Requisitos para Conservación de documentos

Una de las grandes espectativas de un sistema de gestión documental es el poder servir como sistema de preservación y conservación de documentos. 
Para ello es necesario que nuestros SGD cumpla algunos requisitos:

Autenticidad

El proceso de evidenciar un documento se fundamenta en demostrar que ese documento es lo que pretende ser, independientemente de la veracidad de su contenido. Un documento puede tener certeza pero no veracidad. Esto se resume en poder asegurar estas tres situaciones

1 - El momento de su creación.
2 - El proceso mediante el cual fue creado.
3 - Que el documento forma parte del sistema al que pertenece.
4 - Que el documento no ha sido alterado durante el proceso de archivo.

Demostrar la autenticidad o veracidad de un contenido ya sea electrónico o en papel es en cierta manera complejo, e independiente al hecho de la conservación. La autenticidad o certeza de un documento pasa por demostrar que se ha conservado la información que se tenía acerca del mismo en el momento de su archivado.

La protección de un documento mediante certificados y encriptaciones, está encaminada a evitar la modificación del contenido o información del documento. Sin embargo no aportan evidencia de que esa información sea veraz. Estas técnicas por la contra hacen dependientes a dichos documentos de ciertos sistemas capaces de procesar esos sistemas de encriptación y certificación, que como programas o técnicas surgidas en un determinado momento son fruto de la obsolescencia tecnológica.

Totalidad

La totalidad es un concepto relativo a un conjunto de documentos. Su conservación responde a la integridad de este conjunto. 
Un conjunto o grupo de documentos puede variar a lo largo de su tiempo de archivo, pero esto ha de hacerse bajo una reglas.

Accesibilidad

Los documentos deben ser accesibles. Debemos disponer de los recursos tecnológicos adecuados para ser capaces de localizar y acceder al contenido de dicho documento, con un gasto de recursos razonable. 
Normalmente es necesario que un documento se encuentre bajo algún tipo de sistema de clasificación y se albergue en un soporte informático con el que podamos intercambiar información (ser legible).

Inteligible:

La información contenida en un documento debe poseer sentido. Esto puede hacerse respecto a si mismo o respecto a un conjunto de documentos.

Procesable

Tras acceder a un documento inteligible debemos poder procesarlo. Es decir, poder manipularlo y visualizarlo correctamente, sin implicar propiamente la posibilidad de editarlo tal y como lo podríamos hacer con su software original.

Relación con el sistema origen

Todo documento es generado dentro de un sistema y un contexto: una estación de trabajo, un cliente de correo electrónico, un servidor, etc. Sin embargo la conservación de dicho documento pasa por ser transferido a otros sistemas: por cuestiones de espacio, rendimiento, archivo, etc. Durante estos procesos de migración se debe asegurar la pervivencia de toda la información que contextualice, dé autenticidad y mantenga la accesibilidad del documento durante su periodo de conservación.

El proceso de preservación o conservación de documentos electrónicos pasa por su migración a nuevos soportes o sistemas. De esta forma se evita la perdida o deterioro de la información debido a la obsolescencia tecnológica de los soportes, asegurándonos en todo momento que la información es accesible.

Durante estos procesos de migración, la conservación de la cadena de bits es crítica. Se deben interponer medios de control, como la verificación por sumas Md5, con el fin de verificar que los documentos no han sufrido variaciones durante los procesos de migración.

Centralizar toda la documentación en sistemas de gestión documental nos permite abordar la migración como un todo y no de forma individual, en el caso de la migración de cintas, discos, etc.

Preservación tecnológica

Está encaminada a evitar la obsolescencia tecnológica del entorno tecnológico ya sea hardware o software.
Como Actualización se entiende la mera transposición de datos digitales entre soportes, como Migración, el movimiento de información entre tipos de sistemas diferentes.

Emulación

Es la capacidad de reproducir o emular el entorno tecnológico en el que fue creado el documento. Puede realizarse por medio de la virtualización de sistemas o, a nivel de software, mediante la posibilidad de que la aplicación destinada a la lectura de ese documento recree ciertas condiciones para su lectura. Como ejemplo, el tratamiento de un documento ofimático antiguo por una versión mas moderna del software que lo produjo, como sucede en Ms Office.

Utilización de estándares

Aunque en el mundo del software surgen continuamente iniciativas de estandarización, desafortunadamente un formato se convierte en estándar en función del número de usuarios y la hegemonía del fabricante.

Por: José Pereira

Fuente: http://www.jpereira.net/gestion-documental/introduccion-a-la-gestion-documental