Cómo organizar tus papeles, documentos y facturas de una vez por todas

Con la temporada de impuestos a la vuelta de la esquina, seguro que las pilas de papeles, recibos, facturas y correo están multiplicándose en tu escritorio o dispersos entre algún mueble de la entrada y la mesa de la cocina. ¿Me equivoco? Dicen que el papeleo es una de las maldiciones de la vida moderna, y la verdad es que resulta bien difícil mantenerlo ordenado, archivado y, sobre todo, a mano cuando lo necesitamos de un momento a otro.

¿Qué hacer? Hay muebles y objetos que son ideales para organizar y archivar papeles o documentos. Te comparto mis estrategias favoritas para ganar, de una vez por todas, la batalla contra el papeleo.

Tirar, separar, organizar

Una de las razones por las que nos abruma la sola idea de organizar y archivar papeles es porque dejamos que “crezcan” en pilas sin ningún orden ni concierto. Mi primer consejo es que comiences por abrir el correo a lado de una papelera y tires directamente todo lo que no quieras conservar. Si recibes constantemente ofertas de tarjetas de crédito o de compañías de seguros y quieres dejar de recibirlas, llama gratis al teléfono 1-888-5-OPT-OUT (1-888-567-8688) o visita su página web (en inglés). Si tu problema es la cantidad de catálogos que te llegan y que tiras directamente a la basura o apilas un día tras otro en la mesa de café, considera abrir una cuenta en CatalogChoice.org u otro sitio similar y date de baja de todos los catálogos que no quieras recibir más.

Qué guardar, qué botar

Piensa también cuidadosamente en cómo puedes reducir la cantidad de “papel” que recibes mensualmente en facturas, estados de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, y otros. Hoy en día es sencillo acceder a esta información electrónicamente sin necesidad de acumular papeles. Simplemente abre una cuenta en línea con el banco o las tiendas con las que tengas tarjetas y revisa tus transacciones en internet. Si algún día necesitas un récord impreso de algún estado de cuentas, solo tienes que ir a tu cuenta e imprimirlo.

ORGANIZA TUS LIBROS

Para decidir qué papeles o documentos debes guardar (y por cuantos años) y cuáles puedes tirar, echa un vistazo a mi columna:Cómo crear una oficina en casa.

Muebles, objetos y sistemas de organización

Elegir el tipo de muebles y el sistema de organización que se ajusten mejor a ti dependerá de las circunstancias personales y el espacio del que dispongas. Te ofrezco tres opciones que he probado y sé, por experiencia, que funcionan en el caso de papeles y documentos en “tránsito” y papeles que deben permanecer archivados pero accesibles.

Primera: Ten encima de tu escritorio o de la mesa donde acostumbras poner los papeles y el correo, cualquiera de los sistemas que venden para clasificar papeles vertical u horizontalmente. Si lo prefieres, puedes usar una carpeta estilo acordeón con al menos seis subdivisiones. Yo prefiero un sistema de bandejas apilables en vertical que no ocupa demasiado espacio sobre mi escritorio, donde puedo clasificar:

• Correo que hay que contestar.

• Facturas pendientes de pago.

• Recibos y cupones.

• Revistas y catálogos.

• Documentos financieros para archivar (normalmente relacionados con bancos, impuestos, hipotecas, planes de retiro, inversiones, y otros).

Segunda: Usa un carrito con dos niveles para todo lo relacionado con papeles, facturas y documentos que estén en “tránsito”. Pon en el nivel de abajo una caja archivadora que tenga al menos seis carpetas colgantes (hanging folders) en las que puedas ir clasificando los papeles a medida que los recibas. Si te queda espacio, pon al lado un pequeño triturador de papel. En el nivel superior del carrito, pon varias cestas pequeñas o cajas decorativas para guardar un abrecartas, lápiz y bolígrafo, libreta con calendario, sellos, grapadora y clips, tijeras y pegamento, calculadora, y otros. Escoge un carrito con ruedas y te será sencillo mover este organizador portátil a donde quieras sentarte para archivar papeles o pagar facturas. Cuando hayas acabado, guárdalo dentro de un armario.

Tercera: El siguiente reto al que solemos enfrentarnos es dónde archivar de modo definitivo todos esos papeles que debemos conservar indefinidamente, como partidas de nacimiento y certificados de matrimonio o testamentos, pólizas de seguros y declaraciones de impuestos. El sistema a elegir dependerá, una vez más, del espacio del que dispongas y de la cantidad de papeles que tengas que guardar. Los archivadores metálicos o cajoneras de madera (filing cabinets), con uno o dos cajones superpuestos y carpetas colgando en el interior de cada cajón, suelen ser la elección más corriente y funcional. Si te decides por uno de estos, olvídate de esos viejos archivadores de oficina en gris metálico y escoge un modelo con un color y acabado que combinen con tu cuarto. Si no tienes demasiados papeles que necesiten archivarse indefinidamente o no tienes demasiado espacio, prueba una de estas dos ideas:

• Compra uno o varios organizadores de carpetas colgantes de tamaño pequeño. Los encontrarás en colores y diseños cálidos en cualquier tienda de material de oficina. Te aconsejo etiquetar claramente cada carpeta colgante para identificar fácilmente su contenido, dedicando cada organizador a un tema: impuestos (un año en cada carpeta colgante), seguros (casa, auto, vida), documentos importantes (partidas, certificados, testamentos), y así sucesivamente.

• Compra una selección de portarevistas (magazine holders) y pon dentro de cada portarevista una carpeta con tus papeles importantes clasificados por temas. Encontrarás estos archivadores a precios muy económicos y en una variedad de acabados, colores y diseños. Acomódalos de una manera en que se vea el lomo en lugar del frente y colócalos en un librero o estantería. Además de prácticos, ¡son decorativos!

Recuerda… el truco está en adaptar cada sistema a tus necesidades y al espacio del que dispongas. ¿La recompensa? Te será posible encontrar en un abrir y cerrar de ojos todo lo que necesitas para la declaración de impuestos, la refinanciación de tu hipoteca, el seguro médico, y mucho más.