, el ciclo de vida de un documento ha cambiado. Ahora, las fases por las que pasa incluyen: producción, captura, almacenamiento, administración y distribución. Asimismo, los retos, o, mejor, las ventajas, que una empresa afronta cuando implementa un proceso de digitalización se pueden resumir en: ahorro de costes, productividad y aumento de la seguridad, además de tecnología verde.

• Ahorro de costes
  En cualquier empresa u organización, ahorrar costes está directamente relacionado con la digitalización de sus documentos. Para enfatizar esta afirmación hay que tomar como referencia el “Estudio sobre la digitalización de documentos y el coste de la conservación del papel”, desarrollado por la Unión Europea, Andersen Consulting y el Grupo Gartner. Este informe muestra que almacenar un documento en formato papel cuesta, de media, 6,53 € y que una compañía puede ahorrar alrededor de 10,53 € por cada documento que no tiene almacenado físicamente. Además, el coste medio del espacio necesario para custodiar archivos es de unos 11.000 €, en comparación con los 114 euros si los documentos se almacenan electrónicamente [hay que aclarar que para estos cálculos se toma como referencia el coste que le supone a una empresa custodiar internamente los documentos].
• Productividad
  Por otro lado, el aumento de los niveles de productividad lo remarca el estudio llevado a cabo por AIIM Europe 2009 (la Comunidad Global de Profesionales de la Información), donde señalan que más del 15 % del espacio de una oficina se utiliza para el archivo de documentos. Este espacio (infrautilizado) y el usual caótico sistema de organización de archivo son las razones por las que se calcula que un empleado tarda unos 50 minutos de media al día para buscar y encontrar documentos en papel. Las consecuencias procedentes de estos cálculos resultan en una pobre imagen corporativa, con pérdida de credibilidad e, incluso, ocasionando una toma de decisiones de negocio incorrecta.
• Seguridad de la información
  En lo que respecta a la seguridad de la información, generalmente se aconseja no escanear o digitalizar todos los documentos. Cada empresa debe decidir cuáles son los documentos más importantes, los que aseguran la continuidad del negocio; y esos son los que deben ser escaneados. Normalmente estos documentos suelen ser los más recientes, los más activos (los que más se utilizan en el día a día), los más antiguos e, incluso, los más deteriorados.Con la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, uno o más empleados pueden consultar el documento digitalizado al mismo tiempo, pero solamente si tienen acceso autorizado a tal. En otras palabras, la seguridad está garantizada por los permisos de acceso específicos y porque el contenido del documento consultado puede ser enviado total o parcialmente, por email o por otros sistemas (carpetas compartidas,Sharepoint, a través de “la nube”…), esto sin la necesidad de enviar copias físicas y sin tener que esperar a recibirlas por lo que tarde en transporte.
• Tecnología verde
  Una oficina que ahorra papel es una oficina verde (un espacio de trabajo que respeta el medio ambiente). De acuerdo al estudio elaborado por Telefónica, una de las compañías de telecomunicaciones más grandes del mundo, un empleado utiliza alrededor de 10.000 hojas de papel al año. Si esta cifra se multiplica por el número de trabajadores de una empresa, el resultado puede ser chocante.

La brecha legal

Uno de los factores que dificultan el uso extendido de documentos electrónicos es la brecha legal que rodea al concepto. Por ejemplo, en la Unión Europea hay una legislación poco clara en relación a la validación legal de los documentos electrónicos, aunque se llevan haciendo constantes esfuerzos para solventarlo en la última década. ¿Por qué resulta tan difícil implementar una legislación adecuada para la documentación electrónica en Europa? Sobre todo porque cada país miembro de la Unión debe trasladar la correspondiente directiva europea a su legislación nacional, y muchas de las directivas recientes son claras acerca de su finalidad, pero no lo son acerca de los medios necesarios para alcanzar esa finalidad.

Además, existe una falta de homogeneización entre los diferentes países de la Unión Europea. Por ejemplo, en España, en Bélgica, en Francia y en Holanda no hay una legislación clara respecto a la destrucción de documentos físicos originales, mientras que en Alemania y en Italia hay leyes específicas que sí lo regulan. Un caso particular es el de Reino Unido, donde las organizaciones están destruyendo sus documentos en papel originales debido a la ambigüedad de la ley británica. No poseen una ley explícita que regule este concepto.

Como podría esperarse, el periodo de custodia de documentos originales en formato papel no está regulado ni estandarizado de ninguna manera; definiendo cada país la autoridad nacional a la que corresponde determinar los tiempos de custodia. Como dato curioso, podemos destacar el caso de Suiza, por ejemplo, donde el periodo de custodia de documentos inmobiliarios está fijado entre los veinte y los veinticinco años.

Esta brecha legal es evidencia clara de la falta de homogeneidad legislativa, tanto a escala internacional como nacional. Después de todo, no resulta lógico que, por un lado, la legislación regule la digitalización electrónica y el archivo y, por otro, no se permita la destrucción de documentos originales. Esta situación ni es productiva ni sostenible. Las autoridades correspondientes deberían actuar en la materia y lograr que evolucione paralelamente al desarrollo tecnológico para garantizar que haya interacciones efectivas entre mercados y consumidores a través de los negocios electrónicos.

Soluciones documentales para todos los gustos y presupuestos

No es que haya una solución que funcione para todos. Hay muchos sistemas documentales que incluyen digitalización, custodia, recuperación y gestión de documentos empresariales, que podemos considerar como una solución integral. Además existen otros sistemas especializados en la digitalización de documentos.

Las aplicaciones especializadas podrían ser la opción ideal para compañías que quieran digitalizar grandes volúmenes de documentos, para lo que no necesitan un sofisticado sistema de gestión documental. En cambio, si una organización quiere incorporar un sistema de gestión documental a sus procesos de creación y generación de documentos y, por esta razón, necesita más control, la opción que mejor encaja es una solución integral, como se ha explicado anteriormente, es decir, un gestor documental potente.

Mientras que hace un tiempo las soluciones de este tipo eran muy caras, hoy en día muchos proveedores de software de gestión documental han reducido sus precios, entre otras cosas porque cada vez es más popular y para poder ofrecer los numerosos beneficios de esta gestión documental a las PYMES (originalmente solo era accesible para grandes compañías).

Fuentes:

• http://ezinearticles.com/?Digitization-Of-Docs:-A-Business-Investment-Decision-With-A-Future&id=8374188
• http://european-union.robsideas.com/2015/01/22/digitization-of-data-files-a-business-investment-decision-for-future/
• Gartner. “Study about document digitization and the costs of paper conservation” (EU, Gartner Group and Andersen).
• AIIM Europe 2009
• Telefónica

Fuente. http://www.revistagestiondocumental.com/2015/12/16/transformacion-digital-y-gestion-documental-en-el-siglo-xxi-una-inversion-necesaria-y-rentable-la-digitalizacion-de-documentos/