Funcionamiento de un Documento electrónico

Los principales funcionamientos de un documento electrónico son los siguientes: 

Las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos pueden clasificarse de manera general según estas categorías:

• Gestión de documentos,
• Gestión del conocimiento,
• "Imaging",
• flujos de trabajo,
• Sistemas para el almacenamiento y gestión (software para la gestión de los documentos almacenados, dispositivos para el almacenamiento, controladores de dispositivos y medios).

Imaging

El término “imaging” se ha utilizado para definir el hecho de crear imágenes en formato digital a partir de documentos impresos, así como de asociarles índices, almacenarlos, recuperarlos y distribuirlos como imágenes electrónicas de los originales. Se trata de eficientes sistemas de gestión de documentos electrónicos que convierten documentos “legibles por el hombre”, usualmente papel, en documentos “legibles por la computadora”. Todo esto permite que la organización recopile, almacene, archive y recupere imágenes electrónicas de documentos impresos.18 Con estos fines se ha desarrollado el formato TIFF (Tagged Image File Format), que durante un tiempo se mantuvo como el más utilizado por los fabricantes de tecnologías para el Imaging. El liderazgo en la actualidad está compartido con el formato PDF (Portable Document Format) de Adobe, el que universalmente es aceptado por todos.

Flujos de trabajo

Las tecnologías para el flujo de trabajo o workflow se han diseñado para automatizar ciertos procesos de trabajo internos de la organización. Estos sistemas se apoyan en versiones electrónicas de los documentos que se mueven a través de diferentes departamentos de la organización para su consulta o modificación por diferentes miembros de esta, lo cual crea un nuevo concepto del trabajo en grupos.19

Los programas reguladores de flujos de trabajo planifican los procesos, envían automáticamente los documentos a los diferentes departamentos y siguen el estado del documento durante todo el proceso.

Uno de los desafíos más importantes para todos los sistemas dedicados a la gestión de documentos electrónicos es incluir entre sus fondos documentos ya existentes. Por esta razón se le brinda especial atención al desarrollo de tecnologías para la conversión de documentos al formato digital.

Almacenamiento y gestión de información

Todo sistema necesita de formas eficientes de archivar documentos y datos, así como de colocarlos a disposición de sus usuarios; es por ello que el almacenamiento y recuperación es un componente esencial en el desarrollo de los sistemas para la gestión de documentos, esto para todos está claro, si se habla del mundo de los documentos impresos. Pero, ¿cómo llevar los conceptos tradicionales de la gestión a los documentos electrónicos?

Necesariamente deben mantenerse los conceptos de archivos personales, transitorios y oficiales, en el sentido tradicional de la palabra, así como los mecanismos para insertar, recuperar o eliminar documentos, los aspectos legales, etcétera. El problema aparece en el momento en que los documentos electrónicos se convierten en registros.

Gestión de archivos

El concepto de gestión de archivos no es nuevo. Se dice que desde que existieron registros para almacenar, existió la gestión de archivos. Como registro se entiende, a los efectos de este trabajo, cualquier información relativa al trabajo de una organización. Todo documento que emplea una organización puede considerársele como un registro: los formularios, correspondencia, órdenes, etcétera. Un registro puede ser cualquier documento, físico o electrónico, con un contenido, una estructura y un contexto determinado. El contenido es la información implícita en el documento. La estructura es su apariencia física o el tipo del documento (carta, memo, reporte, etc.). El contexto lo determinan cuestiones como el uso que se le otorgue al documento, sus propósitos y a quien esté dirigido. 

La gestión de archivos se apoya fundamentalmente en tres tipos tradicionales de registros:17

• Registros personales: Cualquier información personal creada o mantenida en una estación de trabajo, de interés para aquella persona que la mantiene y consulta. Si el registro se mantiene en la red de computadoras para la consulta de todos, por ejemplo, una noticia publicada en la intranet de la organización, el registro pasa a ser corporativo. Se debe ser cuidadoso al definir el momento en que deja de ser un registro personal para convertirse en un registro de la institución.
• Registros transitorios: Documentos que representan trabajos en su proceso de convertirse en registros oficiales. Son aquellos documentos que elaboran una o varias personas de manera temporal mientras confeccionan un documento oficial en su versión definitiva. Por ejemplo, son registros transitorios, los memos, las versiones preliminares de un proyecto. Algunos registros transitorios se convierten finalmente en oficiales.
• Registros oficiales: Registro de una decisión oficial dentro de la institución o de esta hacia el exterior. Versiones finales de proyectos, mensajes decisivos de correo electrónico y otros documentos constituyen registros oficiales.

Fuente: http://leoanddamis.blogspot.pe/p/funcionamiento-de-un-documento.html