Prendemos nuestra computadora y encontramos el escritorio lleno de documentos y carpetas, abrimos el correo y tenemos cientos de mensajes sin leer, desorganización por todos lados, es entonces cuando cogemos un poco de coraje y con firmeza pensamos: “¡En cuanto tenga vacaciones voy a ordenar todo esto de una vez por todas!” o sino el también popular: “¡El fin de semana organizaré todo para empezar bien la siguiente semana!”, ¿te suena familiar?, seguro que sí.
Podemos decir que el correo electrónico y nuestras carpetas son los grandes repositorios de información digital de nuestra vida, por lo mismo, gestionarlos con deficiencia puede conducirnos a un estado de improductividad paralizante, dado que sin la información completa ni a tiempo perdemos toda capacidad de ejecución, ante ello nos alejamos de nuestros objetivos y por tanto de nuestros planes futuros, el circulo vicioso en su esplendor.
Para ello, hoy te quiero proponer una alternativa para aumentar nuestro orden y manejar con eficiencia nuestros archivos.
Cómo organizar documentos, carpetas y el correo electrónico
La mejor alternativa para mantener organizados nuestros documentos y correos es crear una estructura que permita tener un lugar para todo lo que aparezca, esa es la clave.
Luego de crearla, vamos a tener que entrenar nuestra mente en el ejercicio de procesar la información, pasando de consumidores pasivos a administradores activos, es decir, tendremos que constantementedecidir dónde ubicar un correo, un documento, una carpeta nueva, etc., de este modo pasaremos de ejecutar conscientemente esta actividad a hacerlo inconscientemente, es en ahí cuando habremos adoptado el hábito con éxito.
¿Por qué crear una estructura que genere un lugar para cada cosa que almacenemos?
– Porque teniendo un lugar para cada correo o archivo vamos a ahorra mucho tiempo eligiendo dónde almacenarlos, dado que siempre habrá un espacio esperando por la información que queramos guardar.
– Por el mismo principio anterior, gracias a nuestra lógica de organización, vamos a ahorrar mucho tiempo encontrando cualquier archivo o correo, dado que ya no realizaremos un ejercicio de recordación sino de conexión, y las pocas veces que no funcione podremos acudir a algunas herramientas muy prácticas para encontrar archivos en Windows.
– Ganaremos orden y limpieza de nuestra zona de trabajo, un escritorio limpio, carpetas ordenadas,inbox cero, en general, pequeños detalles que suman a la productividad y también disminuiremos el riesgo de perder información.
– Adoptaremos un hábito que engrana perfectamente con GTD, el método de productividad personal del que te hablé en otro post.
Ahora que estás convencido de hacerlo, te toca ver los pasos para lograrlo.
Los 3 pasos para ordenar carpetas, archivos y documentos en general
Paso #1: Definir las categorías de nuestra vida
En un post anterior te conté un poco sobre cómo hacer un proyecto de vida, en él exploramos sobre las áreas de responsabilidad, que en la práctica vienen a ser esos grandes ámbitos de acción donde nos desenvolvemos diariamente. Debemos empezar con esta definición porque son estas categorías las grandes agrupaciones de proyectos y pendientes que tendremos en nuestra vida.
Esquema ejemplo de categorías de vida estándar y proyectos clave
Paso #2: Reflejar las categorías en una estructura de carpetas
Las categorías previamente definidas se convertirán en la base de la estructura de carpetas que construiremos en los entornos donde trabajemos (gestor de correo electrónico, explorador de archivos, etc.), esa sincronía en estos entornos permitirá mayor fluidez en el movimiento de información de un lado a otro.
Categorías reflejadas en un Gestor de Correo, en este caso Outlook.
Categorías reflejadas en el explorador de carpetas de Windows
Recordemos que estas estructuras si bien son solamente lugares de almacenamiento (repositorios), son el punto de partida para ir ganando organización en nuestra vida.
Paso #3: Elige 3 grandes proyectos que los debes separar de la estructura definida
Siempre vamos a tener un par de proyectos muy importantes en nosotros, tal vez porque son nuestra actividad principal o porque de dicho proyecto dependen objetivos fundamentales en nuestra vida, por tanto, estos proyectos deben tener su propia estructura, básicamente porque serán carpetas de mucho tráfico y alta frecuencia de uso, entonces, será productivo que estén separados de nuestras categorías macro. Elige tres (más o menos) proyectos y sepáralos. Con este pequeño artificio vamos a otorgarles, también, un grado de mayor visibilidad a estos proyectos, ya que no es lo mismo que estén 2 o 3 niveles debajo de las carpetas principales que en primera plana.
Proyectos Clave extraídos de las categorías de vida para ganar visibilidad
Quiero concluir éste artículo con un par de trucos que uso en mi gestión personal, especialmente dedicado a los que están involucrándose en el mundo GTD aunque también son perfectamente aplicables a cualquier persona.
Truco para GTD #1
Crea en Dropbox (o Google Drive) un espejo de la estructura que diseñaste y crea una subcarpeta por cada proyecto activo que tengas dentro de cada categoría de vida, de ésta manera, estés donde estés y con el dispositivo que sea podrás avanzar con tus proyectos. Se trata de cumplir el principio de tener la información a tiempo y completa, siempre. Recuerda que una vez el proyecto finaliza, esta subcarpeta debe migrar a nuestra estructura principal, dado que ya se ha convertido en información de almacenamiento y no de gestión.
Truco para GTD #2
Crea en tu Evernote (o tu gestor de notas preferido, porque tienes uno, ¿verdad?) un árbol de libretas con tu estructura definida, de esta manera también podrás vincular tus notas a la lógica de la que estamos hablando, de esta manera, agilizaras el procesamiento de las mismas y la revisión semanal de todo lo que hemos guardado.
Fuente: http://www.cronomaquia.com/como-organizar-documentos-y-archivos-facilmente/
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